[세미나 공유2] 보험회사의 페이퍼리스: 부서별 문서업무 프로세스 개선 사례

다른 업계도 마찬가지지만, 보험회사는 특히 문서의 양이 방대합니다. 고객 커뮤니케이션 목적의 문서뿐 아니라 내부 커뮤니케이션 문서의 종류도 상당하지요. 결국 문서 업무를 얼마나 효율적으로 하느냐에 따라 회사의 생산성과 이익이 달라집니다. 보험회사의 다양한 부서들이 후지제록스의 도큐웍스(DocuWorks)를 통해 문서업무 개선을 이룬 사례들을 소개해드립니다.

 

1. 법무팀: 소송 관련 서류 전자문서화

 

 후지제록스 직원이 한 보험회사의 법무팀을 방문했을 때, 법무팀 직원이 소송 관련 정보가 담긴 방대한 양의 종이문서를 일일이 수작업으로 검토한 후 다시 바인딩(철)을 하는 모습을 보고 도큐웍스를 활용한 개선방안을 제안하게 됐다고 합니다. 도큐웍스를 통해 모든 종이문서를 한번에 스캔한 후 PC에서 자료를 검토하며, 필요없는 문서는 클릭 한 번으로 지우고 필요한 문서만 통합/분리하는 게 가능해 법무팀의 일이 훨씬 빨라졌다고 합니다. 문서관리와 공유가 용이해진 것은 두말 할 것도 없고요.

 

2. 경영조정부: 기사 스크랩 자료를 편리하게 관리

 

기사 스크랩을 해보신 분들은 아시겠지만, 다양한 매체의 기사를 하나로 관리하는 게 쉽지 않습니다. 지면과 온라인 등 그 형태도 다양하고요. 하지만 도큐웍스를 활용하면 지면과 온라인 기사를 한번에 관리하고 편리하게 검색할 수 있습니다. 지면기사와 온라인 기사를 모두 xdw라는 포맷으로 변환해 관리하는 것인데요, OCR(광학문자인식) 기능을 통해 기사의 텍스트만 추출할 수 있기 때문에 지면 기사에서도 원하는 내용을 손쉽게 검색해볼 수 있습니다. 바인딩, 인덱스 작업 등도 마치 종이문서를 다루듯이 편리하게 PC에서 작업할 수 있습니다. 

 

3. 투자관리팀: 자산운용보고서 프린트하지 않고도 손쉽게 수정 체크 및 공유

 이 보험회사는 11개의 투자회사로부터 분기별 보고서를 받아보고 있었습니다. 이메일로 자료를 받으면 종이문서로 프린트해 수정이 필요한 부분을 펜으로 체크하고 다시 운영사로 보내는 프로세스로, 두 세 번 수정하는 과정에서 매번 자료를 프린트하고 다시 스캔하는 과정을 반복했던 것이지요. 하지만 도큐웍스를 도입한 이후로 자료를 프린트하지 않고 PC 상에서 손쉽게 수정 사항을 체크하고 메모를 삽입해 공유할 수 있게 됐습니다.

 

4. IT서비스팀: PC 신청서 및 수령확인증 전자문서로 공유

 

IT서비스팀에서 직원들에게 PC 등을 제공할 때 기록을 위해 신청서와 수령확인증을 받습니다. 보통 종이문서로 관리하는 회사가 많은데요, 종이문서로 사인을 받더라도 이를 스캔해 도큐웍스로 관리하면 폴더 별로 손쉽게 분류할 수 있습니다. 도큐웍스 파일을 클릭 한번으로 PDF로 변환해 다른 사람과 공유하는 것도 가능합니다.

 

5. 방카슈랑스 업무지원팀: 은행 배포용 인쇄물 간편하게 열람

 

보험 상품 설명서는 은행에도 리플렛이나 브로슈어 등의 형태로 많이 배포가 되는데요, 그 종류가 굉장히 많습니다. 긴급한 수정사항이 발생했을 때 인쇄용 디자인 작업을 하는 소프트웨어를 구동하려면 시간이 많이 걸립니다. 이렇게 무거운 프로그램 따로 열지 않아도, 도큐웍스에서 썸네일 이미지로 원하는 인쇄물을 빠르게 찾고, 수정이 필요한 부분만 확인해 디자인 회사에 전달하면 빠른 업무 처리가 가능해집니다.

지금까지 소개해드린 각 부서의 문서 업무들은 어떻게 보면 정말 중요한 핵심업무가 아닌 비핵심업무들인데요, 이렇게 비핵심업무에 소요되는 시간을 줄이고 핵심업무에 집중하면 기업이나 개인의 성장 가능성이 훨씬 높아지지 않을까요^^

 

[세미나 공유1] 보험업계의 문서환경, 어떻게 변화해야 할 것인가?

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제이미 / 한국후지제록스 MarCom팀
제이미 / 한국후지제록스 MarCom팀
"우리의 목표는 사람들이 보다 나은 커뮤니케이션을 통해 서로를 더 잘 이해하게 하는 것이다" -Joseph C.Wilson, Founder of Xerox Corporation

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