전 세계로 수출하는 의류제조 업체에서는 오피스 환경의 고민을 어떻게 해결했을까요?

세계시장을 주 무대로 수출입 업무를 하고 있는 담당자라면, 여러 가지 문서 고민들이 있으실 겁니다. 지금부터 후지제록스의 컨설팅을 통해 스마트한 오피스로 변화된 사례를 담당자 인터뷰를 통해 소개해 드리겠습니다.

 

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오늘의 주인공!! 훈훈한 외모의 총무팀 담당자님 등장!!

 

연간 8억불 이상의 의류와 소재를 생산하는 전세계 다운시장 1위의 기업인 <P회사>는 미국, 중국, 베트남 등에 여러 지사를 보유한 글로벌 의류업체입니다.

그런데 P회사는 수출이 많은 만큼 방대한 양의 수출입 서류들을 이메일과 팩스로 주고 받고 있어 총무팀에서는 체계적인 문서환경의 필요성을 느끼고 있었습니다.

 

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고민1.

“월말에 바쁠 때는 1인당 3천장에서 많게는 1만장까지.. 엄청난 문서를 다뤄야 해서 이런 문서핸들링 업무만을 위한 아르바이트 또는 계약직을 고용하곤 했었죠.”

고민2.

“용지걸림, 복합기 장애나 카트리지 긴급 구매 요청으로 정작 바쁜 주요업무가 지연될 때는 업무 능률이 뚝뚝 떨어지는걸 느끼곤 했었죠.”

고민3.

“문서보안의 중요성은 알았지만 어디서부터 어떻게 문서 통합 관리를 시작할지 막막했었던 것 같아요.”

 

이러한 문서환경에 대한 고민을 갖고 있었던 P회사가 한국후지제록스의 다큐먼트 컨설팅을 통해 P회사만을 위한 맞춤 솔루션으로 스마트한 오피스 환경을 구축하였는데요, 그 비결이 무엇인지 과연 어떻게 바뀌었는지 담당자와의 인터뷰를 통해 생생한 후기를 들어볼까요?

 

“바쁠 땐 1인당 3천창이 넘는 문서작업 시간이 대폭 줄었죠.”

“복합기 장애가 전부 총무팀으로 몰렸는데 이젠 신경 안 써도 되요. ”

“저희 해외 지사에도 업무생산성의 좋은 사례로 소개되었어요.”

 

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개인별, 부서별 문서관리를 쉽고 편리하게 관리할 시스템을 무상 제공

 

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사원증을 통한 개인인증으로 복합기 사용이 가능하니 보안문제 걱정 끝~~

> 솔루션 포인트1.

사원증이나 지문을 통한 개인인증으로 문서를 인쇄/스캔/팩스 처리하고, 업무별 문서함에 즉시 업로드하여 관리하니 서류작업 시간이 많이 단축되었어요. 그리고 후지제록스에서 제공해준 IPS 홈페이지를 통한 대량스캔업무의 활용하니 편리하게 문서 관리가 가능합니다.

 

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> 솔루션 포인트2.

복합기의 장애를 자동으로 후지제록스 콜센터로 바로 접수하여 기존 관리 부서의 업무 부담을 줄여주고, 시스템은 카트리지 사용량을 실시간으로 체크해주어 소모품이 갑자기 떨어지는 긴급한 상황을 미연에 방지할 수 있습니다.

 

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> 솔루션 포인트3.

후지제록스의 컨설팅을 받고 부서별, 업무별 동선에 맞게끔 장비를 배치하여 불필요한 복합기 수량을 많이 줄일 수있어 사무환경이 많이 깨끗해졌습니다. 뿐만 아니라 시스템을 통한 장비관리의 일원화가 가능해져 운영이 매우 편리해 졌습니다.

 

 

어떠셨나요? 대량의 스캔 업무, 잦은 복합기 장애 그리고 문서보안 및 장비관리 문제를 한 번에 해결한 후지제록스만의 솔루션!  혹시 P회사의 총무팀 담당자와 똑같은 고민을 갖고 계시진 않으신가요?

후지제록스의 전문적인 컨설팅과 문서환경 아웃소싱 서비스로 고민타파를 원하시면, 스마트워크 연구소에 상담을 남겨 주세요.

 

▼ 아래 클릭하시면 유튜브full 영상을 확인하실 수 있어요!

 
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‘더 나은 커뮤니케이션이 세상을 만드는 힘이다!’ Better Communication을 위해 노력하는 후지제록스의 철학과 혁신, 기업문화, 사람 등 다양한 이야기를 들려드립니다.

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