신입사원, 파워포인트의 달인으로 거듭나는 법!

에서는 4월부터 직장인 여러분께 보다 유용한 정보를 제공해드리기 위해 파워블로거의 기고글을 월 2회 소개합니다. 이 달에 소개해드릴 첫번째 파워블로거는 ‘아하라한의 뜨거운 밧떼리’ 블로그를 운영하고 계신 ‘아하라한‘님이십니다. 아하라한님은 블로그를 통해 파워포인트 강좌 및 기획서 길잡이, 텃밭 가꾸기 등을 꾸준히 포스팅하고 계신 직장인 블로거입니다. 

 

아하라한님께서 PPT 작성을 할 때 참고하면 뼈가 되고, 살이 될 소중한 팁들을 전해주셨는데요, 신입사원만이 아니라 직장인 모두가 참고하면 좋을 ‘파워포인트 슬라이드의 구성원칙‘! 꼼꼼히 숙지해 파워포인트 종결자가 되어 보자구요~!! 


 

사람은 주변의 새로운 정보를 받아 들일 때 자신이 가지고 있는 모든 감각기관을 동원하여 그 정보를 습득하게 됩니다. 예를 들어 새로운 음식을 접할 경우 미각에 신경이 집중되어 내가 지금 느끼고 있는 맛에 대한 정보를 뇌로 저장하게 됩니다. 이와 동일하게 제안서, 기획서, 사업계획서 등 문서화 되어 있는 정보를 접하게 될 때는 눈을 통한 정보인식과 함께 뇌에서 과거 관련된 정보들을 취합하고 분석하는 과정을 거쳐 문서가 전달하고자 하는 의미를 이해하게 되는 것입니다. 

 

파워포인트는 현대사회를 살아가는 직장인, (대)학생, 취업준비생, 개인사업자 등 다양한 분야의 직업 그리고 분야에서 활용이 되고 있습니다. 문서작업을 위한 보조수단은 파워포인트를 제외하고도 다양한 프로그램들이 있습니다.

 

“하지만 왜 사람들은 파워포인트를 선호하는 것일까요?” 

 
 

 

 

파워포인트의 경우 다른 워드프로그램 보다 시각적인 효과를 나타내기에 가장 유연한 프로그램입니다. 또한 빈 도화지처럼 구성된 슬라이드에 그림을 그리듯 디자인 할 수 있기 때문에 개인의 역량에 따라서 다양한 결과물이 제작되기도 합니다. 즉, 텍스트로 이루어진 문서보다 시각적인 효과를 주기에 최적화 되어 있는 프로그램입니다. 

 

이미지 출처 : Flickr by Garethjmsaunders
그렇다면 파워포인트 각각의 슬라이드를 구성하기 위한 기본적인 구성 원칙에는 어떤 것들이 있을까요? 본인의 실력이 초심자 일 경우에는 꼼꼼하게 읽어 주시기 바랍니다. 
 
 

파워포인트 작업을 많이 해 보지 않은 직장인의 경우 가장 많이 하는 실수 중에 하나가 바로 지나치게 디자인에 신경을 쓴다는 점입니다. 파워포인트의 경우 디자인 측면이 강조되기는 하지만 본인의 디자인 역량을 고려하지 않고 무작정 화려하고 멋진 디자인만 고집을 할 경우 내용적인 측면에서 부실해 질 수 있습니다. 또한 바탕디자인이 지나치게 화려해 진다면 청중들은 발표자가 전달하고자 하는 내용보다는 디자인에 집중하게 되어 정확한 의미 전달에 저해 요인이 될 수 있습니다. 
 

<주요 내용 파악이 어려운 사례>

 

 

 
마스터 페이지 슬라이드 디자인에 자신이 없다면 MS-Office에서 제공하는 기본 슬라이드 디자인을 사용하여도 아무 무리가 없습니다. 
 

 그리고 슬라이드 디자인을 처음 하시는 분이라면 아래 사항은 반드시 명심하세요. 

 
-. 글꼴은 2개 이내로 사용한다. 
-. 전체 슬라이드에서 색상은 3색 이하로 통일하며, 원색의 사용은 되도록 하지 않는다. 
-. 글자 크기의 경우, 제목은 28~32px, 내용은 15~18px을 사용하는 것이 적합하다. 

 

위에서 제시해 드린 글꼴, 색상선택, 글자크기는 슬라이드 한 페이지에만 국한되어 적용되는것이 아니라 전체 파워포인트 슬라이드를 구성함에 있어서 적용되는 부분이니 최종 편집을 할 때 교정을 하기 바랍니다. 

 
 

슬라이드를 구성함에 있어 초심자의 경우 한 슬라이드에 너무 많은 것들을 보여 주려는 경향이 있습니다. 예를 들어 시장동향, 소비동향이 유사한 내용으로 조사되었다면 이 내용들을 한 슬라이드에 넣어 주고 싶을 겁니다. 하지만, 청중의 경우에는 동시에 여러 가지 정보가 제시될 경우 정보 이해에 혼돈을 줄 수 있습니다. 지금 발표자가 하고자 하는 내용이 전체적인 시장 흐름이 핵심인지, 소비자 동향에 초점을 두고 있는 것인지 혼선이 오게 됩니다. 따라서 한 슬라이드를 구성함에 있어서는 반드시 전달하고자 하는 주제를 한가지로 국한하여 작업하여야 합니다. 
 

 

이미지 출처 : Flickr by TJ Morris
 
좋은 예로는 우리가 잘 알고 있는 프리젠테이션의 대가 스티브 잡스(Steve Jobs)를 들 수 있습니다. 처음 프리젠테이션을 준비하는 사람들이 스티브 잡스의 프리젠테이션을 따라하기도 합니다. 하지만 스티브 잡스의 경우 프리젠테이션 능력이 뛰어나기 때문에 그의 발표 자료도 훌륭해 보이는 후광효과를 입는것입니다. 신입사원이 처음 맡은 임무에서 스티브 잡스 처럼 작업을 했다면 어떤 평가를 받게 될까요? 아마도 무성의한 직원으로 낙인 찍히게 되지 않을까요. 
 
스티브 잡스의 키노트는 프리젠테이션(발표용)에 최적화 되어 있다고 볼 수 있습니다. 그는 결코 한 슬라이드에 한가지 이상의 주제를 던지지 않습니다. 그리고 주제와 관련된 자신의 주장은 구두로 설명하게 됩니다. 이러한 점은 스티브 잡스가 그만큼의 능력을 갖추고 있기 때문입니다. 반면, 초심자의 경우에는 스티브 잡스가 구두로 설명하는 자신의 주장에 대한 내용들을 요약하여 슬라이드에 표기해 주어야 합니다. 
 

 

공모전에 응모 하기 위해 만든 파워포인트 자료들을 보게 되면 지나치게 애니메이션 효과음향 효과에 신경을 쓴 모습들이 보입니다. 물론 적재적소에 사용된 이미지 한 장이 열 마디 말보다 효과가 있는 경우도 있습니다. 또한 잘 짜여진 스토리 보드 위에서 적용된 애니메이션, 음향 효과는 청중들로 하여금 분위기 전환을 시키는데 탁월한 효과를 주기도 합니다. 

 
이렇게 청중을 매료 시킬 수 있는 부수적인 효과들도 지나치게 자주 사용하게 된다면 오히려 청중들에게 식상함과 아울러 촌스런 파워포인트로 평가되기 쉽습니다. 따라서 애니메이션을 사용할 경우에는 본 파워포인트 프리젠테이션 안에서 자신이 제일 중요하다고 생각하는 논지를 밝히고자 할 때 한번에서 두 번정도 사용하는 것이 제일 효과가 좋습니다. 무엇이든 지나침이 모자람 보다 못한 경우가 많습니다. 
 

 

이미지 출처 : Flickr by Newhaircut

 

* 기타 참조할 점

파워포인트를 자주 사용하다 보면 일종의 매너리즘에 빠지게 되는 경우가 있습니다. 자신의 스타일을 쉽게 버리지 못하는 것입니다. 초보의 경우에는 슬라이드 한 장을 만들기도 벅찬 경우가 있지만 작업의 기회가 잦아지다 보면 본인의 작업 스타일이 고착되게 됩니다. 이러한 점은 작업 시간 단축에는 도움이 될 수 있으나, 본인의 발전에는 저해 요인이 될 수 있습니다. 따라서 다양한 사이트, 온라인 카페 활동을 통하여 좋은 파워포인트를 벤치마킹을 하고 본인의 것으로 소화해 내는 노력이 필요합니다. 
 
파워포인트는 결코 다른 워드프로세스 프로그램처럼 단순하게 보고서를 만들기 위한 프로그램이 아닙니다. 슬라이드의 배치에 따라서 결과에 확연하게 달라지는 경우도 있듯이 한편의 연극, 영화를 제작한다는 마인드를 늘 가지고 있어야 합니다.

 

 

* 파워포인트 2007 디자인 Tip

파워포인트를 사용하다보면 시각적인 효과를 주기 위해서 이미지(사진)을 자주 사용하게 됩니다. 사진을 원본 그대로 삽입할 경우 주변 서식이나 디자인과 어울리지 않는 경우가 있습니다. 이럴 때는 이미지 주변에 부드러운 가장자리 효과를 적용하면 보다 부드러운 느낌을 줄 수 있습니다. 
 
– STEP I 
슬라이드에 삽입하고자 하는 이미지(사진을) 불러옵니다. 이미지를 더블클릭합니다. 그러면 이미지 편집에 관한 리본(상단 카테고리)로 이동하게 됩니다. 
 

 

 

 
– STEP II 
이미지 편집 서식에서 ‘그림효과 > 부드러운 가장자리’로 마우스를 이동한 뒤 이미지의 가장자리에 몇 포인트로 부드러운 효과를 줄 것인지 선택합니다. 
 

 

 

 
– STEP III 
아래 완성된 작업과 같이 이미지의 가장자리들이 투명 그라데이션 효과처럼 뽀얗게 처리된 것을 확인하실 수 있습니다. 
 

 

 

 
같은 작업을 여러 이미지에 반복을 해야 할 경우 하나하나 클릭해 가면서 디자인을 변경한다는것은 상당히 비효율적인 작업입니다. 서식을 복사하고자 하는 이미지(사진)을 클릭한 후, ‘홈 > 서식복사’로 마우스를 이동합니다. 
 
클릭(원클릭)을 한번 할 경우, 복사한 이미지의 서식이 한번만 적용됩니다. 더블클릭을 할 경우, 복사한 이미지의 서식을 ‘ESC‘ 키로 중지할 때까지 사용할 수 있습니다.
 

 

 

<외부 블로거의 기고는 본 블로그의 편집방향과 일치하지 않을 수도 있습니다.>

 

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‘더 나은 커뮤니케이션이 세상을 만드는 힘이다!’ Better Communication을 위해 노력하는 후지제록스의 철학과 혁신, 기업문화, 사람 등 다양한 이야기를 들려드립니다.

38 Comments

  1. ellipark 댓글:

    유용한 정보 감사드려요~
    더블클릭을 했을 때 복사한 이미지 서식이 계속 유지되는지 몰랐는데,
    이제 유용하게 쓸 수 있을 것 같네요^^
    얼마전엔 파워포인트 템플릿 수집에 잠시 꽂혔었답니다.
    파워포인트 달인이 되기 위해 아자아자!

    • 색콤달콤 댓글:

      유용한 정보를 색콤달콤을 통해 공유해주신 아하라한님께 박수를~^.^* 파워포인트의 달인이 되는 그날까지 좋은 ppt도 많이 보고, 툴도 잘 활용해야겠습니다~

  2. 좋아요~ 댓글:

    완전공감!! 스티브 잡스의 프레젠테이션 아주 유용합니다. 파워포인트 잘 배우고 갑니다.

  3. 아하라한 댓글:

    깔끔하게 정리해 편집해 주셨네요…
    잘 읽고 갑니다. 즐거운 하루 되세요…

    • 색콤달콤 댓글:

      파워포인트의 가장 기본이 되는 사항들을 잘 정리해주셔서 감사합니다^.^ 신입사원은 물론이고 모든 직장인들이 참고하면 좋을 것 같아요!

  4. 문창민 댓글:

    감사합니다. ellipark님 말씀에 공감

    • 색콤달콤 댓글:

      신입사원들은 아무래도 파워포인트 만들 때, 내용보다 디자인에 좀 더 치중하는 경향이 있는 것 같아요. 하지만 디자인이 촌스러워도 가장 중요한 것은 내용이라는 거! 제가 신입사원때 이 포스팅을 봤으면 좋았을 것을.. T~T 하고 생각합니다.

  5. 조성준 댓글:

    잘 보고 감니다.

  6. 소한 댓글:

    저는 맥을 이용해서 키노트 사용하고 있습니다
    맥 사용자가 늘어났으면 하는 바람입니다..

  7. 김혜진 댓글:

    잘 봤습니다^^
    인쇄는 안되나요?

    • 색콤달콤 댓글:

      포스팅 인쇄를 말씀하시는 것이지요? 티스토리에서 인쇄 기능을 제공하지 않는 것 같아요ㅠㅠ 불편하시겠지만 웹페이지를 인쇄하시거나, 내용을 워드에 붙이셔서 인쇄하셔야할 것 같아요~ 감사합니다^^

  8. 김세정 댓글:

    저 초3학년때 이거 자격증
    땃었는데 쉬워요~~
    생각보다… ㅋ

  9. 민완기 댓글:

    담아갑니다~

  10. 배준희 댓글:

    좋아용!

  11. 감사 댓글:

    좋은 정보 감사합니다~

  12. 퍼갔어요 댓글:

    어떻게 푸는지 몰라 복사해서 가져갔어요 ~ 출처 표기함

  13. 이미지 댓글:

    관련없는거지만 저 헤더 부분의 일러스트 애니메이션 너무 귀엽네요 좌측에 후지복사기 퉤퉤 귀엽게 뱉어내는것도 그렇고…….친근한 이미지로 다가와주셔서 감사해요 🙂

  14. :] 댓글:

    이번 프로젝트를 보다 심플하게 구성하는데에 많은 도움이 되었네요. 글들을 쭉 봤는데 모두 유용한 내용이네요. 또 와도 되죠?ㅎ

  15. 고부경 댓글:

    안그래도 필요했었는데(전 학생이지만 학원에서 피피티대회가 있었거든요)
    정~말 감사합니다^^
    잘봤어요
    굉장히 유용했습니다

  16. 유득공 댓글:

    저희집 파워포인트2003이 처량해지는 순간이네요 ㅠㅠ 다운받고 말테다!!

  17. deokhwa 댓글:

    잘 보고 갑니다 ㅎㅎ

    근데 스티븐 잡스가 PPT의 대가는 아니죠

    결코 잘 만든 PPT 가 아니라

    언론에서 그렇게 칭찬하기에 그렇게 보이는 것일뿐입니다.

    그리고

    PPT는 무엇보다도 글자 크기가 제일 중요합니다.

    그다음이 슬라이드의 통일성이죠.

    참고하시길 바랍니다^^

    • 색콤달콤 댓글:

      좋은 팁 감사합니다^^ 말씀하신 것처럼 글자 크기와 슬라이드의 통일성도 정말 중요한 것 같습니다. PPT에 익숙하지 않으신 분들 중에는 무조건 화려하게 만드시는 분들이 있는데, ‘어떻게 하면 청중에게 콘텐츠를 효과적으로 잘 전달할 것인가’가 우선이 되어야 한다고 생각합니다.

  18. MODERNART 댓글:

    맞는 말입니다. 심플한게 중요하죠.

    가장 한심한 PT가 슬라이드에 텍스트만 잔뜩 써놓고 읽어 내려가는 겁니다.
    이런 방식은 나는 떠들테니 니들은 듣던지 말던지 라고 말하는것과같죠.

    PT에서 파워포인트는 그냥 레쥬메일뿐 설명에 필요한 이미지, 키워드 정도만 들어 가면되죠.

    그리고 글자크기 통일성 이런말하는 분 계시는데 PT의 가장 큰 목적은 내용의 전달이지
    예술작품을 만드는게 아닙니다.

    파워포인트를 만들때 가장중요한건 처음 슬라이드죠.
    자신이 발표할 내용의 흐름을 한 페이지에 요약해
    듣는사람에게 큰 그림을 심어주는가 그러지못한는가에 있습니다.

    내용이복잡할수록 슬라이드수가 많으면 많을수록 그렇게 느끼실겁니다.
    왜냐하면 사람의 기억력이라는게 그렇게 뛰어나지않고 PT란게 보통 자신보다 뛰어나지않은 사람에게하는거고 그렇지않다고 해도 자신은 이해하고 있기때문에
    즉 흐름을 알고있기 때문에 당연하다고 생각하는 전개도 듣는사람 에게는 “왜?” 로 다가올수있거든요

    “슬라이드 프린트아웃해서 나눠주면 되는거아니냐” 라고 말할수도있지만
    청중이라는게 언제나 협조적이고 내가하는말에 귀기울일꺼라고 생각하는건
    너무 물러터진생각이라고 밖에 할말이없네요.

    PT잘하는법 별거없습니다. “비협조적인 청중을 어떻게 이해시키면될까” 라는 궁리만 하면됩니다.

    저는 이걸 일본어로 중국인 러시아인 미국인 베트남인이 섞인 청중에게 PT하면서 뼈져리게 깨닳았습니다.

    PT에서 필요한건 청중에 대한 오모이야리(배려)밖에 없습니다.

    • 색콤달콤 댓글:

      MODERNART님 댓글 보고 저도 많은 깨달음을 얻었습니다. 청중에 대한 ‘배려’. PT에서 가장 중요한 것을 그동안 간과하고 있었던 것은 아닌가.. 하는 생각이 드네요. 내가 생각하기에 아무리 잘 만들었어도, 듣는 사람이 이해와 공감을 못한다면 PT의 의미가 없어지는 것이니까요. 티스토리에도 베플 기능이 있다면 정말 베플로 올려드리고 싶습니다^^

  19. 김수한무 댓글:

    좋은 자료 감사합니다. 잘 사용하겠습니다. ^^

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