문서관리 아웃소싱이란? – (1) 아웃소싱, 왜 필요한가?

 

색콤달콤 독자 여러분, 안녕하세요? 화요일이 되니 명절 증후군도 슬슬 물러나는 것 같습니다. 모두 기지개 한 번 쭉~ 키시고 목도 크게 돌려보세요. 피로가 조금 가시는 것 같은 기분이 들지 않나요^^?  

오늘은 여러분에게 문서관리 아웃소싱 서비스에 대해서 이야기해드리려고 합니다. 한국후지제록스문서관리 컨설팅 및 아웃소싱 서비스 제공 기업으로 소개하면, 문서 관리를 아웃소싱 한다니, 그게 도대체 무슨 뜻이지? 라고 생각하는 분들이 많은 것 같습니다.

출처 : Flickr by World Economic Forum

일단 아웃소싱이라는 단어 자체가 우리에게 아직까지는 친숙한 용어가 아니지요. 그래서 오늘 포스팅에서는 한국후지제록스의 문서관리 아웃소싱 서비스인 Grobal Service에 대한 소개에 앞서 아웃소싱의 필요성에 대해 간단히 소개해드리고지 합니다.

아웃소싱 비즈니스를 이해하신다면, 왜 문서관리 아웃소싱 서비스인 Global Service가 필요한지, 또 장단점은 무엇인지를 이해하시는데도 큰 도움이 될 것 같습니다. 

 
 

 

 

아웃소싱이란 기업이나 기관이 비용절감, 서비스 수준 향상 등을 위해 기업에서 필요한 일부 업무를 외부에 위탁하는 것을 말합니다. 즉, 기업의 핵심적 업무에 집중해 경쟁력을 높이기 위해 기타 부가적인 업무들은 전문 기관의 도움을 받는 것을 의미합니다. 
 
그럼, 조금 더 알기 쉽게 우리가 생활에서 쉽게 접할 수 있는 아웃소싱의 사례를 예로 들어보겠습니다. 
 
우선 세탁 서비스를 들 수 있습니다. 빨래를 세탁소에 맡기면 집에서 하는 세탁과 비교해 어떤 이점과 가치가 있을까요? 
 
 
집에서 세탁기를 이용하는 경우 초기 세탁기 구매에 대한 비용 투자가 필요합니다. 그리고 세제도 필요하구요. 다림질 같은 작업도 필요합니다. 
 
반면에 세탁 서비스의 경우 의류를 맡겨 놓고 세탁 완료되어 배달될 때까지 전혀 신경을 쓰지 않아도 되는 장점이 있습니다. 그리고 가장 큰 이점으로는 전문가에 의해서 관리되므로 세탁 품질이 매우 뛰어나다는 장점이 있습니다. 
 
레스토랑집에서 먹는 식사는 또 어떨까요? 
 
 
만약에 집에서 연회나 파티가 열린다고 가정해 볼까요? 
 
가정에서 한 번에 많은 음식을 준비하려면, 식재료의 구매 단계부터 조리 과정까지 엄청난 시간과 비용이 소요됩니다. 또, 여러 사람의 취향을 만족시킬 수 있는 메뉴의 구성이나 음식의 맛을 보장하는 것도 어렵습니다. 
 
하지만, 레스토랑이나 케이터링 서비스를 이용한다면 어떨까요? 일단 전문적인 요리사들이 다양한 메뉴를 구성해 줄 수 있습니다. 또, 식자재의 대량 구매 및 전문 인력을 통해 음식을 준비하는데 걸리는 시간과 비용을 절약 할 수 있습니다. 
 
맞춤식 양복을 구입하는 것과도 비슷합니다. 
 
 
기성복은 정형화되어 있는 사이즈의 옷을 구매하는 것이기 때문에 내게 딱 맞는 치수와 내가 원하는 디자인, 컬러를 만족시키는 것이 어렵습니다. 
 
하지만, 맞춤 양복은 고객의 신체치수에 정확한 측정을 통해 고객에게 맞춤 의상을 제공할 수 있는 장점이 있습니다. 게다가 많은 경험을 가진 양복사가 옷의 제작 단계에서부터 디자인이나 컬러 등 고객이 원하는 다양한 옵션을 제공하는 것이 가능합니다. 
 
간단히 주변에서 흔히 접할 수 있는 아웃소싱과 비슷한 예를 소개해 드렸는데 조금은 감이 잡히시는지 모르겠습니다. 이러한 아웃소싱을 통해 아래와 같은 것들이 가능해집니다. 
 

1. 기업의 핵심사업에 집중 

기업은 아웃소싱을 통해 비핵심 업무의 운영과 관리를 전문 업체에 맡기고, 기업의 핵심 사업에 보다 집중할 수 있습니다.   
 
2. 최고 수준의 능력 구현 
전문기업의 기술력과 전문성을 통해 해당 부분에서 최고 효과를 누리며, 생산성을 향상시킬 수 있습니다. 
 
3. 업무와 조직의 효율화
아웃소싱을 통하면 불필요한 조직 및 업무를 줄여 전체 업무 프로세스를 개선하고 효율화할 수 있습니다.
 
4. 위험 분산 & 효율적 비용 투자 
또한, 아웃소싱은 초기의 자본 투자와 불필요한 자산 보유를 줄여 위험을 분산하고, 현금 확보 및 효율적 비용 투자가 가능하게 합니다. 
 
5. 운영 비용의 감소 및 제어 
아웃소싱을 통하면 불필요한 운영 비용을 절감 할 수 있습니다. 
 
6. 자원의 효과적 사용 가능 
아웃소싱을 통해 절감한 비용 및 인적 자원을 핵심 비즈니스에 재배치해 효과적으로 사용할 수도 있습니다. 
 
7. 내부적으로 필요한 자원의 확보 가능 
또, 아웃소싱을 통해 회사의 급격한 성장이나 변화에 따라 미처 준비가 안되어 있는 부분의 자원을 확보하는 것도 가능합니다. 당장의 구성원 교육이나 큰 투자 없이도 아웃소싱을 통해 필요한 업무를 수행할 수 있습니다. 
 
8. 관리와 통제의 어려운 기능 제어 가능 
마지막으로 기업이 직접 수행하는 경우 관리의 예측이 어려운 부분이나 성과의 측정이 어려운 부분도 아웃소싱 공급자를 쉽게 통제 및 제어하는 것이 가능합니다. 
 
 

이상으로 아웃소싱 비즈니스에 대하여 알아보았는데요. 

한국후지제록스가 제공하는 문서관리 아웃소싱 역시 이러한 장점들을 가지고 있습니다. 
 
“기업의 문서업무의 전반을 컨설팅을 통해 관리하며 각 고객이 필요로 하는 다양한 서비스를 제공하면서도 비용과 자원을 절약할 수 있도록 돕는 것”
 
이 것이 바로 한국후지제록스의 Global Service의 목적입니다. 
 
 
이제 모두 아웃소싱이 왜 중요한지 아셨을 것 같은데요. 다음 번 포스팅을 통해 구체적으로 문서관리 아웃소싱의 사례에 대해서 소개해 드리는 것을 보신다면, 아마도 더욱 쉽게 이해하실 수 있을 것 같습니다. 
 
그럼, 다음 포스팅도 많이 기대해 주세요.
 
 
 

K.O. | 정근오 마케팅실 GS.MKT팀

Global Services Marketing팀에서 DOCS (Document Outsourcing and Communication Services) Marketing을 담당하고 있으며, 문학과 예술을 사랑하는 낭만 마케터 정근오입니다. 제품의 서비스화를 통해 고객과 생산자 모두의 이익을 가져다 주며, 환경 보호를 추구하는 서비사이징(Servicizing)을 테마로 한국후지제록스에서 제공하는 다채로운 서비스에 대해 공유하고자 합니다. 
 
 

 

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‘더 나은 커뮤니케이션이 세상을 만드는 힘이다!’ Better Communication을 위해 노력하는 후지제록스의 철학과 혁신, 기업문화, 사람 등 다양한 이야기를 들려드립니다.

5 Comments

  1. 검은볼펜 댓글:

    아웃소싱의 범위가 정말 넓어졌네요. 문서관리까지 아웃소싱이 가능해지다니.. 조금 구체적으로 어떤 부분이 아웃소싱 되는지 궁금해집니다.

  2. 정근오 댓글:

    네 아웃소싱의 범위는 아주 넓죠. 한국후지제록스에서 제공하는 문서 관련 아웃소싱의 범위는 크게 XOS(Xerox Office Services) 와 DOCS(Document Outsourcing Communication Services) 그리고 BPS(Business Process Services) 등으로 나누어 질 수 있습니다. 각각의 범주에서 제공 되는 자세한 내용은 앞으로의 포스팅에서 자세하게 설명드리겠습니다.

  3. 생각나눔 댓글:

    아웃소싱이 정확히 이런 개념이였군요.
    저도 모르는 사이에 아웃소싱을 하고있었군요(?).

  4. 왜 그럴까? 댓글:

    지금까지 종종 ‘아웃소싱’이란 단어를 볼 때마다, 그런게 있는가보다.. 하고 넘겨왔습니다. 좀 전에 친절히 설명된 블로그를 발견하여 함께 나누고자 합니다. ‘아웃소싱’에 관한 자세한 내용은 색콤달콤님의 블로그에서 확인하실 수 있습니다. – 색콤달콤님의 블로그로 : 클릭 –

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