[그 JOB이 궁금하다!] 스마트한 업무 환경을 만드는 문서관리 솔루션 전문가, 이태영 과장

야근과 철야를 반복하는 대한민국의 직장인들. 과연 생산성은 어떨까요?

안타깝게도 OECD에 따르면 우리나라 근로자의 연간 노동시간은 최상위권을 기록하지만, 오히려 노동생산성은 하위권에 그치고 있습니다.

이제는 ‘열심히’ 일하는 것보다 ‘똑똑하게’ 일하는 시대입니다. 업무 시간의 낭비를 최소화하고, 중요한 일을 선별해 핵심적인 일에 집중하여 업무의 효율성을 높이는 ‘스마트 워크(Smart Work)’가 필요한 것이지요. 직장인들이 하루 업무 시간의 절반 이상을 차지하는 문서 작업 및 커뮤니케이션에 할애하는 점을 보면, 문서를 얼마나 효율적으로 관리하는가가 스마트 워크를 실현하는데 중요한 역할을 할 것 같은데요.

기업의 문서 환경과 커뮤니케이션의 개선을 위해 오늘도 고군분투(?)하는 한국후지제록스의 문서관리 솔루션의 전문가, 이태영 과장님을 만나 업계 트렌드와 직업별 이야기를 들어보겠습니다.

▲ 한국후지제록스 문서 관리 솔루션 전문가, 이태영 과장


Q1. 한국후지제록스의 문서 관리 솔루션 담당자로서의 이태영 과장님은 어떤 업무를 수행하는지 궁금합니다.

이태영 과장 : 포괄적으로 말씀드리자면, 현재 고객이 가진 문서 프로세스의 문제점을 분석하고 효율적인 개선 방안을 제시하는 것입니다. 업종, 공간 구성, 사용 중인 기기,  업무 프로세스 등 문서와 관련된 고객의 업무 환경을 분석하여 문제점을 찾고 이를 개선하기 위한 솔루션을 제안하는 일을 담당하고 있습니다.

Q2. 일반적으로 ‘후지제록스’하면 떠오르는 사무용 복합기, 디지털 인쇄기 등과 다르게 무형의 서비스인 문서 관리 솔루션을 고민하며 판매하는데 힘든 점은 없으신가요?

이태영 과장 : 복합기처럼 실물인 제품의 경우에는 고객들이 실제로 사용해보면서 기능을 인지하고 구매할 수 있지만, 무형의 소프트웨어로 이루어진 문서 관리 솔루션은 조금 다릅니다. 물론 명확히 기능이 정해진 단품의 솔루션도 제안드리긴 하지만, 대개의 경우에는 전문가들이 고객의 업무 환경을 분석하여 맞는 솔루션을 설계하여 제시하는 것이 일반적이기 때문이지요. 이렇게 솔루션을 설계하는 단계에서 고객의 관점에서 당연히 있어야 하는 기능과, 제안하는 입장에서 리스크가 있는 기능에 대해 절충하여 조절하는 일이 늘 어렵습니다.

Q3. 평소에 고객이 ‘문서 관리 솔루션’에 대해 이해하기 쉽도록 안내하시는 본인만의 노하우로 이 인터뷰를 보시는 모든 독자분들에게 한국후지제록스의 문서 관리 솔루션에 대해 간단히 설명 부탁드립니다.

이태영 과장 : 기업에서는 모든 정보와 지식이 문서로 생성되고 저장, 활용됩니다. 한국후지제록스의 문서 관리 솔루션은 문서의 생성 단계에서는 종이 문서를 전자 문서로 손쉽게 전환하는 프로세스를 제공하고, 저장/활용 단계에서는 전자화된 문서를 보다 효율적으로 사용하도록, 고객 시스템에 연계하기도 하고 자동으로 지정된 사용자들에게 전달, 공유하기도 합니다. 문서가 생성되고 파기되기까지의 전 과정에 대해 각 기업에 맞는 솔루션을 제공하고 있습니다.

Q4. 사실 고객의 입장에서는 눈에 보이는 효과에 대해 더 궁금하지 않나 싶습니다. 예를 들면, 업무를 하면서 절약되는 시간이나 출력 비용 절감 같은 것들인데요. 한국후지제록스의 문서 관리 솔루션을 사용하면 얻는 효과에는 무엇이 있을까요?

이태영 과장 : 종이 문서만 사용하는 기업을 상상해보세요. 캐비닛 가득히 쌓인 종이 문서 더비에서 중요한 계약서 한 장을 찾으려면 얼마나 많은 시간이 소요될까요? 시간만 문제가 아닙니다. 종이 문서는 분실의 위험도 가지고 있어요. 또, 어마어마한 양의 종이 문서를 보관할 공간도 필요하고요. 한국후지제록스의 문서 관리 솔루션은 이 모든 과정 자체를 효율적으로 바꿉니다. 종이 문서는 전자화시켜서 공간 비용을 절약하고, 전자화된 문서는 데스크탑에서 검색만으로도 정확한 정보를 찾을 수 있게 하여 업무 시간을 단축시키는 효과 등이 있습니다.

▲ 한국후지제록스 쇼룸에 설치된 도큐웍스(DocuWorks)를 살펴보는 이태영 과장

Q5. 사무 환경의 문서 관리에 대해 고민하시는 전문가이니만큼 본인의 문서 관리에도 남다른 점이 있을 것 같은데요. 이와 관련한 습관이나 직업병이 있나요?

이태영 과장 : 회사에서는 고객의 기업 활동에 필요한 모든 문서의 관리를 제안하고 있지만, 집에서는 제 가정 경제 활동에 필요한 문서를 책임지고 있죠. (웃음) 기본적으로 종이로만 발급되는 고지서나 명세서의 경우 스캔을 해서 보관합니다. 작년에 받은 건강검진결과도 스캔을 해서 전자 문서로 보관하여 필요할 때마다 검색해서 볼 수 있지요. 물론 이 문서들을 저장한 데스크탑도 폴더별로 차곡차곡 정리해둡니다. 이것이 직업병 혹은 습관이라고 할 수 있을까요?

Q6. 오늘도 종이 문서와 전쟁(?)을 치를 대한민국의 직장인들에게 효율적인 문서 관리를 위한 유용한 팁을 알려주신다면?

이태영 과장 : 종이 문서는 분실의 위험도 있고, 쉽게 검색하거나 공유하기도 어렵습니다. 가급적이면 꼭 필요한 문서의 경우 즉시 전자화하여 보관하는 습관을 기르면 좋을 것 같습니다. 간단하게는 문서명을 입력함으로서 검색을 쉽게 할 수도 있고, 조금 더 나아가서는 한국후지제록스의 문서 관리 솔루션을 이용하여 업무의 생산성을 높일 수도 있을 것입니다. 단언컨대, 종이 문서는 더이상 보관하지말고 파쇄하세요.

Q7. 문서 관리 솔루션의 전문가가 되기 위해서 미리 준비해야 하는 필수 항목이 있다면 현재 취업 준비 중인 차기 전문가분들에게 조언 한 마디 부탁드려요.

이태영 과장 : 문서 관리에서 가장 중요한 건 ‘문서’ 자체 라기 보다는 업무입니다. 문서가 어떤 업무를 위해 생성되며 활용되는지 살펴보아야 합니다. 따라서 고객의 입장에서 업무를 이해할 수 있도록 사소한 것도 빠뜨리지 말고 경청하는 자세가 첫 단추입니다. 고객과 이야기를 나누다보면 사소한 듯, 무심한 듯 이야기해도 그 것이 중요한 포인트가 될 수 있거든요. 그리고 한가지 더 말씀드리자면, IT 분야에 대한 지식인데요. 저는 이공계를 전공했는데, 아무래도 무형의 솔루션은 소프트웨어라 관련 지식들이 반드시 요구됩니다. 문서의 전자화에 필요한 여러가지 기술(OCR, ICR, Barcode, 이미지 보안)에 대해서도 미리 공부해 둔다면 고객의 니즈를 정확히 캐치해내는 전문가가 될 수 있겠죠?

▲ 한국후지제록스 문서 관리 솔루션 전문가, 이태영 과장

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‘더 나은 커뮤니케이션이 세상을 만드는 힘이다!’ Better Communication을 위해 노력하는 후지제록스의 철학과 혁신, 기업문화, 사람 등 다양한 이야기를 들려드립니다.

1 Comment

  1. 정혁 댓글:

    아~ 같이 동행하던 때가 생각나네요~^^ 열씸히 사셔서 더욱 건강해 보입니다~ 화이팅 입니다 ㅋ

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