중소기업도 문서관리 서비스가 되나요? <3탄>

여러분, 안녕하세요^.^!! 제가 또 돌아왔습니다~ 
이번 주에 단풍이 절정이라고 하네요! 주말에 가까운 산으로, 또는 교외로 단풍 구경 다녀오시는 게 어떨까요? 
 
흠흠, 짧은 서론을 뒤로하고 본론으로 넘어가서.. 오늘은 제가 연재중인 시리즈의 3탄을 가지고 왔습니다. 1, 2탄이 궁금하신 분들은 아래 링크를 꾹~ 클릭해주세요. 
 
 
이번 포스팅에서는 LDMS(Light DMS)의 다양한 기능 중 굳이 PC를 켜지 않고도, 복합기에서 바로 웹서버로 접속해 원하는 문서를 출력하고 또, 복합기에서 스캔한 문서를 그 자리에서 바로 원하는 폴더로 저장하는 기능에 대해 소개해드리도록 하겠습니다^^ 
 
일반적으로 전자문서관리시스템(EDMS)은 PC에서 작업한 문서를 전자화해 PC상에서 저장합니다. 물론 LDMS도 이런 방식으로 문서를 저장합니다. 
 

 
내 PC에서 작업한 전자문서라면 일반 EDMS 건 LDMS 건 마찬가지로 위의 그림과 같이 저장하면 되지만 문제는 복합기에서 스캔한 문서를 저장하는 방법입니다. .
 

[그림

 

 
EDMS의 경우, 위 그림과 같이 복합기에서 스캔한 후 꼭 본인의 PC 자리로 돌아와 EDMS에 저장해야 합니다. 왔다 갔다 하고 또 PC에서 서버 폴더를 열고 저장해야 하고 좀 번거로운 편이죠. 
그러나,,,
 

[그림

 
후지제록스 복합기를 이용한 LDMS는 위 그림과 같이 복합기 패널에서 LDMS상의 경로를 설정하여 바로 저장하는 것이 가능합니다. 내용을 머리 속에 그려보시면 정말 신기합니다. 복합기가 이젠 하나의 IT기기구나 생각이 드실 겁니다. 곧 스마트폰에서 LDMS에 저장하고 바로 출력하고 하는 날이 머지 않았습니다.
 
LDMS를 복합기와 연계해 사무환경이 개선된 사례를 말씀해드릴게요. 
 
[사례]
 

 
                [사무실]                                                                                [공장]
 
 

 

                [공장]                                                                                  [사무실]

 
A회사의 사무실과 공장은 거리가 있습니다. 사무실 직원은 아침마다 공장에 제출할 작업요청서를 가지고 공장 담당자에게 전달합니다. 매일 작업 요청이 있을 때마다 요청서를 작성해 공장을 방문했다고 해요. 공장 담당자는 작업이 끝나면 완료된 작업요청서에 완료 내용을 삽입하여 사무실에 제출합니다. 그리고 사무실 담당자는 작업요청서(종이문서)를 정리하여 문서 보관함에 보관합니다.
 
여기서 개선이 필요한 점!
1. 시간의 낭비 – 작업 요청서를 가지고 주기적으로 사무실과 공장을 이동한다. 
2. 업무효율성 저하 – 종이문서로 보관하여 문서를 찾을 때 어려움이 있고 관리가 불편하다.
3. 공간 비용 낭비 – 종이문서가 문서고에 보관되어 문서고 공간상 문제가 발생한다.
 
 
이럴 때 LDMS를 도입한다면,
 
 

 
 
1. 사무실 직원이 LDMS의 “작업 요청서”폴더에 문서를 업로드 시키면, 공장 담당자는 복합기의 패널에서 바로 LDMS에 접속해 해당 문서를 바로 출력합니다. 문서 작업을 완료한 후 공장 담당자는 복합기를 통해 문서를 스캔한 후 바로 LDMS에 업로드합니다. 업무~ 끝~~^.^!! 
 
2. 문서가 서버에 저장되어 있으므로, 문서에 주요 키워드만 설정해 놓으면 편리하게 검색 가능! 문서 하나 찾으려고 문서고를 다 뒤질 필요가 없습니다!! 서울에서 이서방 찾기 안하셔도 됩니다! 
 
3. LDMS에 전자문서로 보관되니 하드디스크 용량만 업그레이드하면 OK!! 문서고.. 그게 뭔가요? 먹는 건가요?  
 
이 외에도, 본사(본점)에 LDMS를 구축하면 지점에는 복합기만 도입해도 회사에서 공통적으로 사용하는 각종 팜플렛/제안서/사규양식 등을 필요시 지점에서도 바로 출력해 사용이 가능합니다. 
 
여러분의 사무환경은 어떤가요? 
문서 작업에 쓸데없이 시간을 많이 허비하지는 않으신가요? 
 
LDMS와 복합기를 통해 개선 가능한 사무환경이 있으면 댓글로 알려주세요~ 
제가 해결책을 제시해드리겠습니다^^!! 
 
그럼 다음 포스팅에서 또 다른 내용으로 뵙겠습니다~ 😀
 

 

하늘과 주인 (윤민형) | Solution & Process Consulting 안녕하세요 윤민형입니다. 요즘 LDMS에 푹 빠져 살고 있습니다. 정말 무언가에 푹 빠져 살고 싶은 계절입니다. 푹푹 찌는 날씨!!! 이래서 장가가겠습니까?

 
 
 
 
 
 
 
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‘더 나은 커뮤니케이션이 세상을 만드는 힘이다!’ Better Communication을 위해 노력하는 후지제록스의 철학과 혁신, 기업문화, 사람 등 다양한 이야기를 들려드립니다.

4 Comments

  1. 율무 댓글:

    와~ LDMS가 있으면 아랫층으로 안내려가도 되겠군요! 자주 가는건 아니지만 가는 것도 귀찮아지는게 직장인의 사명인지라…-_);;;

    • 하늘과 주인 댓글:

      네 그렇습니다. 파일 공유할라면 USB에 저장해서 아래층에 내려가서 파일 전해주고 다시 올라오려면 한두번이야 하겠지만 지속된다면 살은 빠지겠네요^^

  2. skyflag 댓글:

    안녕하십니까?
    그렇다면 LDMS 구축 비용이 어느정도 들어가는지 궁금합니다.

    • 색콤달콤 댓글:

      안녕하세요^^ LDMS 구축 비용은 기업의 규모에 따라 달라지기 때문에 상담을 통해 비용에 대한 자세한 답변을 들으실 수 있을 것 같습니다. 비밀댓글로 성함과 연락처, 기업위치(동)를 남겨주시면 담당 지역의 사원이 연락드릴 수 있도록 조처하겠습니다. 감사합니다^^

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