메모만 잘해도 스마트한 직장 생활을!

업무에 효율을 높여주는 메모 비법은 따로 있다!

베스트셀러 <메모의 기술>의 저자 사카토 켄지가 전해주는 메모의 기술을 살펴볼까요?

꿈같던 여름휴가가 끝나고 하나, 둘 책상 앞에 복귀하는 시즌입니다. 휴가기간 동안 밀린 업무들을 보며 한숨 쉬고, 쏟아지는 자료들에 정신 없으시죠? 하필이면 꼭 이렇게 바쁠 때일수록 실수가 자주 발생하곤 하는 걸까요.

메모는 잊기 위해 하는 것

오늘은 이런 당신을 도와줄 ‘메모’에 관한 내용입니다. 중요한 내용들을 잔뜩 적어놓고 정작 필요한 것을 빨리 찾지 못해 헤매거나, 적은 것이 알고 보니 엉뚱한 내용이었던 적이 종종 있으시죠? 바쁜 와중에 필요한 자료가 제대로 정리되어 있지 않은 것만큼 화가 나는 일도 없는 것 같아요.

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우리는 흔히 메모를 잊어버리지 않으려고 한다고 생각하지만 사실은 마음 놓고 잊기 위해서 하는 것이기도 합니다. 마음 편히 다른 일을 하다가도 필요할 때면 다시 들여다 보고 기억하는 것이지요.

스마트한 메모란?

여러분께서는 틈틈이 메모를 하고 계신가요? 바쁜 직장생활에서 메모는 언뜻 생각하면 당연히 해야 할 것처럼 느껴지지만 메모를 ‘잘’ 하기란 의외로 그리 쉽지가 않습니다. 메모를 잘 한다는 것은 중요한 내용을 주제에 따라 알맞게 정리해서 저장하고, 그것을 다음에 필요할 때 빠르게 찾아서 볼 수 있다는 것입니다. 또한 그것을 편집하거나, 필요한 경우 다른 사람과 공유하는 데에도 문제가 없다는 뜻이죠.

메모의 기술

광고회사 출신의 일본인 작가 사카토 켄지는 저서<메모의 기술>에서 효과적으로 메모하는 방법에 대해 설명했는데요, 그 중 직장인 여러분들에게 도움될 만한 몇 가지를 뽑아보았습니다.

1. 언제 어디서든 메모하라.

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굳이 업무시간이 아니더라도 작은 수첩에, 휴대폰 메모장에 그 때 그 때 떠오르는 아이디어를 적는 것이 좋습니다. 별것 아니더라도 나중에 훌륭한 아이디어로 발전될 수 있으니까요.

2. 주위 사람들을 관찰하라.
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본인의 일에 집중하는 것도 좋지만 다른 사람들은 어떻게 하는지 관찰하는 것도 중요합니다. 특히 회의를 할 때는 참여자 별로 내용을 구분하여 각자 어떤 의견을 냈는지, 누구의 의견이 주목 받았는지 기록하고 그날의 결론과 수정사항, 최종 제출일 등을 꼼꼼하게 체크하여 메모합니다.

3. 기호와 암호를 활용하라.

기호와 암호는 메모의 가독성을 높여줍니다. 업무내용을 거래처정보/업무요청/전화번호 등의 세부사항으로 나눈 뒤 중요내용에 기호를 붙이거나 비슷한 내용끼리 같은 기호를 붙여 한눈에 들어오도록 합니다.

4. 메모를 데이터베이스로 구축하라.

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메모를 많이 하는 것도 좋지만 잘 정리하는 것이 더 중요합니다. 내용들을 그때그때 주제별로 분류하는 습관을 들이고, 문서나 스캔 등의 전달사항은 공유폴더에 전용공간을 만들어 바로 업로드하면 다른 업무 관련자들도 실시간으로 접근할 수 있어 좀더 효율적인 업무가 가능합니다.

최근 들어 특히 이러한 클라우드 서비스가 각광받는 추세인데요, 후지제록스에서는 자료의 업로드부터 수정, 공유, 출력까지 모든 것을 하나의 클라우드 시스템에서 가능하게 만들어 빠르고 완성도 높은 업무환경을 제공합니다.

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여기서 잠깐!
스마트한 메모앱을 찾고 있다면 한국후지제록스가 추천하는 인기 메모앱 3을 참고하세요.

구글킵
포스트잇을 쓰듯 간단한 메모용도로 좋고 구글 계정을 통해 동기화되므로 저장 및 공유가 편리하다.

에버노트
무료 제공 용량이 크며(60MB) 목표 관리, 컨텐츠 구독 등 다양한 부가기능을 제공한다.

원노트
모든 기능이 100% 무료이고 MS계정을 통해 자동 동기화된다. 기기 연결과 용량에 제한이 없다.

메모는 단순히 일을 빨리 할 수 있게 하는 것뿐만 아니라 기억력의 한계로 발생하는 업무상의 실수를 줄여주는 든든한 지원군 역할을 합니다. 사카토 켄지는 “기록은 기억보다 강하다”는 말을 남겼는데요, 당신의 기억을 지배하는 메모 습관, 오늘부터 시작해보는 것은 어떠신가요?

 

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‘더 나은 커뮤니케이션이 세상을 만드는 힘이다!’ Better Communication을 위해 노력하는 후지제록스의 철학과 혁신, 기업문화, 사람 등 다양한 이야기를 들려드립니다.

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