문서보안을 위해 지금 당장 체크해봐야 할 5가지

 최근에 등장한 악성코드를 이용한 새로운 해킹 방식은 대규모 공공기관 전산망뿐 아니라 우리가 집 또는 사무실에서 사용하는 수많은 문서에 포함된 중요한 정보들까지 노리고 있습니다. 때문에 문서 보안은 비즈니스 성장에 있어 매우 중요한 요소로 부각되고 있는데요. 이처럼 중요한 문서 보안을 위해 우리는 평소에 문서를 어떻게 관리하는 것이 좋을까요?

 

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1. 문서 정리 어떻게 하고 있나요?

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문서 보안의 시작은 문서 정리에서 출발합니다. 바꿔 말하면, 문서 정리의 가장 높은 단계가 바로 ‘보안’이라는 것인데요. 문서를 마구잡이로 쌓아두다 보면 관리에 소홀해질 수 밖에 없고, 그러면 자연스레 보안에도 구멍이 생길 수 밖에 없겠죠. 체계적인 문서 정리를 위해서는 문서의 유형에 따라 개인별, 부서별, 기능별, 기간별 등으로 파일을 분류한 뒤 폴더를 나눠 보관하는 것이 좋습니다.

 

2. 바이러스 검사는 얼마나 자주 하나요?

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문서 정보가 유출되는 가장 손쉬운 경로가 바로 바이러스입니다. 최근에는 클릭만으로 바이러스가 침투하거나 나도 모르게 스파이웨어가 깔리는 새로운 형태의 보안위협이 많기 때문에  만약 의심되는 상황이 생긴다면 바로 보안 프로그램을 구동해 바이러스 검사를 실행해야 합니다. 특히 업무용 PC는 정기적으로 바이러스 검사를 예약, 실시하시는 것이 꼭 필요합니다.

 

3. 문서 공유 시 어떤 포맷으로 하나요?

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▶ 후지제록스‘도큐웍스’의 문서 보안 기능 ◀

문서의 도용이나 편집 또한 심각한 보안 문제죠. 직장에서 업무를 위해 내부 또는 외부로 문서를 공유하는 경우가 많은데요. 그럴 때 가장 쉽게 문서 보안을 하는 방법은 상대적으로 편집이 힘든 포맷인 PDF로 공유하는 것입니다. 필요에 따라 암호를 설정하고 인쇄 및 편집/복사 등의 기능을 막아 액세스 권한을 제한할 수 있고, 편집 시 별도의 프로그램이 필요하기 때문에 다른 문서 포맷들에 비해 보안에 대한 위협이 낮을 수 밖에 없습니다.

또한 워드, PPT, 엑셀, 이미지 등 다양한 포맷의 문서들을 도큐웍스라는 포맷으로 자동 변환하여 통합 관리 하는 것도 하나의 방법일 수 있습니다. 도큐웍스는 클릭 한 번으로 PDF 변환이 가능하고 필요한 문서를 검색 기능으로 빠르게 찾을 수 있으며, 텍스트 삽입, 형광펜, 스탬프, 포스트잇, 인덱스 기능 등 다양한 문서 편집 도구를 활용할 수 있어 빠르고 쉬운 문서 작업이 가능한 후지제록스의 통합문서관리 소프트웨어인데요. 효율적인 문서 관리는 물론, 문서를 암호화하거나 문서의 중요도에 따라 문서편집, 서식편집, 인쇄 및 복사 금지 등 사용자 별로 디테일하게 보안 등급을 걸어 놓을 수 있기 때문에 문서 보안에 매우 효과적입니다.

 

 4. 폴더와 문서 암호화, 얼마나 활용하나요?

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윈도우7에서 폴더와 파일에 비밀번호 설정하기 ◀ 

 

윈도우 Vista 또는 7에서는 사용자 계정 생성 후, 폴더를 개인용으로 만들어 암호를 설정할 수 있다는 사실을 알고 계셨나요? 내 컴퓨터에 누구나 쉽게 접근할 수 있다면 혹은 누군가 내 컴퓨터를 사용해야 하는 경우가 생길 때를 대비하여, 보안이 필요한 폴더를 골라 암호를 걸 수 있는데요. 암호를 걸어놓은 폴더에 있는 파일은 자동으로 암호화되어 비밀번호를 걸어놓은 사용자가 아닌 다른 사용자 계정으로 로그인 시 열람이 불가능합니다. 번거로워서 쓰지 않았던 기능이라면, 보안을 위해서라도 지금부터 사용해 보시기를 권해 드립니다.

 

5. 사무실의 복합기, 과연 안전한가요?

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그렇다면 기업의 중요한 정보가 가장 많이 빠져나가는 곳은 어디일까요? 최근 중소기업기술정보진흥원의 조사에 따르면 기업의 비밀이 새어 나가는 가장 큰 통로는 바로 ‘복사와 출력’을 통한 유출로 나타났습니다. 보안문서라 할지라도 출력 권한이 있는 사용자가 문서를 출력해 가지고 나가 유출한다면 이에 대한 통제를 하기란 쉽지 않겠죠. 출력 권한을 가지고 있는 다수의 사용자들에 대해 전부 감사를 시행하기도 어려운 일이기 때문에 참 난감한 일이 아닐 수 없습니다. 그렇기 때문에 사원들의 정보를 미리 등록해놓고 인증 받은 경우에만 출력하도록 하는 문서 보안 솔루션이 필요한 것입니다.

 

날이 갈수록 증가하는 개인과 기업의 정보유출 문제, 언제 어떤 형태로 발생할지 모를 보안 위협에 대비하여 문서 보안 솔루션을 도입하는 것도 필요하겠지만, 당장 내 주변의 문서 보안부터 주의를 기울이고 보안 의식을 공고히 다져보는 건 어떨까요?

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지니
지니
사막 같은 곳에 청량한 단비처럼, 공감되고 쉽게 이해할수 있는 콘텐츠로 여러분의 마음에 알찬 정보를 드리겠습니다.

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