효율적인 인쇄물 관리를 위한 기업들의 선택, 후지제록스 ‘통합문서관리센터’

 

디자인/인쇄 업종을 제외한 대부분의 기업들은 외부 전문 업체를 선정한 뒤 제작을 요청하는 방식으로 브로슈어, 홍보물 등의 다양한 인쇄물을 제작하고 있습니다. 이처럼 외부 업체를 통해 결과물을 얻는 데엔 큰 어려움이 없겠지만, 다음과 같은 문제점들 때문에 고민하고 계시진 않나요?

 

■ 인쇄물을 제작할 때마다 일일이 업체를 선정하고 제작 요청을 해야 하는 번거로움

■ 소량 제작이 어려워, 불가피한 과다 제작에서 오는 예산 낭비

■ 업체와의 커뮤니케이션 부족으로 인한 불만족스러운 결과물

■ 스케줄 조정과 비핵심 업무에서 오는 시간 낭비

■ 고객 개인 정보와 같은 사내 기밀 정보에 대한 노출 위험

 

이에 후지제록스는 기업의 인쇄물 제작 과정에서 흔히 겪게 되는 다양한 문제점을 보완하기 위해 끊임없이 고민하였고, 그 결과통합문서관리센터’라는 해결책을 내놓았습니다.

 

 

| 기업 내 인쇄물 관리의 A to Z, ‘통합문서관리센터

 

후지제록스는 문서의 생성부터 폐기까지 관련되는 모든 커뮤니케이션과 비즈니스 프로세스에 대한 자사만의 서비스 관리 체계인 ‘C&BPO(Communication & Business Process Outsourcing)’를 바탕으로 통합문서관리센터를 운영하고 있는데요. 통합문서관리센터에 대해 설명하기에 앞서 후지제록스의 C&BPO 서비스가 고객의 업무 환경 변화에 어떤 영향을 미치는지 살펴볼까요?

 

 

C&BPO 서비스를 통해 기존의 복잡했던 디자인 교정 및 승인 업무에 소비되는 시간을 최소화할 수 있음은 물론, 비효율적인 주문방식을 내부 주문방식으로 통일하여 편의성을 증대시킬 수 있는 것을 확인할 수 있네요. 🙂

 

 

이렇듯 업무 프로세스의 개선을 통해 지속적인 비용 절감 및 업무 효율성 강화 효과를 제공하는 C&BPO 서비스를 바탕으로 운영되는 후지제록스 통합문서관리센터에는 인쇄물 제작에 필요한 설비와 함께 편집·교정 디자이너를 포함한 다수의 인쇄 전문가(Document Advisor, DA)가 상주하며, 기업의 모든 문서와 인쇄물의 제작부터 발행까지 전반적으로 관리하는 역할을 수행하고 있는데요. 다음으로는 후지제록스와 함께 사내에 통합문서관리센터를 운영하며 쾌적한 업무 환경을 만들어 나가고 있는 기업들을 함께 만나볼까요?

 

 

| 통합문서관리센터로 핵심업무에 대한 몰입도를 높인 ‘AIA 생명’

 

글로벌 보험회사 AIA 생명은 지난해 8월, 임직원들의 업무 몰입도를 높이기 위해 후지제록스와 손잡고 인쇄물 제작 및 발행 등 전 과정을 원스톱(One-Stop)으로 처리할 수 있는 ‘통합문서관리센터(Total Document Center, 이하 TDC)’를 구축했는데요. 센터 구축 후, 과연 어떤 점들이 달라졌을까요?

 

 

우선 기존에 각 부서에서 임의로 제작, 관리했던 인쇄물을 통합문서관리센터에서 일괄적으로 관리함으로써 외부 제작을 방지하고, 발주 누락 및 중복 발주 등의 업무 혼선을 막아 업무의 생산성과 효율성을 높였는데요. 이와 더불어 웹을 통한 간편한 인쇄물 제작 요청과 즉각적으로 이루어지는 인쇄 전문가와 편집 디자이너와의 협업을 통해 과거 비효율적이었던 업무 방식을 개선하는데 성공했습니다.

 

이 밖에도 AIA생명에서는 디자인 가이드나 내부 심의 등 인쇄물 제작 과정에 필요한 업무의 경우, ‘디자인 헬프 데스크(Design Help Desk)’를 신설해 일원화했는데요. 이를 통해 불필요하게 제작되는 인쇄물에 대한 예산 낭비를 줄이고, 즉각적인 영업 활동을 지원할 수 있게 되었답니다. 또한, 물량에 상관없이 자체 제작을 통해 모든 과정을 소화하기 때문에 시간은 물론 비용 절감 효과까지 거둘 수 있겠죠? 🙂

 

 

 

| 고객 정보 보호와 비용 절감, 두 마리 토끼를 잡은 ‘동양생명’

 

앞서 소개해드린 AIA생명보다 먼저 통합문서센터를 구축한 곳이 있었으니…! 그 주인공은 바로 국내 굴지의 생명보험사로 꼽히는 동양생명입니다. 동양생명에서는 인쇄물 제작 시마다 외부 업체를 선정하고 발주하는 것에 대한 불편함과 부서별 잔여 예산 확인, 외부 제작 DM(Direct Mail)의 보안 강화, 인쇄물 소량 제작 등에 대한 대안으로 지난 2013년부터 후지제록스와 함께 ‘수호천사 DMS(Document Management Service)’라는 이름의 통합문서관리센터를 운영하고 있는데요.

 

 

동양생명 수호천사 DMS는 후지제록스의 C&BPO(Communication & Business Process Outsourcing) 서비스를 통해 전단, 인쇄물, 양식지 등의 자료 제작에서부터 기획, 재고 관리에 이르기까지 모든 공정을 최적화하여 생산성 향상에 기여하고 있습니다. 특히 고객의 개인 정보를 포함한 증권 및 주요 안내장 등 133종의 인쇄물과 50종의 DM을 사내에 위치한 통합문서센터에서 직접 제작함으로써 고객 정보의 외부 유출을 원천적으로 차단할 수 있게 되었다는 점!

 

이 외에도 동양생명 수호천사 DMS에서는 효율적인 문서 재고 관리 및 폐기 문서 최소화를 통한 비용 절감과 더불어 비핵심 업무의 아웃소싱을 통해 핵심 업무에 대한 직원들의 집중을 높임으로써 업무 효율과 생산성을 향상하기 위해 지속적으로 노력하고 있답니다.

 

 


 

지금까지 사내 인쇄물 제작부터 검수, 발행 등 관련된 문서와 관련된 모든 부분을 통합 관리해주는 후지제록스 ‘통합문서관리센터’의 및 실제 고객 사례를 만나보았는데요. 최근에는 보험사 등 일반 기업뿐만 아니라 대학교까지 그 분야를 확장해나가고 있다는 사실! 앞으로도 다양한 기업들의 성공적인 비즈니스 파트너로 성장해나갈 후지제록스의 행보에 많은 관심과 응원 부탁드리겠습니다. 😀

 

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‘더 나은 커뮤니케이션이 세상을 만드는 힘이다!’ Better Communication을 위해 노력하는 후지제록스의 철학과 혁신, 기업문화, 사람 등 다양한 이야기를 들려드립니다.

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