기업에 문서관리가 필요한 이유

후지제록스’ 하면 어떤 이미지가 가장 먼저 떠오르시나요? 

복합기 회사? 복사기 회사? 프린터 회사? (또는 잘 모르겠다^.^;?) 
 
사실 후지제록스는 수 년 전부터 ‘문서관리 컨설팅 기업’으로 회사를 소개하고 있습니다. 
즉, 기업의 생산성효율성을 향상시킬 수 있는 문서관리 솔루션 및 서비스를 제공함으로써 고객과 함께 성장해나가는 것을 지향하고 있는 것이지요. 
 
그런데 내용이 조금 어렵죠^.^;?? 
문서 관리는 어떤 문서를 관리해준다는 것인지? 
문서 관리를 통해 어떻게 업무 생산성과 효율성을 향상시킨다는 것인지? 
 
이런 것들에 대해 궁금해하시는 분들이 많을 것 같아서, 오늘은 몇 가지 실사례를 통해 여러분이 알기 쉽게 소개해드리려고 합니다. 
 
 
 
사무기기 수는 절반으로, 가동률은 두배로! 

flickr by Phillie Casablanca

 

국내 화장품업계 최대기업인 A사는 서울 본사와 지방의 공장, 물류센터 등 전국적으로 350여 개의 사업장을 운영하고 있었습니다. 지금 여러분이 계시는 사무실만 봐도 복합기, 프린터, 팩스, 스캐너 등 다양한 종류의 사무기기로 넘쳐나죠?
 
A사는 전국적으로 1,300대가 넘는 사무기기를 사용하고 있었고, 사무기기 별로 제조사가 달라 소모품이 떨어지거나 고장이 나면 각 회사 콜센터로 일일이 전화를 해야만 했습니다. 사무기기가 많은 만큼 총무팀이나 자산 관리 담당자의 고충이 컸겠지요. 
 
이런 문제를 해결하기 위해! 한국후지제록스는 A사가 사용하고 있는 사무기기의 현황, 사용량, 부서별 업무 프로세스 등을 꼼꼼히 분석했습니다. 그리고 각 부서별로 업무 효율성을 극대화할 수 있도록 사무기기를 통합/재배치했습니다. 그 결과 A사는 총 1,300여 대에 달하던 복합기, 프린터 등 사무기기 수를 절반으로 줄일 수 있게 되었고, 기기 가동률은 반대로 두 배 향상시킬 수 있게 되었습니다. 사무기기 운영비용도 절감하고 직원들도 편리해지고, 일석이조의 효과를 거둔 셈이죠^^ 
 
 
출력 시간을 하루 10시간에서 5시간으로~ 

flickr by Chovee

 

교육기업 D사의 물류센터에서 출력하는 교재 집계표는 월 평균 60만장에 달합니다. 교재 집계표란 방문 교사가 신청한 교재와 배포 현황을 기록한 것으로, D사는 집계표를 매일 출력해 전국 500여 지점에 배송하지요. 
 
그런데 이 업무에 소요되는 시간이 굉장히 길었습니다. 집계표를 출력하고 스테이플(staple) 작업을 거쳐 분배하는 데 일 평균 10시간이 걸렸습니다. 
 
 
한국후지제록스는 D사에 출력 속도가 빠르고, 스테이플 작업이 자동으로 이루어지는 프린팅 시스템을 제안했습니다. 그러자 집계표와 관련된 업무 시간이 일 10시간에서 5시간으로 줄었습니다. 비용 절감 측면에서도 개선 효과가 상당했어요. 기존 시스템에서는 본사에서 전송한 데이터를 물류센터 내 자체 서버에서 관리했기 때문에 서버 유지비 지출이 불가피했습니다. 하지만 한국후지제록스가 출력물 관련 데이터를 처리할 수 있는 프로그램을 제공해, 별도의 서버가 필요 없게 됐고 유지비 자체가 들지 않게 된 것이죠. 서버 비용을 포함해 절감할 수 있는 비용은 연간 최대 5천 만원에 달했답니다. 
 
 
전세계 80개국 지사에 문서관리 서비스 제공 

세계적인 생활용품 제조업체 P사는 전세계 80개국에 약 14만 명의 직원을 두고 있는 글로벌 기업으로, 비용절감 및 업무생산성 향상을 위해 전세계 지사에 제록스/후지제록스의 문서관리 서비스를 도입했습니다. 미주와 유럽 등의 지역은 제록스에서 담당하고, 아시아•태평양 지역 13개국 지사에 대한 서비스는 후지제록스가 담당하게 된 것이지요. 제록스와 후지제록스는 P사의 프린터, 복사기, 팩스 등 모든 사무기기에 대한 통합관리 서비스를 제공하며, 문서 출력량 관리사무기기의 효율적인 배치 등을 통해 비용을 절감할 수 있도록 도와주고 있습니다.
 
P사는 이를 통해 TCO(총 소유비용)의 20~25% 정도를 절감할 것으로 보고 있습니다. 또한 환경적인 측면에서 연간 프린트 관련 전력 사용을 30% 절감하고, 종이 사용량을 20~30% 가량 절감할 것으로 예상하고 있습니다. 문서관리의 긍정적인 효과가 대단하지요^^? 
 
오늘은 여러분들의 이해를 돕기 위해, 
전문 용어는 가급적 배제하고 사례 중심으로 소개해 드렸는데, 어떠셨나요? 
 
업무를 보다 효율적으로 할 수 있도록 문서 환경을 개선하고
이와 같은 개선을 통해 기업의 생산성은 높이고 환경 부하는 줄이는 것!
이것이 바문서관리 서비스가 지닌 큰 장점입니다.^^
 

제이미 | 이미정 홍보팀  안녕하세요? 한국후지제록스 홍보팀 이미정입니다. 멋진 음악으로 세상과 소통하는 재즈 뮤지션 제이미 컬럼과 맛있는 요리로 사람들에게 즐거움을 주는 매력적인 요리사 제이미 올리버를 좋아합니다. 각자가 가진 능력으로 세상을 이롭게하는 두 ‘제이미’들처럼, 저 또한 색콤달콤을 통해서 여러분과 재미있게 소통하고, 유익한 정보를 드리고 싶습니다^^*

 

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‘더 나은 커뮤니케이션이 세상을 만드는 힘이다!’ Better Communication을 위해 노력하는 후지제록스의 철학과 혁신, 기업문화, 사람 등 다양한 이야기를 들려드립니다.

2 Comments

  1. 유쾌한사내말하길

    사례중심이라 이해가 쏙쏙 되네요! 그런데 문서컨설팅이라면 어느정도 규모가 있는 기업이여야 될테고 컨설팅까지 들어간다면, 이건 영업의 수준을 뛰어넘는 것 같아요! 다음에는 영업사원의 하루일과에 대해서 알려주세요! 🙂

    • 색콤달콤말하길

      유쾌한사내님 안녕하세요^^ 영업사원의 하루 일과에 대해 풀어보는 것도 재미있을 것 같네요! 다음 번에는 요 내용을 주제로 포스팅해보도록 하겠습니다. 앞으로도 색콤달콤에 자주 놀러와주셔요^.^!! 좋은 하루 보내세요~

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