[Office Tip] 효율적인 회의 진행을 위한 3가지 방법

 

일반적인 직장인이라면 누구든 피해갈 수 없는 회의! 올바른 회의는 기본적으로 구성원들 간의 커뮤니케이션을 원활하게 하고 회사의 중요한 사업 방향을 설정하는 데 큰 도움이 되지만, 잘못된 진행방식이나 불필요하게 길고 지루한 회의는 구성원들의 소중한 시간을 갉아먹을 뿐만 아니라 업무의 생산성을 떨어뜨리는 요인이 되기도 하는데요. 오늘은 스마트한 직장인이라면 꼭 알아야 할 효율적인 회의 진행을 위한 세 가지 방법을 소개해드리도록 하겠습니다.

 

 

| 회의 전, 구성원들에게 사전에 안건을 공유할 것

 

 

최근 한 취업포털의 연구결과에 따르면 직장인들은 평균적으로 일주일에 2.5회 이상 회의에 참여하며, 그로 인해 업무 시간의 30%를 허비하고 있는 것으로 나타났습니다. 따라서 효율적이고 성공적인 회의를 위해서는 가장 먼저 회의 전에 구성원들에게 미리 회의의 안건과 목적을 분명히 함으로써 직원들로 하여금 회의가 ‘쓸모없는 시간 낭비’로 여겨지지 않도록 철저하게 준비하는 것이 필요한데요.

 

또한, 사전에 회의자료가 배포되지 않은 경우에는 회의 참석을 하더라도 곧바로 회의 진행이 아닌 자료 숙지만 하다가 끝날 우려가 있으므로 회의 전에 필요한 자료는 반드시 사전에 참석자들에게 공유하는 것이 좋습니다. 준비된 자세로 회의에 임하는 것과 영문도 모른 채 무작정 회의에 투입되는 것은 회의의 질과 진행결과에 있어 큰 차이가 있으니까요. 🙂

 

 

| 내부적으로 체계적인 회의 룰(Rule)을 정하라

 

 

직장인들이 가장 불만을 느끼는 회의 문화에는 크게 도무지 끝나지 않을 것처럼 긴 ‘마라톤 회의’와 구성원들이 모두 입을 다물고 좀처럼 진도가 나가지 않는 ‘유령 회의’, 회의할 때는 즐거웠으나 결론 없이 끝나는 ‘반상회 회의’ 등이 있는데요. 이렇듯 비효율적인 회의 문화를 개선하기 위해서는 기업마다 자체적으로 회의 룰(Rule)을 정하는 것이 효과적입니다. 가령 매주 같은 요일과 시간에 회의를 진행한다거나 회의는 무조건 1시간 이내에 끝내는 것을 목표로 한다든지, 1인 1의견 발언을 기본으로 하는 등 내부적으로 기본적인 규칙을 정하는 것이죠.

 

이러한 방법은 구성원들에게 계획적인 습관을 갖게 만들어줄 뿐만 아니라 회의의 생산성과 업무의 효율성을 높이는 데 큰 도움이 되는데요. 이와 더불어 실시간 커뮤니케이션과 협업이 가능한 사내 업무용 메신저나 클라우드 서비스 등 회의에 활용할 수 있는 업무툴을 이용하는 것도 좋은 방법이 될 수 있겠죠?

 

 

| 시간은 Down~ 효율은 Up! ‘스탠딩 미팅(Standing Meeting)’

 

 

효율적인 회의 진행을 위한 또 다른 방법에는 서 있는 상태로 회의하는 ‘스탠딩 미팅(Standing Meeting)’ 방법이 있습니다. 일반적인 좌식 회의의 경우, 편안히 자리에 앉아있는 채로 진행되므로 상대적으로 회의 진행이 늘어지는 경향이 있기 마련인데요. 서서 회의를 하면 무엇보다 구성원들 간에 불필요한 이야기가 줄어들고 결론 도출이 빨라지는 등 긍정적인 효과를 거둘 수 있다는 사실!

 

일례로 MTV Digital Media의 전 사장이자 현재 MySpace Music을 이끌고 있는 Courtney Holt는 서서 회의하는 스탠딩 미팅이 ‘빠른 의사결정을 위한 가장 이상적인 형태’라 말하며, 그의 팀은 실제로 대부분의 회의를 서서 진행한다고 하는데요. 이에 해외는 물론 국내의 열린 기업 내에서도 스탠딩 미팅 방식이 점차 보편화되고 있는 추세랍니다.

 

 

[여기서 잠깐!] 유연한 커뮤니케이션을 위한 한국후지제록스의 노력

한국후지제록스에서는 좀 더 효율적인 회의 진행을 위해 창의적이고 유연한 커뮤니케이션을 위한 공간인 CDC(Communication Design Center)를 적극 활용하고 있습니다. CDC는 고객 중심의 커뮤니케이션 환경을 분석하고 최적화하는데 필요한 다양한 솔루션과 툴을 갖추고 있는데요. 이를 통해 고객과의 비즈니스는 물론 여러 구성원들이 한 데 모여 최신 커뮤니케이션 툴을 활용해 협업을 할 수도 있습니다. 즉, 성공적인 회의를 이끄는 데 최적화된 공간이라고 할 수 있죠. 🙂

 

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지금까지 효율적인 회의 진행을 위한 다양한 방법들을 살펴보았는데요. 가장 중요한 것은 직원 개개인의 책임감과 유연한 회의 환경이라는 사실을 기억하시길 바라며, 앞서 소개해드린 방법들로 많은 기업들이 비효율적인 회의 문화를 개선하고 효율적인 스마트 오피스(Smart Office)로 거듭나기를 기대해봅니다!

 

 

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‘더 나은 커뮤니케이션이 세상을 만드는 힘이다!’ Better Communication을 위해 노력하는 후지제록스의 철학과 혁신, 기업문화, 사람 등 다양한 이야기를 들려드립니다.

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