중소기업도 문서관리 서비스가 되나요? <4탄>

여러분 가을 잘 나고 계신가요?
추운 날씨에 벌써부터겨울이 슬금슬금 다가오는 느낌입니다!
 
지난번 포스팅까지 총 세 번에 걸쳐 중소기업을 위한 문서관리 서비스를 소개해 드렸습니다. 3회째까지는 주로 기능을 위주로 설명을 드렸는데요. 아무리 좋은 기능이 있으면 뭐하겠습니까?
이 좋은 기능들이 잘 적용되는 것이 더 중요하지 않을까요?
 
그래서, 이번 포스팅에서는 LDMS와 후지제록스만이 제공해 드릴 수 있는 솔루션의 사례를 소개해보겠습니다. 아래 사례와 비슷한 상황이시라면 도입을 고민해보시는 것도 좋을 것 같슴돠!!
 
 
전자문서를 도입하면 무조건 편리하다?!
 
과연!!!! 그럴까요?
전자문서!” “전자문서!” 하는데 당장 사용하기에는 “종이문서”가 편리한 것이 사실입니다.
 
저 같은 경우도 문서 참고를 할 때 노트북에서 전자문서를 참고하는 것보다 종이로 출력해서 참고하는 것이 눈에 피로도 덜하고 종이 위에다 글로 남길 수 있고 당장은 종이문서가 편리합니다.
 
하지만, 이건 가독성의 경우에 해당되는 이야기이고, 문서관리로 넘어가서 이야기를 해보면 과연 그럴까요? 하루에도 수십 건 발생하는 문서들을 일일이 출력해 종류별로 분류하고, 철해서 보관하는 일이 과연 쉬운 일일까요?
 
자신이 A형에 엄청 꼼꼼하고 정리정돈을 잘하며, 어디에 뭐가 있는지 기억력까지 좋다면 저는 LDMS를 권해드리지 않습니다. 그러나 사무실에 이런 능력자분 한 두 분은 계실지 모르지만 대부분은 그러질 못하지요.
 
 
 
 가독성  전자문서 < 종이문서
 관리의 용이성  전자문서 > 종이문서
 검색의 편리함  전자문서 > 종이문서
 비용 절감  전자문서 > 종이문서
위의 항목들을 보시면 알겠지만 종이문서와 비교해봤을 때 전자문서는 문서관리, 문서공유비용절감에 있어서 종이문서와 비교해 훨씬 유리한 점이 많습니다. 특히, 이러한 전자문서화는 시간이 흐르고, 전자문서들의 데이터가 쌓이면 쌓일수록 점점 더 편리해 집니다. 
[EDMS의 편리성]
 
당장 문서를 전자화하여 LDMS에 등록하는 것은 불편하고 어려울지 모르지만, 언젠가 “아!!!이래서 전자문서를 관리하는구나” 하시게 된다는 거죠. 저희 부서도 사용 중인데 LDMS의 가장 큰 장점은 문서의 정보 공유의 효율성이라고 할 수 있겠습니다. 우선, 먼저 저희 부서의 실제 도입 사례를 소개해 드리도록 하겠습니다.
 
 
사례1.
기존에 저희 부서에서는 파일서버(윈도우 환경에서 파일 서버를 두고 문서를 저장 공유하는 방식)를 사용 중이었습니다. 초기엔 불편함이 없었으나 문서가 점점 늘어나면서 체계적인 문서 관리와 윈도우 자체 검색만으로는 한계가 있었습니다. 특히, 단순히 분류별 폴더를 만들어 문서를 저장하는 것에 불과해 체계적인 관리가 어렵고, 문서의 이력관리 및 문서검색에 큰 어려움이 있었습니다. 그리고, 어느 순간 파일서버 사용이 줄어들며 예전자료를 참고하는 서버의 구실 밖에 하지 못하게 되었습니다.
 
하지만, 파일서버를 대신하여 LDMS를 사용하면서 문서를 체계적으로 관리할 수 있게 되었습니다. LDMS의 경우 키워드를 통해 문서의 Full Text 검색이 가능해졌고, 문서 이력 관리가 가능해졌습니다. 특히, 직급별/팀별 권한 설정으로 문서 보안이 강화됐으며, 담당자가 퇴사하는 경우에도 모든 정보의 공유가 손쉽게 가능해졌습니다. 특정 문서를 찾는데 걸리는 시간도 훨씬 줄어들게 되었습니다.
 
 
사례2.
두 번째 사례는 FAX로 고민하던 고객의 사례입니다. 평소 팩스 수신량이 많던 이 고객은 2개 라인을 활용해 송신 전용 팩스와 수신 전용 팩스로 이원화해 사용하고 있었습니다. 매번 수신된 팩스를 팩스 전담 관리자가 일일이 확인 후 담당자에게 전달하고, 사본을 만들어 파일/캐비닛에 보관해오고 있었습니다. 이 과정에서 관리자가 팩스를 일일이 확인해야 하는 비효율성과 사본이 누락되거나 스팸문서 수신으로 인한 용지가 낭비되는 등 불편사항이 발생했습니다.
 
 
 
하지만, 이 고객은 LDMS를 통한 전자팩스 시스템 구현으로 이 문제를 해결할 수 있었습니다. LDMS를 통해 수신된 팩스는 전자문서로 보관함에 날짜별로 저장되어 관리가 쉬워졌으며, 송신의 경우 프린터 드라이브를 통해 팩스 없이 송신이 가능해졌습니다. 또한, 담당자별로 권한을 부여해 문서의 관리가 용이해졌음은 물론 스팸 팩스로 인한 종이 낭비도 해결됐습니다. 이 사례의 고객은 종이 팩스에서 전자 팩스로만 바꿨을 뿐인데도 대만족하고 계십니다.
 
일단 스팸 문서 출력이 없어져 좋아하시고, FAX 담당자들 역시 좋아라 하는데요. 시간과 비용이 모두 절감되니 업무 효율성이 높아지는 것은 당연한 일인 것 같습니다.
 
문서관리 서비스 LDMS 솔루션에 대한 포스팅은 여기까지 입니다. 앞으로 더 좋은 LDMS 정보가 추가되면 업데이트해서 소개해드리겠습니다.
 
다음 번 주제는 “솔루션을 도입 전에 복합기에 있는 기능이라도 잘 써보자!” 라는 타이틀로 복합기의 기본 기능을 완전 해부해 소개하고자 합니다.
 
그럼 다음 포스팅도 기대해 주세요.~^.^
 
 

하늘과 주인 (윤민형) | Solution & Process Consulting 안녕하세요 윤민형입니다. 요즘 LDMS에 푹 빠져 살고 있습니다. 정말 무언가에 푹 빠져 살고 싶은 계절입니다. 푹푹 찌는 날씨!!! 이래서 장가가겠습니까?

 
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‘더 나은 커뮤니케이션이 세상을 만드는 힘이다!’ Better Communication을 위해 노력하는 후지제록스의 철학과 혁신, 기업문화, 사람 등 다양한 이야기를 들려드립니다.

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