RFP? RFQ? 제안서 용어들 제대로 이해하고 똑똑하게 요청하자!

회사를 다니다 보면 필요로 하는 모든 업무를 자신이 속한 부서나 회사 내에서 처리할 수는 없는경우가 많이 있습니다. 회사 내에 해당 업무를 처리할 수 있는 부서가 없거나 전문성, 효율성 등의 측면에서 외주(아웃소싱) 진행이 더 낫다고 판단될 경우 함께 일할 업체를 선정하기 위해 다양한 업체들을 컨택하고 그들에게 요구사항을 체계적으로 정리하여 문서로 전달해야 하는 경우가 발생하게 되는데요.

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새로운 시스템 구축, 웹 사이트 제작 또는 기업/제품에 대한 마케팅, 광고, 홍보 대행 등의 프로젝트를 외부 업체를 통해 진행하고자 할 때 의뢰업체 담당자가 가장 먼저 직면하게 되는 과제는 바로 RFP 또는 RFI 작성입니다. 그런데 의외로 RFP, RFI, RFQ라는 용어를 처음 접하는 분이나, 해당 문서의 작성방법을 모르시는 분들이 많습니다. 그래서 오늘 RFP, RFI, RFQ에 대한 정의와 함께 그 작성 요령에 대해 구체적으로 알려 드리도록 하겠습니다.

 

STEP 1 – RFP, RFQ, RFI 용어 이해하기

기본적으로 최종 업체 선정까지 RFI – RFP –RFQ의 3단계를 거치게 되고, RFI의 경우 생략되는 경우가 더 많았지만 최근 들어 RFI를 요구하는 기업이 늘고 있는 추세입니다. 특히 해당 분야가 매우 빠르게 트렌드가 변화하는 기술 분야라면 더더욱 RFI 의 중요성이 커지게 됩니다.

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  • RFI(Request for Information)

간단하게 말씀 드리면 RFI는 ‘사전 정보 요청’ 입니다. 특정 분야의 업무나 프로세스 진행 시 체계적인 사전 조사는 필수겠죠? RFI라는 공식적인 경로를 통해 다양한 업체들에 대한 회사소개, 제품/서비스 소개, 간단한 시장 동향, 주요 경쟁사 정보 등을 제공받아 진행하고자 하는 업무에 대한 정보를 미리 수집하고 비교 분석 할 수 있는 준비 단계를 거치는 것입니다. 대부분 RFI에는 많은 요구사항을 담지는 않습니다. 추진하고자 하는 업무(프로젝트)에 대한 간단한 개요, 목적, 기간 정도를 표시하고, 필요로 하는 정보에 대해 리스트업 한 후 제출 날짜를 기재한 공문을 보내고 외주업체는 자신의 업체가 선택 받을 수 있도록 최대한 어필할 수 있는 정보를 담아 의뢰업체에 제출하게 됩니다.  

 

  • RFP(Request for Proposal)

그리고 RFI를 통해 수집된 정보를 바탕으로 1차 업체를 선정하고 그들을 대상으로 ‘제안 요청서’를 보내게 되는데요. 사업의 내용에 따라 여러 형식이 있을 수 있지만, 기본적으로 RFP에는 해당 업무(프로젝트)에 대한 자세한 정보, 추진 일정, 예산, 그리고 제안서의 목차, 제안 평가 기준 등을 구체적으로 명시해야 합니다. RFP를 얼마나 체계적으로 작성했는가에 따라 제안서의 품질이 결정되고, 업무를 의뢰한 업체와 외주업체 간의 의견 충돌을 미연에 예방할 수 있기 때문에 RFP 작성은 해당 프로젝트의 성공 여부를 결정하는 가장 중요한 단계라고 할 수 있습니다.

 

  • RFQ(Request for Quotation)

마지막으로 RFQ는 ‘제안 견적 요청서’로 국내 기업의 경우 대부분 RFP 요청 시, RFQ를 함께 요청합니다. 최종 업체 선정 시 제안서의 아이템이 아무리 마음에 든다고 하더라도 회사 내에서 이미 정해진 예산보다 터무니 없이 높은 견적을 요구한다면 해당 업체를 선정할 수는 없겠죠. 제안사항을 실행하는 데 필요한 대략적인 ‘견적 가격’을 미리 받고 제안서와 함께 검토 후에 최종 업체를 선정하게 되는 것입니다.

 

STEP 2 – 똑소리 나는 제안 요청서 작성하기

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업체 선정 과정에서 RFP, RFQ, RFI 모두 중요한 요소이지만, 구체적인 제안 요건을 결정하고 프로젝트의 성공여부에 큰 영향력을 미치는 RFP 작성은 의뢰업체의 입장에서는 가장 어렵고 중요한 과정일 수 밖에 없습니다. 이는 외주업체에게 프로젝트의 목적성과 방향성에 대해 명확하게 인지시키고, 그에 맞는 제안을 할 수 있도록 구체적인 요청사항들을 빠짐없이 작성해야 하기 때문인데요. 체계적으로 작성된 RFP는 제안 아이디어를 도출하는 데에 큰 도움이 되며, 계약 체결 후 이를 직접적으로 운영할 때에도 지속적으로 참고가 될 문서이기도 합니다. 그렇다면 실패 없이 제안 요청서에 딱 들어맞는 훌륭한 제안서를 받기 위해 RFP 작성 시 필수적으로 고려해야 할 사항은 무엇일까요?

 

  1.프로젝트 배경 설명은 Simple하게!

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어떠한 프로젝트를 수행함에 있어서 목적에 앞서 반드시 배경이 있을 것입니다. 프로젝트 진행을결정하게 된 배경에 대해 먼저 간단히 설명을 해주고 프로젝트 목적에 대해 설명을 해준다면 외주업체 입장에서는 해당 프로젝트에 대한 이해와 제안 방향 설정에 도움이 될 것입니다. 또한, 기업에 대한 소개나 브랜드 히스토리는 장황하거나 어려운 말보단 쉬운 단어로 최대한 간결하게 써주는 것이 좋습니다.

 

  2. 프로젝트 목적은 Specific하게!

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프로젝트 배경과는 달리 이제 프로젝트의 목적 부분에서는 최대한 구체적이고 상세하게 설명이 들어가야 합니다. 하지만 여기서 잊어서는 안 될 중요 key point는 장황하고 화려한 목표가 아닌 구체적이고 현실성 있는 목표라는 것입니다. 특히나 마케팅 종사자의 입장에서는 막연한 ‘ Global NO.1’과 같은 목표 보다는 명확한 타깃 설정이나 수치화 할 수 있는 데이터를 구체적인 목표를 제시해 주는 것이 제안에 대한 방향성을 잃지 않고 좋은 제안서를 만드는데 큰 도움을 줄 것 입니다.

 

  3. Scope of Work는 간단명료하게!

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프로젝트를 수행하기 위해 앞으로 진행해야 할 업무와 이에 따른 결과물에 대해서는 최대한 명확하게 작성해야 합니다. 매우 사소한 부분일지라도 RFP 상에 기재해 놓아야 추후 큰 문제로 번질 수 있는 위험을 사전에 예방할 수 있습니다. 예를 들어 기업이나 브랜드를 페이스북을 통해 마케팅, 홍보 할 예정이라면, 항목 Items 부분에는 ‘통합보고’라는 명칭으로, 세부 작업 내용에는 ‘활동지수, 방문자 현황, 월간 트렌드, 일방문수, 좋아요, 덧글 수, 공유 수’와 같은 세세한 보고 사항들을 상세하게 작성해 두는 것이 좋습니다.

 

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지니
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