‘시작부터 낚아라’ 문서를 효과적으로 작성하는 7가지 방법

여러분은 회사에서 제대로, 그리고 명확하게 커뮤니케이션하고 있나요?

 

‘그래서 ㅇㅇ씨가 하려는 말이 뭔데?’ ‘무슨 말인지 모르겠다’ ‘너무 복잡해’ ‘다시 요점만 정리해 와’ 이런 말들을 자주 듣는 분이라면 이 글을 봅니다.


1_ 홀수 단위로 구성해라

연구 결과에 의하면 사람이 한 번에 소화할 수 있는 정보의 양은 7개가 가장 적당하다고 한다. 여기에 2개의 항목을 추가하거나 빼서 5개나 9개의 홀수로 만드는 것도 괜찮다. 하지만 짝수보다는 홀수가 효과적이라는 것을 명심해라.

 

2_ 다수의 감각을 활용해라

문서의 대부분은 텍스트로 구성된다. 하지만 어떤 정보들은 비주얼로 표현하는 게 훨씬 효과적이다. 관심을 유도할 수 있는 사진을 넣거나, 텍스트를 그래픽으로 표현하면 보는 사람의 이해와 반응을 더 많이 이끌어낼 수 있다. 중요한 부분에 화살표를 넣는 단순한 작업만으로도 차이를 만들어낼 수 있다.

 

3_ 시작과 끝을 분명하게

문서나 이메일의 시작과 끝을 분명히 해라. 시작에는 문서와 메일의 목적과 배경에 대해 설명하고, 마지막에는 읽는 이에게 바라는 점(요청, 답변 등)과 납기일을 분명히 명시해라. 중요한 정보를 전달할 때는 박스 테두리 등으로 강조하는 게 좋다.

 

4_ 짧을 수록 미덕

내용이 많다고 좋은 게 아니다. 오히려 보는 사람은 “내가 지금 뭘 읽었지? 그래서 뭘 어떻게 해야 하지?”라고 생각할 수 있다. 군더더기는 제거하고 또 제거하라.

 

5_ 문서도 매너 있게

단어의 선택과 표현이 적절해야 한다. 빨간색 굵은 글씨로 “아직 돈 안 보내 주셨는데요” 라고 하지 말고, “바쁘셔서 입금을 잊으신 듯하여 연락 드립니다”라고 정중히 표현해라. 문장 하나로 상대방에 대한 인상이 달라질 수 있다.  

 

6_ 긴 문서에는 목차를

목차가 없는 긴 문서는 읽기 전부터 지친다. 분량이 많은 문서라면 시작 부분에 구성과 분량을 알려주는 목차를 넣어라. 문서의 내비게이션 역할을 해 줄 것이다.

 

7_ 시작부터 낚아라

문서를 받는 사람의 주의를 끌 수 있는 시간은 고작 3~5초뿐이다. 그렇기 때문에 문서의 시작부터 눈길을 사로잡아야 한다. 첫 장은 비주얼이든 낚시성 문구든 보는 이의 관심과 흥미를 유발하고, 뒷장으로 넘어가게 하는 콘텐츠를 배치해라.

 

너무 당연한 것들이라고요? 하지만 회사 생활을 하다 보면 아직 위의 방법을 모르는 분들이 많이 보입니다. 새해에는 상사, 동료, 고객과 보다 효율적으로 커뮤니케이션 하시길 바라겠습니다 🙂

 

※ 이 글은 미국 제록스 블로그의 7 Tips to Get Your Message Across Loud and Clear를 참고해 작성했습니다.

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‘더 나은 커뮤니케이션이 세상을 만드는 힘이다!’ Better Communication을 위해 노력하는 후지제록스의 철학과 혁신, 기업문화, 사람 등 다양한 이야기를 들려드립니다.

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