회사에서 직장인을 서럽게 하는 문서고민 Top 3, 이렇게 해결해 보자!

직장인의 전체 업무 중 문서 관련 업무는 70%의 비중을 차지한다고 합니다. 그만큼 문서 관리를잘하는 직장인이 성공적인 커리어를 달성할 확률도 높다는 의미겠죠? ^^ 만약 회사의 문서 환경이 지금보다 더 나아진다면, 직원들의 업무 성과가 훨씬 좋아질 것 같지 않나요? 그래서 후지제록스는 문서와 관련된 직장인들의 고민을 들어보았습니다.

 

BEST1. 느려터진 인쇄 속도에 내 속도 터지네..

 그런데 막상 인쇄하니 품질은 또 왜 이 모양이야?

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사무실의 문서 사용량에 맞는 복합기 도입이 시급합니다!

급하게 인쇄물을 출력하려고 할 때 마다 느린 인쇄 속도 때문에 답답했던 경험 모두들 한 번쯤은 있으셨을 것 같아요. 그럴 때 마다 빠른 출력이 가능한 복합기가 간절히 필요하죠. 그리고 겹치는 선들은 출력량이 많은 사무실에서 흔하게 경험할 수 있는 현상 중에 하나랍니다. 출력량이 많고 급히 출력할 일이 많은 회사라면 속도가 빠르고 이미지 품질이 좋은 레이저 복합기를 사용하시는 게 해결책이 될 수 있어요. 예를 들어, 후지제록스 복합기 중에는 분당 70매까지 출력하는 고속 모델도 있습니다. 해상도는 무려 2,400 dpi, 사진을 출력해도 손색없는 품질이죠. 이 외에도 사무실의 문서 출력량에 맞는 속도의 복합기를 사용하면 직원들의 고충이 사라지겠죠? 사무실에 적합한 복합기를 고르시려면 이 글( 자동차와 복합기 구입의 공통점은? 사무실 복합기 구입시 고려할 점)을 참고하시거나, 여기에서 쉽게 찾아보실 수 있습니다^^

특히 클라우드 프린팅은 언제 어디서든 사무실 내 원하는 복합기에서 문서 출력이 가능해요. 만약 가까운 복합기에 대기 인원이 너무 많다!! 그렇다면 망설이지 말고~~ 옆 부서 복합기를 이용할 수 있습니다. 회사 내 어떤 복합기에서든 사원카드나 지문으로 인증만 하면 대기 시간 없이 문서를 출력할 수 있습니다.

 

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BEST2. 무질서 아노미 상태의 문서들아.. 제발 좀 정리되면 안되겠니?

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복잡한 문서 관리! 이젠 안녕~ 어떤 문서든 쉽고, 간편하게!

이런… 정말 번거로우시겠어요. 이 문제의 경우, 종이문서와 전자문서의 변환이 간편한 도큐웍스를 추천합니다. 종이문서를 스캔하면 도큐웍스 파일로 바로 저장이 되는데, 별도의 작업 없이 전자문서처럼 바로 편집이 가능합니다. 실제로 법무팀의 소송 업무를 간소화한 사례가 있고, 기사스크랩의 경우 전자 기사는 물론, 종이 기사도 편리하게 스크랩할 수 있어 유용하게 사용된답니다.

자세한 정보를 원하시면 이곳을 참조하세요^^ <사례 보러 가기>

 

언제 어디서나 손쉽게 문서 공유! 정보 유출의 걱정도 NONO!!

출퇴근 길에, 또는 외근 다녀오는 길에, 급작스럽게 문서를 공유해야 했던 경험.. 누구나 있겠지요? 당황하지 마세요. 요즘에는 기업을 위한 클라우드 서비스가 많이 있으니까요. 예를 들어, 후지제록스의 클라우드 서비스 ‘워킹폴더’는 언제 어디서든 문서를 자유롭게 확인하고 공유 할 수 있습니다. 또한 외부에서 스마트폰과 같은 모바일 기기로 팩스를 수신할 수도 있답니다. 한국후지제록스의 워킹폴더의 경우 통상적인 데이터센터 수준을 평가하는 미국통신산업협회(TIA)의 TIA-942 가이드의 최고 등급인 Level 4를 획득 했습니다. 그만큼 보안이 중요한 기업에서 사용하기에 안성맞춤이라는 뜻이기도 하지요.  이러한 보안 기술에는 파일 암호화는 물론 폴더 단위의 접속 제한, 파일 업로드/다운로드 로그 추적 등의 편리하면서도 안전한 클라우드 서비스를 보장합니다.

 

 

BEST3. 쥐도 새도 모르게 새어나가는 종이와 토너비용, 좀 아껴주면 안되겠니? 

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잘못 날린 대량 컬러 문서에 토너와 용지는 바닥.. 

실수로 잘못 날리고, 흑백으로 출력해도 되는 문서를 컬러로 프린트하고.. 어느 사무실에서나 흔히 볼 수 있는 일들이죠. 하지만 복합기에서 사용자 인증을 해야 프린트가 가능한 솔루션을 도입하면 오출력으로 인한 낭비를 막을 수 있습니다! 또, 부서별, 개인별 업무 스타일에 맞는 문서 출력량을 미리 설정해서 관리할 수도 있습니다. 예를 들어, 제안서 출력이 많은 영업부서에는 직원당 컬러 프린트 100장, 흑백 50장. 법무팀에는 컬러 10장, 흑백 100장만 프린트가 가능하도록 미리 설정할 수 있습니다. 

 

사실.. 직장인이 해결할 수 있는 문제들이기보다는, 회사에서 솔루션을 도입해 해결해줘야하는 문제들인데요.. 사장님에게 적극적으로 제안해보세요! 업무 환경이 스마트해져야, 직원들이 스마트하게 일 하죠! 

 

 

우리 회사에 맞는 복합기와 솔루션이 궁금하시다면,

 <후지제록스 스마트워크 연구소>에서 쉽고 간단하게 솔루션을 찾아보세요!

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