책상 정리만 잘 해도 능률 UP? 정리의 기술과 과학

여기 책상이 하나 있습니다책은 책필기류는 필기류메모지클립 등 모든 물건들이 종류별로 분류가 되어 있네요

이렇게 철저하게 정돈된 책상은 누구의 것일까요바로 토마스 에디슨이라는 천재 발명가의 책상입니다수많은 발명품으로 우리 삶에 혁명을 가져온 인물의 책상을 보니 정리정돈이 왜 중요한지 알만 하군요정리정돈이 집중력을 높여준다는 건 많은 분들이 알고 있는 상식일 겁니다

 

자그마치 2,332개에 이르는 발명품을 만들어낸 집념이 엿보이는 책상이네요!(출처 : 토마스 에디슨 역사공원 공식홈페이지)

 

정리를 잘하는 사람이 똑똑하고 날씬하다?

정리를 잘하는 사람이 더 날씬하다는 흥미로운 연구 결과도 있습니다. 미국 인디애나대학교 니콜 키스 교수 연구팀은 집 안팎의 정리정돈 상태와 사람들의 활동 정도를 분석했습니다. 그 결과 집을 청결하게 관리하는 사람일수록 몸을 더 많이 움직이며 관리를 잘하는 것으로 나타났는데요. 어찌 보면 예상되는 결과지만, 실제로 밝혀지니 더욱 놀랍죠. 

 

너무 많은 정보는 우리를 혼란스럽게 하죠, 그래서 필요한 것은 정리!

 

지금 여러분의 책상은 어떤가요? 가정과 사무실 곳곳에 잡동사니가 무질서하게 쌓여있고, 중요한 물건을 어디에 두었는지 깜빡깜빡 하지는 않나요? 정리정돈이 안되어 있으면, 단지 미관상 안 좋은 것뿐만 아닙니다. 수많은 정보가 쏟아지는 이 시대에 머릿속 정리를 하지 못하면 엉터리 정보에 현혹되고, 중요한 의사결정에서 오류와 실수를 범하기도 하죠. 맥길 대학의 신경과학자 대니얼 레비틴 교수는 이를 두고 정보 시대의 인지 과부하 문제로 진단했습니다. 그는 인지 과부하 시대에 정보와 생각과 주변 환경을 정리하고, 효율적으로 의사 결정할 수 있는 관건은 바로 뇌의 작동방식을 이해하고 그에 맞춰 정리하는 습관임을 강조했는데요. 그 정리가 가정, 사무환경, 시간, 인간관계 등 폭넓은 의미인 것은 당연한 거겠죠?

 

정리를 통해 업무 스트레스를 줄인다

실제로 우리의 사무실이 잘 정리되어 있다면, 어떤 변화가 나타날까요? 무엇보다 직무 스트레스를 대폭 줄여준다고 합니다. 미국 포브스지에 따르면, 이를 위해 가장 먼저 책상 위 서류뭉치나 전화 메시지 메모, 잡지 등 손에 잡히는 물건부터 정리하는 게 좋은 방법이라고 합니다. 

 

 

그리고 영감을 얻기 위해 사무실에 가져다 놓은 개인적인 물품들, 예를 들어 사진첩이나 예술품, 장식품 등을 사색 과정의 시야에 들어오도록 적절한 곳에 배치하는 게 좋습니다. 또 프로젝트의 성격에 따라 사무실 레이아웃도 변화시키길 권합니다. 그밖에 책상 위 물건들뿐 아니라, 업무방해 요소들을 최대한 해결하는 정리도 필요합니다. 집중하기 힘든 출입문 앞자리 배치, 옆자리에 와서 늘 떠드는 동료 등 방해요소가 있다면 이를 효율적으로 대처하는 방법을 만들어나가는 게 넓은 범위의 정돈이 되겠죠.

 

디지털 정리는 필요한 정보 분류와 검색이 관건  

업무가 이뤄지는 컴퓨팅 환경의 정리도 매우 중요합니다. 자신의 업무 스타일에 맞춰 체계적으로 정리한다면 훨씬 더 효율성이 높아지는데요. 

 

 옷장을 정리하듯 어플리케이션도 정리가 필요합니다.

 

예를 들어 스마트폰의 애플리케이션부터 정리를 한다면 어떤 방법으로 할 수 있을까요? 일본에서 정리정돈 바람을 불러일으킨 정리 전문 컨설턴트 곤도 마리에가 있습니다. 그는 아이폰의 경우 깔아놓은 앱을 하나씩 터치해 ‘X’를 활성화시킨 뒤, 그 앱이 나를 설레게 하는지 아닌지를 느껴보며 삭제를 해나가라고 권합니다. 마치 옷장에서 버릴 옷을 정리하듯 스마트폰을 깔끔하게 정리하는 방법이죠.

 

 

스마트폰 정리가 끝났다면 컴퓨터 내 디지털 데이터 정리가 필요하겠죠? 특히 업무용 컴퓨터는 정리가 곧 업무 효율로 이어지기 때문에 매우 중요합니다. 전자문서 관리 소프트웨어인 도큐웍스(DocuWorks)는 폴더별 관리를 통한 깔끔한 문서정리는 기본이고, 스캔문서에 대해서도 키워드를 인식하기 때문에 검색을 통해 문서 찾기를 훨씬 쉽게 만듭니다. 때문에 종이문서는 줄어들어 책상과 사무실이 넓어지고, 전자문서는 잘 정리되어 검색, 관리가 간편해지고 서로 공유하기도 손쉬워지니 업무속도가 빨라지고 바탕화면 공간도 넓어집니다.

 

과학자들은 전전긍긍하는 성격인 사람은 컴퓨터 바탕화면에 파일들을 펼쳐놓을 가능성이 높은 반면, 꼼꼼하고 성실한 스타일인 사람은 파일을 깔끔하게 정리해놓을 가능성이 높다는 사실을 밝혀냈습니다. 앞서 에디슨의 책상이 보여준 체계성(organization) 또한 성격적인 면이라는 것이죠. 요컨대 정리에 있어서 자신의 뇌의 구조부터 업무 스타일, 협업의 목적 등 다양한 이유에 맞게 최적화시키는 게 중요합니다. 결국 정리하기는 최종 목표가 아닌 수단에 불과합니다. 책상 정리가 끝난 뒤에는 라이프 스타일을 다시금 되돌아보는 게 어떨까요

 

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‘더 나은 커뮤니케이션이 세상을 만드는 힘이다!’ Better Communication을 위해 노력하는 후지제록스의 철학과 혁신, 기업문화, 사람 등 다양한 이야기를 들려드립니다.

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