프린터 중심이 아닌 사람 중심의 사무환경을 구현하는 MPS

 
어떤 가구 광고에서 강조하는 것처럼 대다수의 직장인들은 사무실에서 가장 많은 시간을 보낸다고 합니다. 실제로 가족 보다 직장 동료와 함께 하는 시간이 더 많지 않나요^^? 
 
직장 동료들이야말로 하나의 가족인 셈이죠. 사무직이신 분들이 사무실에서 하는 활동 중 가장 많은 비중을 차지하는 것은 누군가와의 정보 교환 및 의사 전달, 보고 및 조사 활동을 위한 문서 업무일 것 같아요. 저도 물론 그렇고요.
사실 ‘문서’는 어떻게 보면 굉장히 흔한 것이기도 하지만, 기업 커뮤니케이션에 있어서 없어서는 안 될 핵심 수단 중 하나입니다. 
 
 
기업 내에서 문서 업무의 비중이 높은 만큼, 문서 환경의 관리는 필수적인데요, 생각보다 많은 기업들이 이 점을 간과하고 있는 것 같습니다. 평균적으로 기업에서 생성되는 문서의 종류는 아래와 같다고 합니다.
 
 
– 외주 제작 관련 문서 (34%)
– 집중 출력 관련 문서 (26%)
– 오피스 내부 출력 문서 (40%)
    (출처: Gartner) 
 
이 중 가장 큰 비중을 차지하고 있는 오피스 내부 출력 문서에 물론 가장 많은 비용이 지출되고 있다고 합니다.  
 
이러한 오피스 문서 비용에 대해 보통 기기 구매 및 임대 비용, 부/소모품 비용에만 초점이 맞추어 지는 경우가 많지만 사실 유지보수, 폐기, 고장/수리, 헬프 데스크, 인건비 등 간접 비용이 생각보다 많은 부분을 차지합니다. 
 
그럼 문서 환경과 관련된 비용을 줄이려면 어떻게 해야 할까요? 일단 싼 제품을 구입한다? 무작정 문서 출력량을 줄인다? 아니죠~~
 

 

 

 
가장 우선시 되어야 할 점은 기업의 문서 환경을 파악하는 것입니다. 
 
A부서에서는 주로.. 
 
어떤 문서 작업을 하는지
– 누가 얼마만큼의 출력을 하는지
컬러 출력을 많이 하는지 흑백 출력을 많이 하는지 
A3 출력의 사용이 많은지, 스캔은 자주 하는지
– 현재 배치된 출력 기기들이 A부서의 문서 프로세스에 과연 적합한지
 
등 현재의 문서 환경을 꼼!꼼!히! 따져봐야 합니다. 
 
이를 테면 의사의 오진이 환자의 생명을 위협하듯 정확한 진단만이 낭비요소를 제거하고 문제를 개선할 수 있습니다. 이렇게 기업의 사무환경의 문제점을 파악하고 개선함으로써 업무 효율성과 생산성을 향상시켜주는 서비스가 바로 MPS(Managed Print Services, 통합출력관리서비스)입니다. 
 
한국후지제록스는 MPS와 관련해 전문 컨설턴트를 다수 보유하고 있으며, 6 SIGMA 기법을 통해 기업의 문서 환경을 다각적으로 분석합니다. 
 

 
자, 이렇게 MPS를 통해 문서환경을 컨설팅하고 개선작업을 수행할 경우 어떤 점이 좋아지는지 한번 알아볼까요? 
 
우선, 문서 프로세스의 흐름과 구조를 한 눈에 파악할 수 있습니다. 그리고 문서 프로세스에 있어서 불필요한 절차를 제거할 수도 있지요. 또 문서와 관련된 숨겨진 비용을 찾아내고, 이를 통해 비용 절감의 기회를 발견할 수도 있습니다. 비용 절감 외에, 부서의 문서 프로세스에 맞는 최적의 기기와 솔루션 배치를 통해 업무 생산성 향상은 물론이고 문서 보안까지 강화할 수 있답니다. 복잡한 기기 관리 및 서비스도 한 번에 처리할 수 있구요. 
 
이 포스팅이 문서 환경의 개선 및 관리가 왜 중요한지에 대해서 여러분이 조금이나마 생각해 볼 수 있는 기회를 드렸으면 좋겠습니다^^ 효율적인 문서 환경으로 직장인들이 핵심 업무에 보다 집중할 수 있는 그날까지! 후지제록스에서 좋은 솔루션제품 많이 많이 개발하도록 하겠습니다. 
 
감사합니다~
 

 

 

K.O. | 정근오 마케팅실 GS.MKT팀

Global Services Marketing팀에서 DOCS (Document Outsourcing and Communication Services) Marketing을 담당하고 있으며, 문학과 예술을 사랑하는 낭만 마케터 정근오입니다. 제품의 서비스화를 통해 고객과 생산자 모두의 이익을 가져다 주며, 환경 보호를 추구하는 서비사이징(Servicizing)을 테마로 한국후지제록스에서 제공하는 다채로운 서비스에 대해 공유하고자 합니다. 
 

 

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‘더 나은 커뮤니케이션이 세상을 만드는 힘이다!’ Better Communication을 위해 노력하는 후지제록스의 철학과 혁신, 기업문화, 사람 등 다양한 이야기를 들려드립니다.

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