창의적인 직장인은 ‘스마트오피스’에서 탄생한다

인간은 돌을 연마하여 사냥도구를 만들기 시작했을 때부터 한정된 재화와 노동력, 시간을 가지고 가장 효과적이고 효율적으로 새로운  가치를 창출하기 위해서 노력해왔습니다. 이런 노력들이 수많은 기술의 변혁을 이루었고, 현재 우리가 자연스럽게 사용하고 있는 IT 기기와 기술들은 효율성과 효용성을 향한 노력의 결과물이라고 해도 과언이 아닙니다. 불과 5~6년전까지만 해도 피처폰을 사용하던 우리의 삶은 스마트폰을 통해 더 편리하게 변화되었습니다. 그렇다면 일터에는 어떤 변화가 왔을까요? 스마트기기와 기술들은 이제 사무실의 문화와 풍경을 변화시키고 있다고 합니다. 그리고 변화된 사무실을 ‘스마트오피스’라고 부릅니다. 오늘은 스마트 오피스에 대한 이야기를 해보겠습니다.

 

 

스마트오피스 뭘까?

본격적으로 스마트오피스에 대한 이야기를 하기 전에 우리는 스마트오피스가 무엇인가에 대해 알 필요가 있습니다. 스마트오피스를 간단히 정의하면 IT기술들을 활용하여 ‘똑똑하게(스마트하게) 일 할 수 있는 사무환경’을 구축한 창조적 공간이라고 할 수 있습니다. 예를 들어 사내 클라우드망을 통해 자신의 업무를 집과 회사, 밖의 어디서든지 처리 가능하고, 직급 기반으로 자리배치에서 벗어나 프로젝트에 필요한 방식에 따라 보여서 회의하고 업무를 볼 수 있도록 자율적으로 자리 배치하는 방식으로 오피스의 업무환경을 구성할 수도 있다는 점에서 스마트 오피스의 특징을 찾아볼 수 있습니다. 

 

스마트오피스를 구축하기 위해서 필요한 것은 무엇일까?

1. 스마트한 문서 환경

아직 대부분의 기업들의 커뮤니케이션은 문서를 기본으로 합니다. 물론 옛날처럼 종이 문서를 엮어 캐비닛에 보관하지는 않지만 여전히 직장인들은 넘쳐나는 종이문서와 다양한 포맷의 문서에 둘러싸여 업무를 하고 있습니다. 업무가 스마트해지기 위해서는 문서환경부터 달라져야 합니다. 

 

_e1446104671551▲후지제록스의 도큐웍스(DocuWorks)는 다양한 포맷의 문서와 종이문서를 손쉽게 전자문서화 합니다.

 

문서와의 싸움은 이제 그만~ 후지제록스의 도큐웍스와 워킹폴더는 워드, PPT, 엑셀, 이미지 등 다양한 포맷의 문서들을 도큐웍스(xdw)라는 포맷으로 자동 변환하여 통합 관리가 가능하고, 클릭 한 번으로 PDF 변환이 가능합니다. 물론 형태상의 틀어짐이 없는 것은 기본이겠죠? 이를 통해 필요한 문서를 검색 기능으로 빠르게 찾을 수 있고, 텍스트 삽입, 형광펜, 스탬프, 포스트잇, 인덱스 기능 등 다양한 문서 편집 도구를 활용할 수 있어 빠르고 쉬운 문서 작업이 가능합니다. 이러한 전자문서 솔루션은 더 가치 있는 일에 집중할 수 있는 스마트워크를 위한 기본 시스템입니다. 특히 페이퍼 워크가 많은 기업일수록 체크하세요!

또, 스마트 문서 솔루션은 클라우드 서비스와 만나면 더욱 시너지가 커집니다. 대표적인 예로 후지제록스의 클라우드 팩스를 이용하면 수신한 팩스가 종이로 출력되지 않고 전자문서로 자동 변환돼 후지제록스 ‘워킹폴더’로 저장됩니다. 또 스팸 팩스들을 클라우드 서버상에서 걸러낼 수 있어 훨씬 효율적이죠~:^)

 

스마트워크_모바일 프린팅

  ▲ 프린트 유틸리티 앱에서는 다중 이미지 출력(N-up print)도 가능합니다. 무려36up까지! 

스마트한 전자문서 시스템이 갖춰졌는데 출력은 그대로?? 모바일 앱을 활용한 모바일 프린팅도 스마트 오피스에 빠질 수 없는 요소입니다. 모바일에 있던 자료를 매번 PC로 옮겨서 다시 저장하고, 출력하는 번거로웠던 기억은 모두 한번쯤 있을 겁니다. 후지제록스의 ‘프린트 유틸리티(Print Utility)’ 앱을 활용하면 pc를 거칠 필요 없이 바로 출력되기 때문에 스마트폰에 저장된 사진이나 웹페이지의 출력이 쉬워집니다.

 

2.오픈 좌석과 스탠딩 데스크

언제 어디서나 일할 수 있는 환경이 갖춰졌으니, 책상이 사라진 사무실을 상상해보면 어떨까요? 사무실에서 내 자리가 사라진다니 덜컥 겁도 납니다. 하지만 자신의 공간에 매어 있다면, 그만큼 발전 속도도 더디다는 것. 최근 스마트워크를 도입하며 오픈 좌석 시스템을 시행하는 기업들이 많아지고 있으며, 임원실까지 없앤 곳도 등장하고 있는데요. PC 상에서 회의를 소집하고, 프로젝트에 따라서 소집하는 변동 좌석제를 실시하는 것이죠. 오픈 좌석을 통해 업무 효율성을 높일뿐더러, 유연한 공간 사고와 창의성을 향상시키는 효과를 가져오고 있습니다.

한국후지제록스 강남 사무실은 이미 오픈 좌석 시스템을 도입하여 톡톡히 효과를 보고 있답니다. 실제 사무공간은 줄어들었지만 낭비가 되는 공간도 줄어듦으로써 장소의 효율성, 그리고 원활한 소통으로 업무의 효율성 두 마리 토끼를 잡았다고 합니다.

 

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▲ 후지제록스의 스마트 오피스는 여기서!! 확인하세요.

이와 함께 앞서 나가는 기업들의 트렌드는 바로 서서 일하는 ‘스탠딩 데스크’입니다. 9시부터 6시까지 하루 종일 책상에 앉아 있어야 한다는 통념을 깨뜨리는 문화죠. 자유롭게 사무실을 오가며 아이디어를 생성할 수 있고, 직원들의 건강에도 서서 일하는 방식이 더욱 좋다고 합니다. 사무실에서 서있거나 걸으면서 자연스레 요추의 이완과 운동 효과를 보는 것이죠. 스마트한 업무와 웰빙의 두 마리 토끼를 모두 잡을 수 있는 방안이네요.

 

 3.창의적 사고를 위한 이색 공간

직원의 창의적인 사고를 확 트이게 해줄 과감하고 혁신적인 공간이 사무실 한 켠에 마련된다면 금상첨화일 것입니다. 빡빡한 업무에서 벗어나 잠시 휴식을 취하며 창조적인 아이디어에 몰두할 수 있는 그런 곳인데요. 편안한 소파, 독창적인 인테리어, 대형 스크린, 화상회의 툴, 게임이나 음악을 즐길 수 있는 IT기기들, 밖을 볼 수 있는 개방형 레이아웃과 따뜻한 차 한잔이 갖춰진 공간을 떠올릴 수 있습니다.

 

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▲ 자유로운 분위기와 개방된 환경은 모든 직장인의 로망이죠!

캘리포니아 패서디나에 위치한 NASA의 JPL(Jet Propulsion Laboratory)에는 하루에 수백통의 이메일과 전화에 시달리는 직원들을 위한 IT 애완동물원을 마련했습니다. 이곳에서 직원들은 오큘러스 리프트를 쓰고 해변을 바라보면서 조용히 생각할 수 있다니 참 멋진 일이죠. 또 164년된 송금 기업 웨스턴 유니온도 사무실 내에 직원들을 위한 창조적인 공간을 마련했습니다. 이 곳에는 직원들이 기술 플랫폼을 접하며 고객 서비스 요청에 귀를 기울일 수 있는 고객 경험 센터도 갖춰져 있습니다. 직원이 고객의 마음으로 돌아갈 여유를 제공하는 공간, 그곳에서부터 진정한 업무 혁신이 이뤄지지 않을까요?  

 

스마트한 직장인이 되는 팁은 여기에서 확인하세요🙂 

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직장인 엑셀 팁, 직장인의 업무 시간을 줄여주는 엑셀 단축키

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