바쁜 직장인을 위한 전자문서 관리 꿀팁! – ‘도큐웍스8’을 아시나요?

 

‘인공지능(AI)’, ‘사물인터넷(IoT)’, ‘빅데이터’ 등의 용어를 최근에 많은 미디어 매체를 통해 들어 보셨을 겁니다. 이처럼 4차 산업혁명과 같이 사회 전반에 걸쳐 변화의 물결이 거세게 불고 있는데요. 그렇다면, 우리가 일하는 기업의 업무 환경은 어떨까요?

 

오늘날 많은 기업에서는 기존의 종이 문서를 벗어나 다양한 형식의 전자 문서를 통해 대부분의 비즈니스가 이뤄지고 있습니다. 이에 따라 전자 문서의 보관이나 열람은 과거에 비해 여러모로 편해졌지만, 워낙 다양한 문서의 형식 탓에 사전에 잘 분류해두지 않으면 정작 필요할 때에 찾기 어려운 것이 현실인데요. 오늘은 지난달에 이어 통합적인 전자문서 관리에 최적화된 후지제록스의 문서관리 솔루션, 도큐웍스8(DocuWorks 8)의 유용한 기능들을 소개해드리고자 합니다.

 

[여기서 잠깐] 후지제록스의 통합 문서관리 솔루션 ‘도큐웍스(DocuWorks)8’이란?

 

후지제록스의 도큐웍스8은 데스크 위에 늘어놓은 종이문서를 다루듯이 다양한 형식의 문서를 화면에 펼쳐놓고 한 눈에 관리할 수 있는 소프트웨어로, 컴퓨터 상에 재현한 전자 데스크(DocuWorks Desk)와 그 위에 늘어놓은 문서를 열람 및 편집하는 툴인 다큐웍스 뷰어(DocuWorks Viewer)로 구성되어 있는 기업용 문서관리 소프트웨어입니다.

 

 [이전 콘텐츠 다시 보기]  4차 산업혁명 시대의 비즈니스 자산, 전자문서! 현명하게 관리하고 싶다면?

 

 

| 마치 종이 문서를 다루듯 쉽고 편리하게!

 

 

 

먼저 사무실 내 데스크는 물론 회사 내·외부 어디서나 유연한 비즈니스 커뮤니케이션을 지원하는 후지제록스 도큐웍스8은 종이 문서와 같이 메모장, 마커, 스탬프 등을 전자 문서상에서 처리할 수 있습니다. 특히 문서를 열람하고 편집하는 툴인 DocuWorks Viewer를 통해 마치 종이 문서를 손에 들고 보는 것처럼 문서를 열람할 수 있으며 주석 기능과 추가, 삭제 등 페이지 단위의 편집도 가능한데요. 이는 기존의 문서작성 프로그램과 비슷한 툴로 구성되어 있어 초보자들도 쉽게 다룰 수 있다는 것이 특징입니다.

 

 

| 다양한 뷰어(Viewer) 기능으로 더욱 보기 쉬워진 표시

 

 

수년간 직장생활을 하며 다양한 업무를 처리하다 보니 어느덧 책상에 산더미처럼 쌓인 바인더들… 그 속에서 필요한 자료를 찾기 위해 수많은 문서를 일일이 뒤져봤던 경험, 직장인이라면 한 번쯤 겪어 보셨을 텐데요. DocuWorks 바인더를 활용하면 여러 문서를 하나의 파일로 정리하여 보관할 수 있을 뿐만 아니라 필요한 문서를 검색 한 번으로 손쉽게 찾을 수 있다는 점!

 

또한, 도큐웍스8은 보관된 문서의 페이지 삽입, 이동, 순서 변경은 물론 페이지 수가 두 장 이상인 경우에는 상단에 집게와 화살표 모양이 생기면서 페이지를 상하 또는 좌우로 넘겨볼 수 있는데요. 이와 더불어 전체 페이지를 10~33% 배율로 조정할 수 있으므로 문서 편집 등의 작업을 할 때 페이지 전체의 구성을 확인하면서 작업할 수 있으니 무척 편리하겠죠? 🙂

 

 

| 전체 화면 보기 기능으로 큰 도면도 쾌적하게!

 

 

도큐웍스8의 또 다른 기능은 바로 디스플레이 전체에 화면을 표시하여 슬라이드 방식으로 프레젠테이션을 실행할 수 있다는 것입니다. 이를 통해 프레젠테이션이 없는 응용 프로그램이나 도면 등도 효과적으로 프로젝터나 컴퓨터 화면에 표시할 수 있는데요. 추가로 DocuWorks Viewer에 문서를 가져와 빨간색 테두리의 썸네일로 표시하는 방식으로 변경하면 큰 사이즈의 도면과 같은 스크롤 하기 번거로운 문서를 보다 효율적으로 조작할 수 있답니다.

 

 

| 다양한 부가 기능은 물론 철저한 정보 보안까지?

 

 

여기서 끝이 아닙니다. 도큐웍스8을 활용하면 링크 주석 기능을 이용해 웹사이트나 정보와 관련된 온라인 매뉴얼 등을 쉽게 작성할 수 있는데요. 이때, 「이전」과 「다음」 버튼을 함께 사용하면 동일한 문서 내에서 간단히 이동할 수 있다는 사실! 뿐만 아니라 종이에서 전자화된 도큐웍스 문서는 내장 OCR(Optical Character Reader, 광학적 문자 판독장치) 기능으로 문자 정보를 부가할 수도 있답니다.

 

도큐웍스8은 문서 보안을 위한 암호화 기능도 지원합니다. 특히 문서의 중요도에 따라 「편집 금지 금지」, 「인쇄 금지」, 「복사 금지」 등 디테일하게 보안을 설정할 수 있는데요. 이로써 사내 기밀 문서 유출 및 문서 조작 등의 보안 문제도 걱정 없겠죠? 😀

 


 

앞서 소개해드린 내용 외에도 후지제록스 도큐웍스8은 스마트폰이나 태블릿과도 자유롭게 연동되어 시간과 공간의 제약없이 문서를 열람할 수 있으며, 전자 인감 또는 전자증명서를 이용해 문서에 전자 서명을 넣을 수도 있는데요. 이처럼 문서 열람 및 편집까지 업무 전반에 걸친 기능을 모두 갖춘 도큐웍스8과 함께 스마트 워크(Smart Work) 환경으로의 변화를 경험해보시길 바랍니다!

 

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‘더 나은 커뮤니케이션이 세상을 만드는 힘이다!’ Better Communication을 위해 노력하는 후지제록스의 철학과 혁신, 기업문화, 사람 등 다양한 이야기를 들려드립니다.

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