가는 메일이 고와야 오는 메일이 곱다! 비즈니스 이메일 매너 5

대개 직장인들의 업무 일과는 이메일 확인으로 시작해서 이메일 발송으로 마칩니다. 업무 대부분의 소통은 이메일로 이루어지죠.

하루에도 수많은 이메일을 접하다보면 일면식도 없지만 이메일의 인사말만으로도 기분 좋은 느낌을 받는가하면, 성의없고 일방적인 이메일 때문에 눈살을 찌푸리는 경우도 있습니다. 이러한 이유 때문에 고객, 거래처에 이메일을 보낼 때는 기본적인 매너를 반드시 지켜야하는 것이죠.

오늘도 대충 보낸 이메일 한 통이 나의 이미지를 만들고 더 나아가 비즈니스 관계에 영향을 준다는 점을 기억하세요!


1_ 이메일 제목은 본문의 압축본

이메일의 제목을 작성할 때에는 본론의 내용을 짐작할 수 있도록 전체 내용을 압축하여 씁니다.

제목만 보더라도 어떤 내용의 메일인지를 알 수 있도록 명확하고도 간략하게 키워드 나열 형식으로 기재해야, 상대방이 시시각각 쌓여가는 이메일 더미 속에서도 빠르게 업무를 처리할 수 있겠죠. 또, 제목 상에 [긴급], [결재 요청], [프로젝트명] 등 머릿글을 활용하면 이메일 작성 목적과 우선 순위를 바로 파악할 수 있습니다.

반면에 ‘안녕하세요’, ‘A과장님께‘ 등 불필요한 제목은 메일을 받는 상대방에게 전문성이 결여된 사람이라는 인상을 심어줄 수 있으므로 피하도록 합니다.

예시) [긴급] A프로젝트 업무비 결재 요청

2_ 본문은 간략하고 명확하게

수북하게 쌓여있는 이메일을 하나하나 열어보며 체크하기도 힘든데, 구구절절 장문의 이메일이라면 읽다가 지쳐버릴 수도 있습니다. ^^;

기본적으로 이메일의 본론은 ‘첫인사 → 업무 내용 → 끝인사’로 구성하되, 최대한 간단하게 핵심만 요약하여 상대방이 중요한 내용을 바로 파악할 수 있도록 씁니다. 항목의 구분이 가능한 정보(일시, 장소 등)는 한눈에 알아볼 수 있도록 정리하고, 필요한 경우에는 첨부파일이나 그림을 활용하고 표시를 해주어야 합니다.

3_ 쿠션언어를 사용한 존칭으로

면대면으로 만나서 이야기하는 것보다 서면상으로 주고 받는 대화가 더욱 까다롭습니다. ‘아’와 ‘어’ 차이만으로도 오해를 일으킬 수 있기 때문이죠.

그러므로, 메일을 작성할  때에는 구두로 말하는 것처럼 쓰지말고 쿠션언어를 곁들인 존칭어를 사용하도록 합니다. 예를 들면, ‘첨부파일 보내니 확인해주세요’보다는 ‘A업무 관련 파일을 송부드립니다. (쳠부) 바쁘시겠지만, 급한 사항이오니 가급적 빠른 회신 부탁드립니다’가 더 길더라도 내용을 전달하면서도 상대방을 높이는 존칭 표현입니다.

4_ 잠깐! 수신자와 오타를 확인하라

메일을 발송하기 전에 꼭 다시 확인해야 하는 사항입니다.

우선, 수신자를 정확하게 넣었는지 확인하세요. 이메일을 직접 받아야 할 사람, 참조 용도로 받게 될 사람 등 업무 관련도에 따라서 수신자를 명확하게 지정해야 합니다. 불필요한 메일 수신을 줄이고 엉뚱한 이메일을 받은 사람이 당신에 대해 부정적인 이미지를 갖지 않도록, 발송 버튼을 누르기 전에 한번은 다시 확인하세요.

또, 담당자의 성함과 직책, 회사명, 본문의 오타를 확인해서 실례를 범하는 일이 없도록 체크해야 합니다. 마지막으로, 첨부 파일을 빠뜨리지 않았는지도 꼭 확인하세요!

5_ 수신한 메일은 최대한 빠르게 답변하자

급한 일부터 처리하다보면 가끔씩 확인한 이메일에 회신할 일을 까먹기도 하죠. 하지만 상대방은 그 내용에 대한 답변을 기다리고 있을 수도 있고, 이메일을 확인했는지 궁금해 할 수도 있습니다.

메일을 확인했지만 당장 정확한 답변이 어려울 때는 ‘정확한 사항을 확인한 후에 다시 회신드리겠습니다’처럼 메일을 읽었다는 표시로라도 답장을 보내도록 하세요. 가능하다면 답장은 수신한 당일을 넘기지 않도록 하고, 특히 부탁이나 요구를 들어준 경우 감사의 메일을 보내는 것도 기본적인 예의입니다.

업무 경력이 오래되고 이메일 작성에 능숙해진 사람이라도 급하게 업무를 처리하다보면 생각지도 못한 부분에서 실수할 수 있죠.

그러나 매일 주고 받는 메일에서 보여지는 매너는 자기 자신 뿐만 아니라 회사의 이미지로 보여질 수 있는만큼, 위의 내용을 염두해두고 꼼꼼히 체크하도록 합시다.

 

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‘더 나은 커뮤니케이션이 세상을 만드는 힘이다!’ Better Communication을 위해 노력하는 후지제록스의 철학과 혁신, 기업문화, 사람 등 다양한 이야기를 들려드립니다.

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