일이 손에 잡히지 않는다고요? 칼퇴를 부르는 직장인 시간관리 노하우

징검다리 휴일 이후 3월의 첫 출근.

진한 글씨로 가득 찬 메일함을 보는 것만으로도 이미 스트레스죠.

 

하지만 일이 하기 싫어 미적거리다가는 오늘의 일이 내일로, 이번 주의 일이 다음 주로 밀릴 수 있습니다. 3월 한 달을 누구에게 쫓기는 듯한 조급한 마음으로 지내느냐, 내 페이스대로 일하고 칼퇴(..?)를 하느냐는 오늘 하루를 어떻게 보내는 지에 따라 달라질 수도 있습니다.

자, 커피 한 잔 찐하게 하고 휴일 동안 밀리고 쌓인 업무를 처리해봅시다. 어떻게? 효율적으로!

 

1_ 이것은 중요한 일인가, 혹은 긴급한 일인가?

지금 혹시  메일 확인 중이셨나요? 직장인의 시간관리 원칙 중 하나는 ‘메일 확인부터 하지 않기’ 입니다. 물론 중요한 메일은 먼저 확인해야 하지만, 날짜 순으로 메일을 일일이 다 체크하고 회신하지 말라는 것입니다. 별로 중요하지 않은 이메일에 바로 답장을 하거나, 마감이 한참 남은 쉬운 업무를 서둘러 처리하는 것은 그 일에서 빨리 벗어나고 싶은 정신적인 부담이나 강박관념 때문이라고 합니다.  지금 해야 할 일은 메일 확인이 아니라, 오늘 ‘해야 할 일들(to do list)’를 정리하고 ‘우선순위’를 정하는 것입니다. 

 

Woman looking at papers with cup of coffee --- Image by © Cadalpe/Image Source/Corbis

“지금 해야 하는 일은 중요한 일인가요? 혹은 긴급한 일인가요?”

 

이 질문이 바로 효과적으로 시간을 관리하는 열쇠입니다. 미국 제34대 대통령 드와이트 아이젠하워는 “중요한 일은 긴급하지 않고, 긴급한 일은 거의 중요하지 않다”고 했습니다. <성공하는 사람들의 7가지 습관>의 저자로 유명한 스티븐 코비는 아이젠하워의 이 원칙을 적용하여, 생산성을 높일 수 있는 시간관리 매트릭스를 만들었는데요. 그것이 바로 ‘아이젠하워 매트릭스’입니다.

 

2_ 아이젠하워 매트릭스로 업무 생산성 높이기

 

‘아이젠하워 매트릭스’는 우선순위를 결정하는 데 길잡이가 되어줄 매우 효과적인 방법입니다.

한정된 시간을 가장 효과적으로 사용하기 위해, 몇 개의 법칙에 따라 업무의 우선순위를 정해 생산성을 높이는 방법이죠. 

 

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이 매트릭스를 활용하면 일의 우선순위를 정하는 데 한결 도움이 됩니다.

 

중요하고도 긴급한 일: 긴급한 회의, 마감이 얼마 남지 않은 프로젝트, 고객사의 긴급 클레임, 돌발 보고상황과 같이 중요하면서도 매우 급한 일은 가장 우선순위에 두고 즉시 일에 착수하면 됩니다.

 

중요하지만 긴급하지 않은 일: 마감 기한이 한참 남았지만, 중요한 장기 프로젝트 등이 여기에 해당되겠죠? 이런 일은 당장 착수하기 보다는 마감 기한에 맞춰 철저한 일정을 수립한 뒤에 진행하는 것이 좋습니다.

 

긴급하지만 중요하지 않은 일: 불필요한 보고나 회의, 중요하지 않은 이메일 등은 그다지 중요하지 않은데, 긴급하기 때문에 시간 낭비의 주범이 되곤 합니다. 타인에게 부탁할 수 있다면 넘기도록 하고, 직접 처리하더라도 너무 몰입하지 않도록 조절해야 합니다.

 

중요하지도 긴급하지도 않은 일: 인터넷 뉴스를 보거나, SNS 등은 업무에 약간의 휴식이 될 때도 있지만, 대부분 이런 일은 불필요한 일에 해당됩니다. 가능한 이런 비중을 줄이도록 노력해야 하며, 우선순위를 마지막에 두도록 합니다.

 

아이젠하워 매트릭스에 따라 지금 있는 일을 나눠보고 하나씩 비워가는 방식으로 진행해보세요. 확실히 업무 일정에 따르는 스트레스가 감소하고, 생산성이 높아지는 것을 경험할 수 있습니다. 단, 반드시 ‘중요도’와 ‘긴급도’를 정확하게 파악해야 하다는 걸 잊지 마세요! ^^

 

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‘더 나은 커뮤니케이션이 세상을 만드는 힘이다!’ Better Communication을 위해 노력하는 후지제록스의 철학과 혁신, 기업문화, 사람 등 다양한 이야기를 들려드립니다.

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