3만 3천장의 종이를 절약하고, 23억의 비용을 절감하는 방법?

한국후지제록스의 사명에는 ‘한국후지제록스는 한국내 기업의 사무생산성 향상에 공헌하며…’ 라는 문구가 있습니다. 한국후지제록스의 신입사원이라면 무조건(?) 외워야 하는 중요한 사명입니다.ㅎㅎㅎ 신입사원 연수 때 열심히 외웠던 사명이 갑자기 떠오르는 이유는 현장에 있으면서 느낀 점이 많아서 그런 것 같습니다.^^   기업의 사무생산성 향상? 여러분께서 근무하고 계시는 사무실을 잠깐만 둘러보세요. 흑백 프린터, 칼라 프린터, 팩스, 복사기, 스캐너.. 이렇게 따로 사용하지는 않으세요? 혹시 사용하시면서 불편하지는 않으세요?   아마 입사할 때부터, 혹은 회사가 처음 생길 때부터 따로 사용했었던 거라 좀 불편하긴 하지만 그냥 그대로 쓰고 있다. 이런 고객 분이 많습니다.  

프린터 토너를 교체하기는 하지만 교체 주기는 정확히 모르겠고, 칼라 출력을 마음대로 쓰자니 눈치 보이고, 팩스 주변엔 항상 스팸 팩스와 수신인이 불분명한 팩스 문서들이 잔뜩 쌓여있고, 언제 써본지 기억도 안 나는 스캐너는 공간만 차지하고 있고, 입사하기 전부터 있던 낡은 복사기는 매일 종이가 걸려서 속 터지게 하고… 일하면서 사무기기 때문에 골치를 썩는 일이 많지만, 사무실에 없어서는 안될 매우 중요한 것들입니다. 중요한 만큼 들어가는 비용도 만만치가 않습니다.   프린터, 팩스, 복사기, 스캐너 이렇게 사무기기를 쓰는데 들어가는 비용이 얼마인지는 생각해본 적이 있으세요? 영업현장에 있으면서 수 많은 회사들을 다녀봤지만, 정확하게 사무기기 사용 비용을 파악하지 못하는 회사들도 많았습니다. 심지어 총무팀까지도 말입니다.  

그 이유는 간단한데 다양한 사무기기를 관리해야 하는데다 대수도 많기 때문입니다. 수 많은 사무기기들을 관리하다 보니 고장이 나거나 소모품이 떨어지면 각 제조사 서비스 센터로 일일이 전화해야 하고.. 신경 쓸 게 한 두 가지가 아닙니다.

  그래서 사무기기를 담당하시는 분들은 관련 비용을 줄여보고 싶지만 어떻게 해야 하는지 방법을 모르시는 경우가 많습니다. 한국후지제록스의 도큐 컨설턴트는 고객의 사무환경을 분석해 현재 사무기기 관리 및 사용에 소요되는 비용을 확인해주고, 비용 및 업무 효율성 문제를 해결해주는 것이 목적입니다. 

 

여러분이 좀 더 알기 쉽게 설명 드리고자 사례 두 가지를 준비했는데요, 아래 사례들을 통해 한국후지제록스가 고객들의 사무환경을 어떻게 개선하고 비용을 절감시켰는지 보여드리겠습니다. 금융회사, 23억을 절감하다. 

혹시, 지하철이나 신문에서 이 광고 본적이 있으세요? 유명한 금융회사의 사례입니다. 실제로 이 회사는 한국후지제록스의 컨설팅 서비스를 통해 3년간 23억이라는 큰 비용을 절감했습니다. 어떻게 이렇게 많은 비용을 줄일 수 있었던 걸까요?

 

여러 대의 프린터, 팩스, 복사기, 스캐너를 깔끔하게 복합기 하나로 통합시켰습니다. 물론 업무에 필요한 일부 프린터와 팩스는 그대로 두었지만, 다양한 사무기기를 복합기 하나로 교체하면서 관리가 필요한 사무기기 대수를 크게 줄였습니다. 수 많은 사무기기들이 하나로 통합되니 자연스레 소모품 비용이 줄어 들 수 밖에 없었습니다. 고장이 빈번한 프린터가 아닌 내구성이 좋은 복합기를 사용하니 업무의 로스가 줄면서 효율성 또한 높아지게 되었고 문서를 전자화하는 솔루션을 통해 종이 사용량 또한 줄일 수 있었습니다.   물류회사, 3만 3천장의 종이를 절약하다

다음은 물류회사 입니다. 광고에서는 3만 3천장을 줄였다고 하네요. 그게 가능할까요? 물류, 무역 업종의 팩스 사용량은 상상을 초월합니다. 국내외에서 들어오는 팩스의 양은 실로 엄청납니다. 규모가 좀 있는 회사의 경우 팩스 10대는 기본입니다. 전국 및 해외 지사까지 합하면 팩스의 수는 엄청나겠죠?   팩스 솔루션이라고 들어 보셨나요? 팩스수신실에는 90년에나 들을 수 있었던 모뎀소리가 쉴새 없이 들려옵니다. 기존의 팩스는 팩스가 수신이 되면 무조건 출력이 되게 되어 있습니다. 그리고 그렇게 들어온 팩스를 해당 지사로 또 전달해야 하지요. 그러다 보니 종이 사용량이 많아 지게 되는 것입니다.   한국후지제록스의 팩스 솔루션은 이 물류회사의 문제를 말끔히 해결해주었습니다. 일단 복합기를 통해 팩스가 들어오면 복합기는 이를 바로 출력하지 않고 지정된 PC의 폴더에 팩스 문서를 PDF(혹은 JPG등) 형태로 저장합니다. 그럼 사용자는 팩스의 내용을 확인하고 해당 지사로 전달이 필요한 경우 이를 출력하지 않고 복합기에서 바로 팩스를 보내는 것입니다. 이렇게 되면 꼭 필요한 팩스만 출력하게 되니 종이 사용량이 줄어 들 수 밖에 없는 것입니다.   이메일이 발달된 요즘, 왠 팩스? 이렇게 반문하실 분들도 있겠지만 물류회사에서는 해외 지사 및 관계사와의 통신수단으로 팩스를 아직도 많이 사용하고 있습니다. 

 

물류회사에서 팩스 사용 환경을 개선할 경우, 비용도 줄이고 종이 사용량을 줄여 환경도 살리니 일석이조라 할 수 있겠습니다^^   그럼 중소기업은 어떨까요? 한국후지제록스에는 좋은 솔루션이 많지만 영업 현장에서 고객에게 설명하면 “후지제록스 광고를 유심히 봤는데 대기업에만 국한되는 소리는 아닌지.. 중소기업은 해당사항이 없을 것 같은데….” 라는 말씀을 많이 하십니다. 한국후지제록스의 솔루션은 정해진 틀보다는 도큐 컨설턴트가 고객사를 직접 방문하여 고객의 사무환경, 출력환경을 정확히 파악하고 담당자와의 커뮤니케이션을 통하여 work-flow를 단순화 시켜 업무의 로스를 줄여드리는 것이라 할 수 있겠습니다.

  월 매출이 20억인 회사에서 2억을 절감시켜드릴 수는 없겠지만 현재 사무환경에 들어가는 비용을 보다 절감시켜드리고 또한, 이를 통하여 고객의 사무생산성향상에 기여하는 것이 한국후지제록스 도큐 컨설턴트의 목적입니다. ^^  

 

 

 

 

영신완자 | 조영신 수도권2영업부 서초영업팀 서초영업팀에서 근무중이며 방배동, 반포동에서 활동하고 있는 조영신입니다. 얼리어답터라고 불릴 정도로 IT기기에 대한 관심이 많고 이러한 IT지식을 적극 활용하여 영업활동을 하고 있습니다. 현장 경험을 바탕으로 제록스가 문서환경개선, TCO절감 등을 통해 여러분들의 사무환경에 실제로 어떻게 도움을 드리고 있는지 소개해 드리겠습니다. 트위터 – @makeiteasyman

 

 

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‘더 나은 커뮤니케이션이 세상을 만드는 힘이다!’ Better Communication을 위해 노력하는 후지제록스의 철학과 혁신, 기업문화, 사람 등 다양한 이야기를 들려드립니다.

4 Comments

  1. lingo0735말하길

    3만3천장.23억!
    억 소리날만큼 정말 큰 금액을 절감할수 있네요ㅜㅜ
    종이를 절약하면 환경보호도 되고,
    그만큼 잘라내는 나무도 줄어들텐데.
    버리지 않고 계속해서 사용할 수 있는 그런종이 없을까요 ㅜ
    특수 레이저를 써서 아니면 특수 지우개로
    종이에 있는 흑백칼라가 빠진다던가
    ㅎㅎㅎㅎㅎ

    • 영신완자말하길

      버리지 않고 계속 사용할 수 있는 종이는 현재 개발중이지 않을까요? ^^
      님 말씀대로 종이를 안쓰는게 환경을 보호할 수 있는 방법입니다.
      아직은 님이 말씀하신 종이가 개발되지 않았기에
      그 대신 문서를 전자화 시키는 전자문서가 활성화 단계에 있습니다.
      전자문서라고 해서 거창한건 아니고 문서를 출력하지 않고
      구성원들끼리 공유해서 필요한 사람만 출력하는 것입니다.
      이로 인하여 불필요한 출력을 줄여서 종이 사용량을 줄이는 방법입니다. ^^
      물론, 제록스도 전자문서를 활성화 시키기 위하여 노력하구 있구요.
      나중에 이부분에 대해서 포스팅 해드리겠습니다. ^^

    • lingo0735말하길

      문서 보관에 있어서 전자문서는 정말 도움이많이 될듯하네요.
      그래도 역시 회사에서의 막대한 인쇄량을 줄이긴 어려울 것 같네요개인당 인쇄 매수를 제한 한다거나 그런 극단적인 방법이 없이도
      종이 사용량을 확 줄일 방법이 있었으면 좋겟습니다.
      이면지 쓰기나, 재생용지 사용으로 가도 많은 절약이 가능할듯 한데.
      이면지는 또 정보누출의 가능성이 있어서 힘든 측면도 잇고 ㅜㅜ
      포스팅 기다리겠습니다.

    • 영신완자말하길

      네.
      말씀하신 부분은 거의 모든 회사에서 고민하는 부분입니다. 개인의 막대한 출력량을 줄이는 방법이 쉽지는 않습니다. 하지만, 방법은 많이 있습니다. 님이 말씀하신 것 처럼 극단적인 방법도 있구요…
      앞으로 이 부분에 대해서 포스팅 할 수 있도록 노력하겠습니다. 관심가져주셔서 감사합니다. 좋은 하루 되시구요!

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