회사의 문서 관리나 프로세스에 딱히 문제가 없다고요?

기업의 문서 프로세스는 정확한 정보가 관련자들에게 적시에 전달되도록 하기 위해 존재합니다. 프로세스가 인체의 혈관이라면, 문서는 혈액과 마찬가지입니다.

럼에도 불구하고 문서와 프로세스의 중요성에 대해 간과하고 있는 기업들이 많습니다. 비즈니스의 약 40%가 문서를 기반으로 진행되고, 대부분의 기업이 문서 관련 비용에 매출의 최대 10%를 지출하고 있는데도 말입니다! (탄식…)

 

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회사의 문서관리나 프로세스에 딱히 문제가 없다고요? 

만약 복합기나 프린터 위에 문서가 방치되어 있는 모습을 자주 보신다면, 대수롭지 않게 여기지 마시고 다음과 같은 질문을 던져보세요.

 

복합기나 프린터에 방치된 문서에 고객정보나 회사의 기밀정보가 담겨있지는 않은가?

누군가가 프린트를 하고 실수로 가져가지 않은 것은 아닌가?

직원들이 종이와 토너에 드는 비용을 알고 있는가?

 

복합기에 방치된 문서 한장이, 어떤 부서에서 얼만큼의 문서를 프린트하는지도 모를 정도로 관리되지 않고 있는 문서 환경이 기업 전체로 보면 큰 리스크와 낭비요소가 될 수 있습니다.

 

문서 환경의 개선, 어디서부터 시작해야 할까요?

연하시다면.. 또 질문을 던져봅시다.

 

복합기, 프린터 등 사무기기들이 직원수와 가동률을 고려해 효과적으로 배치되어 있는가?

형식 상의 이유로 직원들이 불필요한 종이 문서를 출력하고 있지는 않은가?

복합기로 자동화할 수 있는 문서 업무에는 어떤 것들이 있는가?

직원들이 문서를 스캔하고 저장하는 데 몇 번의 단계를 거치는가?

복합기나 프린터에 개인정보 등 민감 정보가 담긴 문서의 방치를 막는 보안 시스템이나 규정이 있는가?

 

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이런 질문들을 바탕으로 전반적인 평가를 수행하고 나면, 현재 기업의 문서환경에 얼마나 많은 문제점이 산재해 있는지 확인할 수 있습니다. 문제 파악을 하고 나면 개선을 위한 솔루션을 찾아 적용하면 됩니다. 단순히 문서 프로세스와 기기 배치를 개선하는 게 아니라, 기업 커뮤니케이션 방식 전체를 개선할 수 있습니다.

 

후지제록스 스마트워크 연구소에서 기업들이 어떤 문서 고민을 가지고 있고, 또 어떻게 해결할 수 있는 지 방법을 찾아보세요!^^

 

 

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* 이 글은 미국 제록스 블로그‘How smart document management fuels growth’ 를 참고해 작성했습니다. 

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제이미 / 한국후지제록스 MarCom팀
제이미 / 한국후지제록스 MarCom팀
"우리의 목표는 사람들이 보다 나은 커뮤니케이션을 통해 서로를 더 잘 이해하게 하는 것이다" -Joseph C.Wilson, Founder of Xerox Corporation

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