당신의 문서는 안전하십니까? 사무실 문서 보안 지수 점검하기

 

요즘 기업들의 보안에 적신호가 켜졌습니다. 바로 지난 5월부터 시작된 대규모 랜섬웨어(Ransomware, 사용자 컴퓨터 시스템에 침투하여 중요 파일에 대한 접근을 차단하고 금품(ransom)을 요구하는 악성프로그램) 공격 때문인데요. 랜섬웨어와 같은 악성코드로부터 기업피해를 최소화할 수 있는 방안은 무엇일까요? 보안 전문가들이 말하는 최고의 대비책은 바로 문서 중앙화! 문서를 중앙에서 통합관리하게 되면 개별 PC의 피해가 기업의 문서 유출로 연결되는 것을 근본적으로 방지할 수 있기 때문이죠. 그럼 지금부터 사무실 문서 보안의 든든한 지킴이가 되어줄 후지제록스의 문서보안 솔루션을 알아보도록 할까요?

 

 

| 사무실 문서 보안, 왜 중요할까?

 

기업의 정보는 곧 기업의 경쟁력이며, 이러한 기업의 정보가 담긴 문서는 곧 기업의 재산이라고 할 수 있습니다. 그런데 최근 미국 최대의 정보통신회사 ‘버라이즌(Verizon)’이 발표한 데이터 보안침해조사 보고서에 따르면, 공공부문의 전체 보안침해 사고 중 내부 직원의 실수로 인한 위험이 34%로 가장 높은 비율을 차지하는 것으로 나타났습니다.

 

 

이처럼 내부자에 의한 보안 사고가 높은 수치를 기록하고 있는 만큼 사무실 내에서 보안관리에 더욱 각별한 주의가 요구되고 있는 상황인데요. 그 이유는 바로 사소한 부주의로 일어나는 보안실수가 자칫 개인은 물론이고 회사에 막대한 금전적 피해와 법적인 피해를 끼칠 수 있기 때문이죠.

 

 

| 사무실 문서 보안 지수를 떨어뜨리는 실수를 찾아라!

 

일반적인 사무실에서 흔히 볼 수 있을 법한 풍경인 하단의 사진 속에는 누구나 무심코 저지르기 쉬운 3가지의 문서 보안 실수가 숨어있습니다. 여러분은 몇 개나 찾으셨는지요? 정답은 아래와 같습니다.

 

 

1. 무방비하게 개방된 컴퓨터

 

여러분은 일하던 도중 자리를 비울 때 어떻게 하시나요? 보통은 그저 잠시 뿐이라는 생각에 업무 중이던 모니터 화면을 그대로 켜두고 자리를 비우시는 분들이 많을 텐데요. 이때, 무방비하게 열려 있는 컴퓨터를 통해 회사의 중요 정보 및 기밀 문서가 빠져나갈 수 있다는 사실, 알고 계신가요? 이를 예방하기 위해서는 먼저 자리를 비우기 전에 열려 있던 창을 최소화하고, 화면 보호기의 자동 잠금 시간을 짧게 설정하거나 모니터 잠금화면을 생활화 해두는 것이 좋겠죠?

 

2. 민감한 정보를 적어 놓은 포스트잇

 

지금 바로 본인의 책상을 한 번 훑어 보시길 바랍니다. 혹시 개인적으로 반드시 기억해야 할 중요한 내용이 적혀 있는 포스트잇이 모니터 옆에 하나쯤은 붙어있지 않은가요? 그런데 그것이 만약 회사의 중요한 문서들을 담고 있는 계정의 아이디와 비밀번호라면… 어딘가에 숨어 있을 지 모르는 산업스파이나 해커들에게는 더할 나위 없이 좋은 단서가 될 수 있겠네요.

 

3. 아무렇게나 널려있는 기밀문서들

 

바쁜 업무에 치여 정신없이 회사 생활을 하다 보면 필요한 자료를 인쇄한 후 폐기하는 것을 깜빡 잊거나, 혹은 출력물을 그대로 쌓아두는 경우가 부지기수입니다. 하지만 이런 사소한 부주의로 인해 생각보다 많은 정보가 외부로 새어 나가고 있다는 사실! 오늘부터 회사와 관련된 민감한 정보가 담겨 있는 서류는 반드시 잠금 장치가 되어 있는 캐비닛 혹은 서류철에 보관하는 습관을 들여보는 것은 어떨까요?

 

 

+ Plus Tip! 문서보안 지수를 높이는 체크리스트

 

더욱 철저한 사무실 문서 보안을 위해 아래 항목들을 실천해보세요.

 

– 문서 인쇄 시 워터마크를 삽입할 것

– 인쇄된 보안 문서는 확인 후 반드시 파기할 것

– 이면지 함에 들어있는 보안문서를 발견 시 즉시 파기할 것

– 주기적으로 책상 정리 및 문서정리를 할 것

– 문서 공유 시 PDF로 변환하여 공유할 것

– 중요한 문서는 종이 문서가 아닌 전자 문서 형태로 보관할 것

 

 

 

| 정보 유출 막는 후지제록스의 문서보안 솔루션

 

앞서 살펴본 바와 같이 사무실에는 언제나 정보 유출의 위험이 도사리고 있지만, 문서관리 및 보안을 강화해주는 다양한 솔루션들도 있습니다. 대표적으로 후지제록스의 ‘이미지로그 솔루션(Image Log Service)’, 워킹 폴더(Working Folder)’ ‘도큐 웍스(DocuWorks)’가 좋은 예가 될 수 있는데요.

 

먼저 후지제록스 ‘이미지로그 솔루션’은 누가, 언제, 어떤 문서를 출력했는지 쉽게 알 수 있으며, 사내에서 지정한 보안 키워드가 들어간 문서가 출력되었을 경우에는 관리자에게 곧바로 알림이 전달되기 때문에 안전하게 문서를 관리할 수 있습니다. 또한, 복합기 사용시 사용자 인증제도를 통해 문서 유출 사고 발생 시에도 해당 사용자를 추적할 수 있어 잠재적 유출 사고를 방지해주죠.

 

 

또한 시간과 장소의 제약 없이 효율적으로 문서 업무를 수행할 수 있도록 지원하는 클라우드 문서관리 솔루션인 ‘워킹 폴더’는 공인 IP 주소별로 접근 제한을 설정할 수 있으며, 데이터 통신 암호화를 통해 보다 안전한 환경에서 자료를 공유할 수 있습니다.

 

그리고 전자문서의 통합관리 솔루션인 ‘도큐웍스’는 워드, 엑셀, PPT, CAD, 이미지 등 다양한 포맷의 문서들을 도큐웍스라는 단일화된 포맷으로 자동 변환해주며 PDF와도 자유롭게 연동할 수 있어 효율적인 업무는 물론 기업의 문서 보안에 대한 위협을 현저히 줄여줍니다. 이러한 후지제록스의 솔루션과 함께라면 복잡한 문서관리는 물론 사내 문서보안 고민을 확실히 덜 수 있겠죠? 😀

 


 

정보화 시대의 가장 중요한 키워드로 떠오른 ‘보안’. 그 중 특히 정보 유출 이슈는 업종과 규모에 관계 없이 모든 기업들이 관심을 가지고 철저히 대비해야 하는 문제인데요. 이에 앞서 개인이 먼저 무심코 사내 문서 보안 지수를 떨어뜨리는 실수를 범하고 있는 건 아닌지 점검해보고, 더욱 주의를 기울이고 조심하는 자세가 필요하겠습니다.

 

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‘더 나은 커뮤니케이션이 세상을 만드는 힘이다!’ Better Communication을 위해 노력하는 후지제록스의 철학과 혁신, 기업문화, 사람 등 다양한 이야기를 들려드립니다.

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