문서관리 컨설팅 및 아웃소싱 서비스 사례 – (2) 소니 주식회사 아츠키 테크놀로지 센터

최근 기업의 업무 효율성 향상을 목적으로 한 스마트 워크 구축에 대한 이야기가 많이 나오고 있습니다. 스마트 워크라고 하면 언제 어디서든 일을 할 수 있는 모바일 업무 환경에 대해 먼저 떠올리게 되는데요, 이와 함께 이루어져야 할 것이 스마트 워크를 지원할 수 있는 사무기기의 최적화가 아닐까 싶습니다. 

 
업무의 특성과 프로세스에 맞는 사무기기가 효과적으로 배치되어 있어야 업무 효율성도 높이고 비용도 절감할 수 있을테니까요. 
 

 

 

 

 

 

 

오늘은 사무환경의 개선을 통해 긍정적인 효과를 거둔 후지제록스의 고객사 한 곳을 소개해드립니다. 바로 소니 주식회사의 아츠키 테크놀로지 센터의 사례인데요, 그 곳에서 어떤 변화가 시도되었고 그로 인한 결과는 어땠는지 함께 알아볼까요? :> 
 
 
소니 주식회사 아츠기 테크놀로지 센터 (일본) 
 
 

 

소니 아츠기 테크놀로지 센터는 소니 그룹 전체의 새로운 성장 전략을 실현하기 위한 R&D활동의 주요 거점입니다. 이 센터는 엔지니어들이 창조성을 발휘할 수 있는 혁신적인 워크 스타일 구현에 늘 관심을 가져왔는데요, 문서 환경의 혁신도 그 중 하나였습니다. 

 

 
아츠기 테크놀로지 센터에서는 조직의 변동이 있을 때마다 업무 특성에 맞는 출력기기들을 새로 구입하다보니 프린터, 복합기 등의 수가 점점 늘어났다고 합니다. 그 결과 이런 기기들이 사무 공간을 많이 차지하고 출력과 관련된 비용 또한 증가했습니다. 센터의 입장에서는 종이 문서의 사용을 줄이고 지구 환경을 보호하고자 하는 계획을 가지고 있었는데, 의도와 다르게 기기는 점점 늘어나고 직원들의 출력량은 얼마인지 파악하기조차 어려웠던 거죠. 
 
 

 

 

소니 아츠키 테크놀로지 센터는 출력 기기의 최적 배치에서부터 소모품의 관리 등에 대한 과제를 안고 있었는데요, 이 과제를 해결하기 위해 후지제록스에서 제공하는 통합출력관리서비스인 XOS(Xerox Office Service)를 도입합니다. 
 
XOS는 기업의 출력기기와 관련된 모든 업무를 관리해주는 아웃소싱 서비스입니다. 기업의 문서 업무 프로세스와 출력기기 사용 현황 및 문제점을 파악해 보다 효율적인 업무와 비용 절감이 가능하도록 기기를 최적으로 배치해주고 관리까지 도맡아 해주는 것입니다. 
 
 

 

 

 

 

 
소니 아츠키 테크놀로지 센터는 특히 아래의 세가지를 XOS의 주요 포인트로 삼고 문서환경의 변화를 추진했습니다. 
 
 
1. 문서환경 분석을 통한 현상 파악 
 
직원들의 출력기기 사용 현황에 대한 조사•분석을 실시해, 1인당 출력 매수는 물론이고 부문별 출력 현황 등 문서 출력과 관련해 발생하는 모든 비용을 가시화한다.
 
 
2. 기기의 최적 배치 및 개선 목표 설정 
 
업무 특성과 직원수를 고려한 기기의 최적 배치를 통해 문서 환경을 보다 효율적으로 개선하고, 기기 가동률에 대한 목표치를 설정한다. 또한 직원들이 양면인쇄 및 N-up 인쇄(한 장에 여러 장을 출력) 기능을 활용할 수 있도록 독려한다. 
 
 
3. 개선을 위한 지속적인 체제 구축 
 
일시적인 개선에 그치지 않고 지속적으로 문서 환경을 개선해나가기 위해, 출력기기와 소모품을 일원적으로 관리하는 시스템을 도입한다. 기기에 문제가 생기면 신속히 대응해 사용에 불편이 없도록 지원하는 전문 인력을 배치한다. 
 
 

 

 

TCO(총소유비용) 절감, 문서 보안, 환경 보호의 효과를 한번에!
 
출력기기에 대한 사용자 인증 시스템을 도입한 소니 아츠키 테크놀로지 센터는, 누가 언제 무슨 내용을 몇 매 출력했는지 확인할 수 있게 되어 문서 보안을 강화하게 된 것은 물론 종이 출력량 또한 줄일 수 있었습니다. 비용 절감은 물론 자연스럽게 환경 보호도 할 수 있게 된 것이지요. 또한 출력기기에 대한 업무를 아웃소싱함으로써, 직원들이 본래 업무에 보다 집중할 수 있게 되었습니다. 
 
소니 아츠키 테크놀로지 센터의 관계자는 XOS를 도입하고 나서 한 해 동안 문서 관련 비용을 크게 줄일 수 있었다며, 금액으로 환산하면 8000만엔(한화 약 10억원)에 이른다고 말했습니다. 
 
 

 

 

 

 

<위 이미지는 ‘소니 주식회사 아츠키 테크놀로지 센터’와 직접적인 연관은 없습니다.> 

 
 
문서관리 아웃소싱의 효과가 대단하죠^^? 
 
지금 한 번 사무실을 둘러 보세요. 분명 잘 사용하지 않는 스캐너나 팩스도 있을 테고, 고장난 채 멈춰 있는 프린터도 있을 겁니다. 이런 것만 관리가 잘 되도 비용을 절감하고 업무 효율성을 크게 높일 수 있습니다.
 
스마트 워크 시스템의 구축에 앞서, 현재 사용하고 있는 사무기기들에 대한 조사와 분석 또한 꼭 필요한 작업인 것 같습니다.
 
 

제이미 | 이미정 홍보팀  안녕하세요? 한국후지제록스 홍보팀 이미정입니다. 멋진 음악으로 세상과 소통하는 재즈 뮤지션 제이미 컬럼과 맛있는 요리로 사람들에게 즐거움을 주는 매력적인 요리사 제이미 올리버를 좋아합니다. 각자가 가진 능력으로 세상을 이롭게하는 두 ‘제이미’들처럼, 저 또한 색콤달콤을 통해서 여러분과 재미있게 소통하고, 유익한 정보를 드리고 싶습니다^^*

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‘더 나은 커뮤니케이션이 세상을 만드는 힘이다!’ Better Communication을 위해 노력하는 후지제록스의 철학과 혁신, 기업문화, 사람 등 다양한 이야기를 들려드립니다.

2 Comments

  1. smart족말하길

    출력기기와 관련된 모든 업무를 관리해주다니..정말 편리하고 똑똑한 서비스네요. 비용절감과 업무 효율성을 높인다니..정말 1석 2조의 효과입니다. 요새 스마트 앱의 출현으로 편리해지고 있던데요. 앱으로 문서관리 해주는 똑똑한 서비스가 있나요?

    • 색콤달콤말하길

      후지제록스에서 나온 앱은 현재까지는 모바일 프린팅 앱과 문서 뷰어 앱이 있습니다. 아이폰 등 모바일 기기의 사진이나 웹페이지 등의 자료를 컴퓨터와의 연동 없이 바로 출력할 수 있는 앱과 언제 어디서든 문서를 편하게 볼 수 있는 뷰어 앱이지요^^ 곧 문서관리 앱도 출시되지 않을까 싶습니다.

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