“문제는 메시지야”, 명확하고 효과적인 직장인 글쓰기를 위한 7가지

우리 모두는 어릴 적 일기부터 레포트, 자소서, 직장에서는 계약서, 광고카피, 제안서와 기획서까지 누군가에게 나의 메시지를 글로 전달하고, 커뮤니케이션하고, 나아가 평가까지 받으면서 살아가고 있습니다. 문제는 나와 같은 사람들은 너무 많고, 경쟁해야 할 메시지는 더 많다는 것입니다. 그래서 오늘은 효과적으로 메시지를 쓰는 방법을 소개해 보겠습니다.

 

shutterstock_154502705▲ “Keep it Simple, Stupid!”

우선 메시지를 쓰기 전에 목표를 명확히 해야 합니다. 이를 위해서는 “내가 쓰는 메시지를 통해 상대가 어떤 생각과 행동을 하길 원하는가?” 라는 질문을 던진 뒤에 글쓰기에 임해야 하죠. 제록스의 고객서비스 담당자 마가렛 러브(Margaret Love)는 커뮤니케이션에 대해 “모든 커뮤니케이션의 목표는 정보 공유일 뿐 아니라, 많은 사람의 행동에 영향을 미칠 수 있습니다. 따라서 커뮤니케이션의 목표는 가능한 한 명확해야 합니다. 누군가 내 이야기를 곱씹으며 해석하길 원하진 않으니까요”라고 말했습니다. 이처럼 행동에 영향을 미치고, 같으면서도 다름을 만들어내는 명확한 메시지는 어떻게 써야 할까요?

광고의 아버지 오길비는 이렇게 이야기했죠. “Keep it Simple, Stupid!” 방법은 간단합니다. 효과적인 메시지를 작성하기 위한 7가지 팁만 숙지하고 있다면 말이죠!

 

1. 7의 법칙을 기억해라.

‘7의 법칙’을 아시나요? 수십 년 전, 사람들이 정보를 받아들이고 처리하는 방법을 연구했습니다. 그 결과, 연구자들은 인간이 한번에 이해하고 기억할 수 있는 정보의 양이 최대 7개라고 결론을 내렸습니다. 예를 들어, 전화번호 7자리가 오랫동안 유지되었던 것도 이러한 연구결과로부터 반영된 것입니다. 5, 7, 9개의 단어로 이루어진 카피를 작성하는 것이 독자에게 메시지를 쉽게 기억시키는 하나의 방법입니다.

 

2. 다양한 디자인 요소를 넣어라.

사람마다 정보를 인지하는 방식은 다양합니다. 대부분의 사람들은 인쇄물을 볼 때 텍스트에 주로 초점을 둡니다. 하지만 일부 사람들은 디자인이나 인포그래픽 같은 시각적인 수단을 통해서 정보를 더 잘 받아들입니다. 이처럼 다양한 감각을 가진 사람들의 콘텐츠에 대한 이해를 높이고, 리액션을 향상시키기 위해서 중요한 부분에는 포인트를 주거나, 화살표나 그래픽을 활용하는 것도 하나의 방법입니다.

 

3. 중요한 부분은 강조하라.

이메일 또는 콘텐츠의 시작은 명료하게, 끝은 명확하게 끝나야 합니다. 그리고 키포인트의 제목이나 문장에는 강조하기 위해 박스나 볼드체 사용을 통해 쉽게 눈에 띌 수 있도록 하세요

 

4. 짧게 써라.

수 많은 텍스트로 페이지를 다 채울 수 있지만, 이로 인해 독자들을 혼란에 빠지게 할 수 있습니다. 독자들이 “금방 내가 뭘 읽었지?”,”그래서 뭘 어쩌라는 거야”와 같은 반응을 나타내게 하지 않기 위해서는 문장을 되도록이면 짧고 기억하기 쉽게 쓰세요.

 

5. 톤 앤 매너를 맞춰라.

일반적으로 비즈니스 상에서 부모가 아이를 꾸짖는 것과 같은 방식의 톤과 매너는 받아들여지지 않습니다. 만약 글에서 일관된 톤앤매너가 지켜지지 않는다면 읽는 이로 하여금 불편하거나 불쾌하게 만들 수 있고, 컨텐츠 전체의 질을 떨어뜨립니다. 따라서 컨텐츠 작성 시, 단어 선택과 톤은 일정하게 유지해야 하며 성인 대 성인의 관계에서 쓰는 톤앤매너를 사용해야 합니다.

 

6. 긴 글에는 반드시 목차를.

긴 내용의 문서를 읽어야 하는 경우에는 독자들은 자신이 얼마나 읽어야 하는지 파악할 수 있는 것이 중요합니다. 목차가 없는 긴 글을 읽다 보면 지치기 마련이기 때문입니다. 따라서 긴 문서에는 반드시 도입부에 목차를 넣어 문서의 내비게이션 역할을 할 수 있게 해야 합니다.

 

7. 시선을 끌어라.

사실, 컨텐츠로 사람의 관심을 끌 시간은 3 ~ 5 초뿐입니다. 따라서, 눈길을 끄는 시각적 효과를 도입부에 넣어서 컨텐츠로 유도하는 것도 좋은 방법입니다.

 

※ 이 글은 미국 제록스 블로그의 “7 Tips to Get Your Message Across Loud and Clear”을 참고해 작성했습니다

 

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‘더 나은 커뮤니케이션이 세상을 만드는 힘이다!’ Better Communication을 위해 노력하는 후지제록스의 철학과 혁신, 기업문화, 사람 등 다양한 이야기를 들려드립니다.

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