관세사무소의 문서 작업 시간을 50% 줄이는 후지제록스의 ‘문서 자동화 솔루션’

관세사무소는 수출입 통관신고 업무로 하루에도 어마어마한 양의 데이터가 쏟아집니다.

소규모 관세사무소도 하루 평균 최대 40건의 신고 내용을 접수하고 300여 장의 문서를 관리한다고 하니, 그 양이 어마어마하지요? 

‘문서 사용량이 많은 관세사무소의 업무 프로세스만 개선해도 시간을 아끼고 비용을 절감할 수 있지 않을까?’ 

후지제록스는 관세사무소의 과제와 해결 방법을 고민하다가 새로운 솔루션을 출시했습니다. 바로 문서 자동화 솔루션 CDPS(Customs Document Process Solution)’.

관세사무소에서 수작업으로 이루어지던 업무 프로세스의 문제점들을 해결하기 위해 개발된 CDPS가 관세사무소에서 어떻게 쓰이는지 알아볼까요?

문서 분류 자동화로 업무 시간 50% 감소 

관세사무소의 고민 중 하나는 바로 문서를 수작업으로 일일이 분류해 보관해야 한다는 것이었습니다. 수백장의 문서에 담긴 신고일자와 신고번호를 확인하고 분류하다보면 당연히 시간도 많이 걸리고 실수도 발생하겠지요. 여기에 CDPS를 적용하면 어떻게 될까요? 

관세사무소의 직원은 수출입 관련 문서를 복합기의 스캐너에 넣고 스캔 버튼만 누르면 됩니다. 분류는 후지제록스의 기술이 알아서 해드립니다. 참 쉽죠? 

이 기술이 가능한 것은 문서를 스캔할 때 문서 위의 텍스트를 인식하는 OCR(광학식 문자 인식, Optical Character Recognition) 기능 덕분입니다. 이 기술은 신고번호와 신고일자 등 문자를 추출해, 해당 데이터를 기반으로 문서를 자동 분류해 폴더별로 보관합니다. 자동으로 처리가 되니 업무 시간이 줄어드는 것은 물론, 수작업으로 인한 오류도 줄일 수 있는 것이지요. .

또, 인식한 신고번호로 파일명을 자동 생성해서 일일이 파일명 입력 작업을 하지 않아도 됩니다. 이러한 프로세스 개선을 통해 문서 작업에 소요되는 시간을 기존 대비 약 50% 줄일 수 있습니다. (그만큼 관세사무소의 야근도 줄어드면 좋겠습니다^^) 

저장된 문서는 문서서식, 신고번호, 신고일자, 거래처 같은 키워드로 검색해서 손쉽게 찾을 수 있습니다.

종이문서와 전자문서, 다른 확장자의 파일도 한 큐에 관리!

수출입 문서 뿐만 아니라 워드, 파워포인트, 엑셀 등 관세사무소에서 생성되는 모든 종이문서와 전자문서를 ‘도큐웍스(DocuWorks)’라는 하나의 문서관리 프로그램으로 관리할 수 있습니다.

도큐웍스는 편집, 보안, 주석 기능을 제공하여, 문서를 다른 직원들과 편리하게 공유할 수 있습니다. 아이디어 회의, 외부 미팅 시에 팀원들이 각자 다른 포맷의 파일을 가져와도 한 프로그램 내에서 문서를 펼쳐놓고 볼 수 있는 것이죠.

또, 폴더 및 파일 별로 비밀번호를 설정할 수 있어서, 허가되지 않은 사용자가 대외비 등 기업 중요 정보에 접속하는 것을 제한할 수 있습니다.

문서가 관리, 저장, 검색되는 프로세스를 개선하는 것만으로도 업무 비용과 시간을 크게 절약하고 생산성을 높일 수 있습니다.

오늘도 문서 때문에 밤을 지새우고 있는 관세사무소가 있다면, 후지제록스의 ‘문서 자동화 솔루션 CDPS’을 도입해보세요 🙂  

후지제록스 홈페이지에서 CDPS 자세히 보기

Print Friendly
후지제록스
후지제록스
‘더 나은 커뮤니케이션이 세상을 만드는 힘이다!’ Better Communication을 위해 노력하는 후지제록스의 철학과 혁신, 기업문화, 사람 등 다양한 이야기를 들려드립니다.

답글 남기기

이메일은 공개되지 않습니다. 필수 입력창은 * 로 표시되어 있습니다.