100명의 직장인이 응답하다. 우리회사에 필요한 문서관리는 바로 이거?!

 

최근 한국생산성본부(KPC)의 조사에 따르면 우리나라 직장인의 52%가 전체 업무시간 중 문서 관련 업무에만 업무시간의 절반 이상을 할애하는 것으로 나타났습니다. 따라서 회사의 문서 관리 시스템만 개선해도 업무의 효율성을 크게 향상시킬 수 있다는 사실! 이에 한국후지제록스는 지난 6월 21일부터 7월 26일까지 IT, 정보통신, 교육, 공공기관 등 다양한 업종에서 근무 중인 직장인 100명을 대상으로 문서 통합관리에 대한 설문조사를 진행했는데요. 과연 어떤 결과가 나왔는지 지금부터 함께 살펴볼까요?

 

 

 

가장 먼저 직장 내에서 다루는 문서 유형 및 사용 빈도에 대한 항목을 살펴볼까요? 결과는 위 그래프와 같이 ‘대부분 종이문서를 사용한다’와 ‘대부분 전자문서를 사용한다’는 응답이 각각 27%와 9%를 기록했으며, ‘종이문서와 전자문서를 반반 사용한다’는 응답이 64%로 가장 높은 수치를 기록했는데요. 응답자의 70% 이상이 전자문서를 다루는 것처럼 오늘날 IT 산업의 발달과 디지털미디어의 수요 확산으로 많은 기업 내에서 전자문서 환경이 점차 확대되는 추세입니다.

 

이처럼 전자문서 환경이 보편화됨에 따라 무엇보다 종이 문서의 출력 및 보관을 위한 비용을 절감할 수 있을 뿐만 아니라 매번 일일이 손으로 찾아야만 했던 문서를 클릭 한 번으로 편리하게 찾을 수 있다는 장점이 있는데요. 이 밖에도 다양한 보안 시스템을 통해 문서의 위조 및 관계자 외 열람이 어렵기 때문에 기업의 문서 보안을 강화할 수 있다는 점! 🙂

 

 

앞서 언급한 바와 같이 최근 많은 기업 내에 스마트한 전자문서 업무 환경이 확산되면서 문서를 보다 효율적으로 관리해주는 전자문서 관리 시스템이나 소프트웨어에 대한 관심이 뜨거운데요. 기존에 기업용 문서관리 소프트웨어를 사용하는 회사에서는 어떤 기능을 가장 만족스럽게 여기고 있을까요?

 

설문 결과, 대부분의 업무가 이뤄지는 개인 PC가 아닌 중앙 서버에서 문서와 파일 등을 저장·관리하는 구조상 통합적인 문서관리는 물론 문서유출까지 방지할 수 있는 ‘문서관리 중앙화’ 기능이 48%로 1위를 차지했는데요. 최근 ‘랜섬웨어(Ransomware)’와 같은 사이버테러 사례가 늘어남에 따라 이에 효과적으로 대응하기 위한 솔루션으로 더욱 주목받고 있습니다.

 

 

반대로 문서관리 소프트웨어가 도입된다면 가장 기대되는 업무 효과로는 ‘공유 폴더를 통한 콘텐츠의 빠른 공유 및 관리 용이로 팀워크 향상’이 가장 많은 표를 얻었는데요. 뒤이어 ‘업무 워크플로 향상’과 ‘업무 생산성 증대’가 공동 2위를, ‘종이문서를 전자문서 폴더로 편리하게 정리’, 모바일, 클라우드와의 연동으로 ‘언제 어디서든 유연한 업무’가 각각 3, 4위를 기록했습니다.

 

그.런.데 이 모든 것을 한 번에 충족시켜줄 솔루션이 있다는 사실, 알고 계신가요? 후지제록스의 도큐웍스8(DocuWorks8)이 바로 그것인데요. 도큐웍스8은 컴퓨터상의 데스크에서 종이 문서와 동일하게 표시 및 편집이 가능할 뿐만 아니라 ‘이웃 Desk’ 기능을 통해 특정 서버를 별도로 구성하지 않아도 팀끼리 정보를 손쉽게 공유할 수 있습니다.

 

또한, 외부에서도 스마트폰이나 태블릿과 연동해 문서를 열람할 수 있으며, 당사의 클라우드 서비스 ‘워킹폴더(Working Folder)’와 연동해 언제 어디서든 간편하게 문서 작업을 할 수도 있는데요. 이렇게 똑똑한 후지제록스 도큐웍스8 하나면 다른 문서관리 소프트웨어가 필요 없겠죠? 😀

 

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위 설문조사 결과처럼 직장 내 문서환경이 개선된다면, 직원들의 업무 성과 또한 훨씬 향상될 것으로 예상되는데요. 앞으로 더 많은 직장 내에서 보다 효율적인 전자문서와 문서관리 소프트웨어의 도입이 활성화될 날을 기대하며, 한국후지제록스는 스마트한 오피스 환경을 만들기 위한 노력을 멈추지 않을 것입니다!

 

 

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‘더 나은 커뮤니케이션이 세상을 만드는 힘이다!’ Better Communication을 위해 노력하는 후지제록스의 철학과 혁신, 기업문화, 사람 등 다양한 이야기를 들려드립니다.

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