종이가 사라지는 사무실, ‘페이퍼리스 오피스(Paperless Office)’

 

사무실 책상에 어지럽게 널려 있는 결재서류들, 하루에도 수십장씩 복합기에서 출력되는 다량의 회의 자료들… 사무실에서 일반적으로 볼 수 있는 모습인데요. 훗날에는 이처럼 사무실에서 뗄래야 뗄 수 없는 종이를 더 이상 볼 수 없을지도 모르겠습니다. IT산업의 발달과 디지털미디어의 확산으로 스마트 기술과 모바일 기기가 발달하면서 종이가 필요 없는, 이른바 ‘페이퍼리스 오피스(Paperless Office)’ 시대가 도래했기 때문입니다.

 

 

| 종이가 사라지고 있다?!

 

 

우리의 일상 속에서 종이가 점차 사라지고 있습니다. 식당에 가면 종이 메뉴판 대신 태블릿PC 메뉴판으로 음식을 고르고, 매월 집으로 날아오던 휴대폰 요금 고지서를 이젠 스마트영수증으로 받아볼 수 있게 된 것을 떠올리시면 쉽겠죠? 그렇다면 종이가 사라지는 시대에는 과연 어떤 점이 편리해졌을까요?

 

 

먼저 스마트영수증을 예로 설명해보겠습니다. 환경부의 발표에 따르면, 종이영수증의 연간 발행 건수는 310억 건(*2012년 기준)으로, 영수증 발급 비용만 약 2,500억원에 달하는 것으로 나타났는데요. 이러한 종이영수증을 스마트영수증으로 대체하게 되면 종이영수증에 적힌 카드번호, 서명형태, 거래내역 등의 개인정보 유출의 위험이 현저히 줄어들 뿐만 아니라 영수증 생산과 발행, 폐기 시 발생되는 온실가스와 각종 비용을 줄일 수 있으니 그야말로 일거양득인 셈이겠죠? 🙂

 

| 페이퍼리스 오피스에 도전하는 기업들

 

 

종이를 쓰지 않는 사무실, 다시 말해 ‘사무 자동화 시스템’을 뜻하는 페이퍼리스 오피스는 공공기관, 금융권 등 국내 다양한 업계에서 확인할 수 있습니다. 일례로 국내의 A카드사는 기존의 종이서류 대신 태블릿PC만으로 회원을 모집하는 페이퍼리스 서비스를 구축했는데요. 복잡하고 번거로운 가입절차는 생략되고, 카드발급까지 걸리는 기간을 단축할 수 있어 고객들의 반응이 매우 좋다고 합니다.

 

또한 B통신사의 경우 ‘종이 없는 사무실’, 즉 페이퍼리스 오피스 확산에 속도를 내고 있는데요. 임직원들이 태블릿PC와 클라우드 컴퓨팅(클라우드·가상 저장공간)을 기반으로 언제 어디서나 업무를 수행하는 것은 물론 보다 안전한 환경에서 정보공유 및 열람 등을 할 수 있도록 지원하겠다는 입장을 밝혀 눈길을 끌었습니다.

 

 

특히 정보통신을 기반으로 하는 전자문서는 문서의 송·수신 기록이 남기 때문에 보안 문서의 외부 유출 사고를 차단할 수 있을 뿐만 아니라 다양한 보안 시스템을 통해 위조 및 관계자 외 열람도 어렵기 때문에 문서 보안을 강화할 수 있다는 장점이 있는데요. 이에 불특정 다수의 많은 민원을 처리해야 하는 공공기관에서는 업무에 필요한 종이서류를 전자문서로 디지털화하며 정보 보안 강화는 물론 업무효율 제고와 비용절감 효과까지 톡톡히 보고 있다고 하네요.

 

| 기업의 스마트워킹(Smart Working)을 위한 후지제록스 솔루션

 

이와 같이 페이퍼리스 오피스 시대가 도래했다고 해도 모든 기업들이 하루아침에 종이를 없앨 수는 없는 일입니다. 이에 기업들은 변화하는 업무 환경에 맞춰 종이를 효율적으로 줄여나가는 방법을 모색하고 있는데요. 그 중 후지제록스는 복합기를 중심으로 한 다양한 클라우스 서비스와 독자적인 전자문서 솔루션을 통해 페이퍼리스 오피스를 고민하는 기업들에게 큰 주목을 받고 있습니다.

 

 

특히 후지제록스의 클라우드 팩스(Cloud Fax)는 팩스로 전송한 문서를 모두 전자문서 형태로 저장할 수 있어 불필요한 종이 출력을 줄이고, 언제 어디서나 필요한 문서를 검색해 확인할 수 있는데요. 팩스가 수신되면 PC에서 알림창을 통해 사용자에게 알려주며, 내용을 확인한 후에는 즉시 삭제할 수 있어 문서를 보다 간편하고 안전하게 관리할 수 있습니다. 때문에 팩스 사용이 많은 제조 및 물류 업계나 외근이 잦은 직종에서 좋은 반응을 얻고 있죠.

 

뿐만 아니라 자사의 문서관리 소프트웨어인 도큐웍스(DocuWorks)를 활용하면 종이와 전자문서를 관리 단일화하여 각각의 문서 그대로를 하나의 파일로 정리하여 보관할 수 있으며, 마치 종이처럼 메모장, 마커, 스탬프 등을 전자 문서 상에서 처리할 수도 있는데요. 이때, 자사의 클라우드 서비스인 워킹폴더(Working Folder)와 연동하면 파일을 드래그하는 것만으로 간단히 파일을 업로드하거나 다운로드 하는 등 더욱 유연한 업무가 가능해집니다. 이로써 더욱 편리하고 능동적인 비즈니스를 실현할 수 있겠죠?

 


 

오늘은 우리의 삶에 매우 가까이 다가온 ‘페이퍼리스 오피스’에 대해 알아보았는데요. 앞으로 사무실의 문서업무 효율성을 높일 수 있는 페이퍼리스 오피스가 가져올 새로운 변화를 기대해봅니다. 😀

 

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‘더 나은 커뮤니케이션이 세상을 만드는 힘이다!’ Better Communication을 위해 노력하는 후지제록스의 철학과 혁신, 기업문화, 사람 등 다양한 이야기를 들려드립니다.

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