4차 산업혁명 시대의 비즈니스 자산, 전자문서! 현명하게 관리하고 싶다면?

 

4차 산업혁명 시대가 도래하면서 비즈니스 플랫폼으로서 전자문서 통합 관리의 중요성이 대두되고 있습니다. 오늘날 기존의 종이문서에서 전자문서로의 단순한 전환을 넘어서 문서 디지털화와 관련된 다양한 비즈니스 모델이 창출되는 시대로 변화하고 있는데요. 이는 공공기관, 대기업 등에서 전자문서 솔루션 도입 확대를 통해 디지털 자산의 보완강화, 업무효율성 제고 및 비용절감의 효과를 기대하고 있기 때문이죠.

 

이처럼 많은 기업 내에 전자문서 환경이 보편화되면서 통합 문서관리 솔루션이 주목받고 있는데요. 그중 회사 내·외부 언제 어디서나 유연한 비즈니스 커뮤니케이션을 지원하는 후지제록스의 통합 문서관리 솔루션, 도큐웍스8(DocuWorks8)’의 주요 기능에 대해 살펴보려고 합니다.

 

 [여기서 잠깐] 후지제록스의 통합 문서관리 솔루션 ‘도큐웍스(DocuWorks)8’이란?

 

후지제록스의 도큐웍스8은 데스크 위에 늘어놓은 종이문서를 다루듯이 다양한 형식의 문서를 화면에 펼쳐놓고 한 눈에 관리할 수 있는 소프트웨어로, 컴퓨터 상에 재현한 전자 데스크(DocuWorks Desk)와 그 위에 늘어놓은 문서를 열람 및 편집하는 툴(DocuWorks Viewer)로 구성되어 있는데요. 오늘은 그 중 전자 데스크와 관련된 기능들에 대해 먼저 소개해드리고자 합니다.

 

 

 

| 다양한 형식의 파일을 한 번에! 문서 통합 관리 기능

 

 

가장 먼저 후지제록스 도큐웍스8의 가장 큰 장점은 문서의 형식과 관계없이, 여러 파일을 소프트웨어 하나로 통합 관리할 수 있다는 점입니다. 즉 워드, 파워포인트, 엑셀, PDF 등 다양한 오피스 문서를 도큐웍스(xdw)라는 단일 파일 포맷으로 통합해 전자 문서의 전달, 보관, 공유는 물론 다양한 편집 및 검색을 지원하는 것인데요. 이뿐만 아니라 문서 편집 기능이 강화돼 하나의 도큐웍스 문서를 다른 도큐웍스 문서로 페이지를 손쉽게 이동하거나 복사할 수 있으며, 미리보기 기능을 통해 문서를 열지 않고도 세부내용을 확인할 수 있는 것이 특징입니다.

 

 

| 더욱 편리해진 기능으로 문서 검색을 보다 빠르게!

 

 

 

또 하나, 도큐웍스8은 더욱 편리해진 검색 기능을 자랑하는데요. 첫째로 DocuWorks Desk의 메인 화면에서 바로색인을 검색할 수 있습니다. 검색결과에서 파일 종류 등으로 결과를 더 좁힐 수도 있죠. 아울러 「검색하여 마크 플러그인」 기능을 사용하면 검색한 문자열에 마커가 표시되고, 페이지에 메모장이 부착됩니다.

 

둘째로 정보 보기에서 문서에 속성을 추가할 수도 있는데요. 이때, 속성보기와 조합하면 원하는 문서를 더 쉽게 찾을 수 있다는 사실! 이 밖에도 1주일 이상 갱신되지 않은 문서의 미리보기 이미지를 노란색으로, 1개월 이상 갱신되지 않은 문서의 미리보기 이미지는 세피아 색으로 표시할 수 있어 직관적으로 문서를 조작할 수 있답니다.

 

 

| 사용자의 편의에 맞게 편집 가능한 작업 도구 모음툴

 

 

도큐웍스8만의 또 다른 기능은 바로 고객의 업무에 맞춰 도구 모음의 커스터마이징(Customizing)이 가능하다는 것입니다. 쉽게 말해 작업 공간 하단에 「작업도구 모음」으로 배치할 수 있으며, 이를 통해 자주 사용하는 기능을 보다 편리하게 사용할 수 있는 것이죠. 게다가 다양한 컬러와 폰트는 물론 밑줄, 형광펜, 도형 추가 기능과 스탬프, 포스트잇, 인덱스 등 실제 문서와 같은 다양한 주석 기능을 갖춘 문서편집 툴을 제공하니, 별도의 편집 툴이 필요 없다는 점!

 

 

| 별도의 서버 없이도 손 쉬운 정보 공유 OK!

 

 

도큐웍스8을 활용하면 가까이에 있는 사람과 작업공간을 손쉽게 공유할 수도 있습니다. 특히 「이웃 Desk」 기능을 사용하면 별도의 공유 서버나 폴더를 마련하지 않아도 동일 서브넷 내의 DocuWorks Desk를 연 사람과 최대 20명까지 공유할 수 있답니다.

 

뿐만 아니라 링크 폴더 내에 공유문서를 보관하면 문서가 작은 그림 보기로 표시되어 보다 쉽게 확인할 수 있는데요. 네트워크상에 있는 문서의 검색이나 편집이 DocuWorks Desk 하나로 모두 가능해지기 때문에 정보의 흐름이 훨씬 빠르고 원활해지겠죠?

 

 

| 투명 폴더 / 봉투 기능으로 정형화된 작업을 보다 원활하게

 

 

마지막으로 도큐웍스8에는 여러 형태의 문서를 가상의 폴더나 봉투로 묶어서 공유할 수 있는 「투명폴더」「봉투(불투명폴더)」 기능이 있습니다. 이 기능들을 활용하면 사무용 문서나 이미지 파일 등을 도큐웍스 문서로 따로 변환하지 않아도 하나로 통합하여 관리할 수 있으며, 동일한 네트워크상에서 파일을 더 빨리 공유할 수 있어 보다 유연한 커뮤니케이션이 가능해지는 것이 특징인데요. 이와 더불어 전달하고 싶은 내용을 주석으로 기입할 수 있고, 전자서명한 문서는 「변경있음」 문서로 바뀌지 않으므로 문서를 주고받기에도 무척 편리하답니다.

 


 

지금까지 무궁무진한 활용가능성을 가진 후지제록스의 통합 문서관리 솔루션 ‘도큐웍스8’의 기능들에 대해 살펴보았는데요. 다음 편에서는 문서 열람 및 편집툴로 구성된 DocuWorks Viewer와 관련된 기능들을 소개해드릴 예정이오니, 많은 기대 부탁드립니다! 😀

 

 >> 후지제록스 DocuWorks8 자세한 기능이 궁금하다면? (Click!)

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‘더 나은 커뮤니케이션이 세상을 만드는 힘이다!’ Better Communication을 위해 노력하는 후지제록스의 철학과 혁신, 기업문화, 사람 등 다양한 이야기를 들려드립니다.

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