스마트 워크(Smart Work) 시대, 유연한 업무환경을 만드는 3가지 방법

 

최근 구글, 페이스북과 같은 글로벌 기업을 비롯해 국내·외 다양한 기업에서 스마트 오피스(Smart Office)를 구현하기 위한 움직임이 활발해지고 있습니다. 하지만 이를 위해서는 무엇보다 언제 어디서나 효율적으로 일할 수 있는 ‘유연한 업무 환경’이 뒷받침되어야 한다는 사실! 그렇다면 소통과 협업, 개인의 창의성과 능률을 최대한으로 끌어낼 수 있는 스마트한 업무 환경을 만드는 방법에는 어떤 것들이 있을까요?

 

 

| 내가 앉는 곳이 곧 내 책상! ‘핫 데스킹(Hot Desking)’

 

여러분이 생각하는 일반적인 사무실은 어떤 모습인가요? 아마도 많은 분들이 각각의 자리마다 칸막이로 나뉘어 있고, 네모반듯한 책상들이 줄지어 있는 공간을 떠올리실 텐데요. 최근 많은 기업 내에서 직원들간의 협업과 커뮤니케이션의 중요성이 높아짐에 따라 사무실의 모습도 다양한 형태로 진화하고 있습니다.

 

 

대표적인 사례가 바로 ‘핫 데스킹’인데요. 핫 데스킹(Hot Desking)’이란 직원들이 지정된 자리를 갖지 않고 자유롭게 업무공간을 공유하면서 일하는 방식을 의미합니다. 핫 데스킹의 개념이 처음 등장한 90년대 초반에는 소규모 기업이나 외근이 잦은 직종에 적합한 업무 환경으로 알려졌으나, 현대 사회에 접어들며 무선 인터넷, 노트북, 태블릿 PC 등의 발달로 해외에서는 이미 보편적인 비즈니스 트렌드가 되었죠.

 

핫 데스킹이 갖춰진 업무 환경에서는 직원 개개인이 원하는 자리는 물론 심지어 편안한 소파에 앉아 일할 수도 있는데요. 이 같은 변화는 직원들에게 자율성을 부여해 업무 성과를 높일 수 있을 뿐만 아니라 부서간 협업이 필요한 경우에 효과적인 업무 방식으로 인정받고 있습니다. 또한, 일시적으로 팀을 구성할 때도 별도의 재배치 없이 곧바로 실행할 수 있으니 그야말로 ‘스마트 워크(Smart Work)’에 최적화된 업무 환경이라고 할 수 있겠죠?

 

 

| 업무 공간의 경계를 허물다, ‘오버랩 존(Overlap Zone)’

 

직원들 간의 소통, 즉 커뮤니케이션 능률을 높일 수 있는 또 다른 방법은 업무 공간의 경계를 허문 ‘오버랩 존(Overlap Zone)’을 만드는 것입니다. 오버랩 존은 직원들의 교류를 더욱 활발하게 만들어주며, 즉흥적인 협업을 위한 기초가 되는데요. 오늘날 협소하고 폐쇄된 오피스보다는 개방된 업무 공간을 선호하는 젊은 직장인들 사이에서 좋은 반응을 얻고 있는 업무 환경이기도 합니다.

 

 

일례로 미국의 광고 대행사 ‘Grupo Gallegos’는 직원들간의 더욱 활발한 협업을 위해 사무실 내의 두꺼운 벽을 허물고, 시각적으로 탁 트인 투명한 유리벽을 만드는 과감한 시도를 감행했는데요. 남들과는 다른 안목과 독창성이 요구되는 광고 대행사 업계 특성상, 꽉 막히고 개별적인 분위기보다는 직원 여럿이 함께 어우러질 수 있는 열린 사무실 환경을 조성해 직원들의 잠재력과 창의력을 최대로 끌어냈다는 평가를 받고 있습니다.

 

이 밖에도 미국 미시간 대학(University of Michigan)의 한 연구에 따르면, 과학자들 사이에서 일반적인 연구실보다 ‘조날 오버랩(Zonal Overlap)’이라고 알려진 공간에서 좀 더 많은 협업이 일어났다고 하는데요. 이는 일반 기업에도 적용되어 팀원들 사이의 자유로운 교류 및 상호작용의 기회를 제공하는 것은 실제로 조직의 성과를 향상시킬 수 있음을 시사하는 사례로 꼽힙니다. 

 

 

삭막한 사무실에 생기를! ‘오피스 가드닝(Office Gardening)’

 

직장인들은 PC, 노트북, 스마트폰 등 많은 전자기기와 함께 업무시간을 보내곤 합니다. 그런데 이러한 전자기기에서 발생하는 전자파가 두통과 수면장애, 기억력 감소 등의 부정적인 영향을 끼친다는 사실, 알고 계신가요? 이에 직장인들을 위한 쾌적한 업무 환경 및 업무 능률을 제고하기 위한 방법으로 ‘오피스 가드닝(Office Gardening)이 주목받고 있습니다.

 

 

최근 농촌진흥청의 연구 조사 결과에 따르면, 사무실에 식물을 두었을 때 직장인들의 우울감과 피로감이 크게 줄어드는 반면 활력이 높아지면서 업무 효율이 약 12% 정도 상승되는 것으로 나타났는데요. 이뿐만 아니라 실제로 업무 공간에서 자신의 화분을 키우는 것만으로도 스트레스 해소에 도움이 되며, 밀폐된 사무실의 공기 정화 및 전자파 차단 효과도 얻을 수 있다고 합니다. 게다가 자신만의 식물을 가꾸는 재미로 무미건조했던 일상에 활력이 생겨 결과적으로는 더욱 유연한 사고를 할 수 있겠죠?

 

그린 오피스(Green Office)와 유연한 업무환경을 동시에 실현하고 싶다면, 오늘부터 스트레스는 줄여주고 업무 효율은 높여주는 ‘오피스 가드닝’에 도전해보는 것은 어떠신가요? 🙂

 

 

| 더 나은 커뮤니케이션을 위한 ‘CDC(Communication Design Center)’

 

한편, 한국후지제록스는 앞서 소개해드린 업무 환경의 변화에 발맞춰 고객과의 더 나은 커뮤니케이션을 위한 공간인 ‘CDC(Communication Design Center)’를 오픈했는데요. 이는 고객 중심의 커뮤니케이션으로 기업의 경영 과제를 함께 해결해나가는 새로운 개념의 공간이라고 할 수 있습니다.

 

▲ 후지제록스의 CDC 커뮤니케이션 존은 움직이는 데스크로 더 자유롭고 유연하게 소통하는 공간이다.

 

고객과의 커뮤니케이션 및 내부 직원들의 비즈니스 공간으로 활용되고 있는 CDC의 커뮤니케이션 존(Communication Zone)에는 퍼즐처럼 서로 맞출 수 있으며, 용도에 맞게 재배치할 수 있는 ‘움직이는 데스크(Movable Desks)’ 설치되어 있는데요. 이 공간에서는 고객과의 비즈니스를 자유롭게 진행 할 수 있으며, 여러 구성원들이 최신의 커뮤니케이션 툴을 활용해 협업을 할 수도 있습니다. 즉, 유연한 업무 환경을 만드는 데 필요한 이동성, 유연성, 협업성에 최적화된 공간 디자인이라고 할 수 있죠. 😀

 

>> 한국후지제록스 CDC 대해 궁금하시다면? (Click!)

 


 

‘사람은 공간을 만들고, 공간은 사람을 변화시킨다’는 말이 있습니다. 오늘날 오피스 공간이 단순히 일을 하는 ‘사무실’의 개념을 넘어 점차 직원들간의 ‘커뮤니케이션의 장’으로 탈바꿈하고 있는 만큼, 앞으로 보다 많은 기업 내에서 유연한 업무 환경이 조성될 날을 기대해봅니다!

 

 

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‘더 나은 커뮤니케이션이 세상을 만드는 힘이다!’ Better Communication을 위해 노력하는 후지제록스의 철학과 혁신, 기업문화, 사람 등 다양한 이야기를 들려드립니다.

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