출력 없이 업무가 가능합니까? 확실해요? – 친환경 사무실을 만드는 작은 노력

문서는 후지제록스의 존재 이유! 그런데 어느 날 종이 출력 줄이기라는 미션이 나에게 주어졌다. 고객에게 직접 솔루션을 제안하는 나의 업무 특성상 종이 문서 출력은 필수다. 하지만 불필요한 종이 사용을 줄임으로써 사무실 내에서 환경보호를 실천하자는 생각으로 미션을 수행했다. 일주일 동안 도전하면서 느꼈던 점, 불편한 점, 대안 등을 함께 나누고자 한다. 

오! 첫날부터 나에게 이런 행운이! 출장이라 일기 쓸 내용이 없지만 미션 첫날이기에 간단히 써야겠다. 오늘은 광주로 출장 가는 날. 

제안은 예전에 했기 때문에 오늘은 고객사의 문서 환경 분석 및 최종 니즈를 파악하고 그에 따른 견적만 제공하면 되었다. 견적서도 회사에 복귀하여 전자 파일로 보내드리기로 했다. 
이렇게 하니 금일 출력량은 제로였다. ‘의외로 종이 출력 줄이기 간단한 것 아니야’ 란 생각이 문득 들었다. 하지만 앞으로 남은 6일이 험난하기만 할 것 같다. 

아침에 사무실에 도착하여 ‘오늘 출력할 일이 무엇이 있을까?’  생각해봤다. 2건 정도 있을 것 같다. 하나는 출력을 안 할 수 없는 연말정산, 그리고 남은 하나는 고객에게 제안해야 하는 LDMS 솔루션 문서. 일단 이 두 가지 건에 대해 출력을 줄일 방안을 생각해 보았다. 먼저 연말정산은 아무리 생각해보아도 방법이 없다. 정산 내역을 출력하여 제출하지 않으면 환급을 받을 수 없으니 이건 포기! 출력을 해버렸다. 

두 번째는 제안서 출력. 지금까지 제안서는 고객 한 부, 영업 담당자 한 부, 나 한 부 이렇게 기본 세 부를 출력했다. 그러나 생각해보니 고객용 한 부만 기본적으로 뽑고 영업팀과 나는 같이 봐도 괜찮을 것 같았다. 그리고 이 한 부도 계속 활용하기로 했다. 이제부터는 고객 한 부만 출력하면 된다. 기회를 봐서 고객 제안서도 수거해 올 계획이다. 

의도적으로 종이 출력을 줄이려 하니 불편한 감은 있지만 그럭저럭 업무를 진행할 수 있을 것 같다. 문서 확인을 위해 출력했던 일도 이젠 전자파일 상태로 확인하게 되었고, 출력을 하더라도 2-up 또는 양면으로 출력하니 출력량이 반으로 줄었다. 책상 위에 널브러져 있던 종이들이 없어져서 책상 위도 깔끔해졌다. 하지만 아쉬운 부분이 있다면 모니터를 뚫어져라 쳐다보니 눈이 아프고, 이면지가 없어져서 시스템을 구성할 때 밑그림을 그릴 종이가 없어졌다. 하지만 작은 노력으로 그린 오피스를 만들 수 있으니 계속 노력해야겠다. 

외부 교육이 있었다. 교육 중 출력할 상황이 발생했지만 끝까지 참고 버텨서 출력을 하지 않았고, 프레젠테이션 시간에 출력물을 배포하는 대신 빔 프로젝터를 활용해 발표를 진행했다. 지금까지 4일 동안 진행해왔는데, 의외로 불편함을 느끼지 못하겠다. 지금까지 순조롭게 미션을 잘 수행하고 있는 것 같다. 

오전은 고객사 방문, 오후에는 부서 세미나가 있는 날이다. 오전에 방문한 고객사에는 출력물 사용량 집계를 통해 출력을 관리하는 솔루션 XPMS를 소개했다. 요즘 종이 출력 줄이기를 실천하고 있으니 고객에게 TCO(총소유비용) 절감 솔루션을 소개할 때 자신감이 생긴다. 

제안 솔루션은 기존에 출력해놓은 내 전용 제안서와 2-up으로 출력한 고객 제안서 한 부를 가지고 방문하였고, 전용 제안서는 재활용을 위해 수거해 왔다. 고객사에 전자파일로 표준 제안서를 제공하니 불필요한 종이 출력을 막을 수 있었다. 
오후에 진행된 부서 세미나에서는 모바일 솔루션 개발을 위해 구입한 아이패드에 참고자료를 PDF파일로 저장해 아이패드 화면을 보면서 세미나를 청취했다. 왠지 종이문서로 보는 것보다 아이패드를 사용하니 멋있어 보이는 것 같다. 테블릿PC가 보편화되면 종이문서가 많이 줄지 않을까 생각된다. 

출력할 때 종이 사용량을 줄이는 비법! 보통 프린트할 때 기본적으로 1-up이 기본 설정이다. 하지만 간단한 조작으로 2-up 기본 설정하는 방법을 공유하고자 한다. 

[시작] → [설정] →[프린트 및 팩스]를 선택하고 주로 사용하는 복합기를 선택하여 ‘마우스 오른쪽 버튼’으로 ‘속성’을 클릭한다. 
[일반] → [기본 인쇄 설정] → [레이아웃]에서 [N-up항목]을 ‘1-up’에서 ‘2-up’으로 설정하여 저장하면 변경한 복합기에서 프린트할 경우 기본 2-up으로 설정되어 무심코 출력한다 하더라도 출력물을 1/2로 줄일 수 있다. 

한 달 동안 내가 활동했던 것을 정리하는 날! 나의 업무는 솔루션 관련하여 제안•상담하는 것이기에 한 달 업무 성과를 정리한 후 문서를 작성해야 한다. 이전에는 솔루션이 계약된 문서들을 일괄 출력하여 필요한 부분만 뽑아서 확인하였다. 

하지만 지금은 출력을 최대한 줄여야 하는 사명이 있으므로 필요한 문서는 전자파일로 확인하고 출력이 필요한 문서가 있다면 2-up으로 출력하였다. 이렇게 출력량을 줄였지만 업무효율성은 조금 떨어지는 것 같다. 하지만 환경을 위해서라면 이 정도쯤이야. 

7일간 종이 출력 줄이기를 실천해 보았다. 한 가지 느낀 점은 마음먹고 노력한다면 출력량을 절반 이상 줄일 수 있다는 것이다. 인쇄 기본설정을 2-up으로 한다면 더욱 줄일 수 있다. 

하지만 종이문서가 눈에도 편하고 익숙하기 때문에 더 효율적인 것은 사실이다. 머지않아 ‘아이패드’, ‘갤럭시 탭’ 등 테블릿PC가 어느 정도 종이문서를 대체할 수는 있겠지만, 오피스 환경에서 종이문서가 사라지는 일은 없을 것이다. 그러니 지금부터라도 종이를 아껴쓰는 습관을 들여 지구 환경도 보호하고 비용도 절감하는 것이 어떨까? 
글 윤민형 SA부 SPC팀
사진 Studio Salt
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‘더 나은 커뮤니케이션이 세상을 만드는 힘이다!’ Better Communication을 위해 노력하는 후지제록스의 철학과 혁신, 기업문화, 사람 등 다양한 이야기를 들려드립니다.

6 Comments

  1. 봄날은 간다^^말하길

    저도 노력해야겠습니다. 종이를 사용 안한다는 건 불가피하고 종이 출력량 줄이기로 꼭 실천해보겠습니다.

    • 색콤달콤말하길

      불필요한 종이 문서를 많이 출력하면 책상도 복잡해지고, 그만큼 정리도 더 힘들어지는 것 같습니다. 꼭 필요한 문서만 출력하고 전자문서를 잘 활용하면 나무도 살리고 이산화탄소도 줄이는 효과를 거둘 수 있지 않을까 싶습니다^^

  2. 냉장고말하길

    출력없이 일하기라… 상상도 할수 없습니다 ㅠㅠ

    • 색콤달콤말하길

      100% 출력없이 일하면 너무 힘들죠 T~T 굳이 출력하지 않아도 되는 문서들만 전자문서 형태로 활용하면 책상에 널부러져 있는 종이문서들이 좀 사라지지 않을까요 ^.^~

  3. 검은볼펜말하길

    출력물을 줄이려는 개인의 노력이 필요하지요. 저도 한번 도전해봐야겠습니다!!

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