우리 이대리가 달라졌어요 – 깨끗한 책상 만드는 전자문서 관리 소프트웨어

똥줄 타게 일하고 있던 어느 날, 

팀장님이 지나가다 제 책상을 보시고는 
 
“이대리, 책상이 너무 더러운 거 아니야?” 
 
이럴 수가!!! 여자 책상인데 더럽다는 이야기를 듣다니!! 
 
하지만 제 책상은 정말 더러웠습니다… 
 
 

 

 

 
 
제가 원래 지저분한 사람은 아니고, 하하.. 일이 너무 많아서, 미친 듯이 바빠서 그렇습니다.. ㅠㅠ 
 
 

 

늘 난잡한 내 책상

 

 

 

아무튼 이 충격적인 말을 듣고, 문서관리 컨설팅 기업 한국후지제록스의 직원으로서 이러면 안되겠다! 내가 문서관리의 모범을 보여주겠다!는 생각을 하게 되었습니다. 
 
 

 

이 놈도 중요한 거 같고, 저 놈도 중요한 거 같고..

 
 
일단 책상 위에 널브러진 각종 문서들을 차곡 차곡 모았습니다. 기획안, 보고서, 예산안, 다 쓴 종이 등등 종류도 가지가지더군요. 문서들을 세 가지로 분류했습니다. 
 
 

 

(1) 문서 세단기로 파쇄할 문서, (2) 전자문서로 보관할 문서, (3) 이면지로 사용할 문서

 
 

 

스캔 또는 복사할 때 호치키스 심 제거는 필수!!

 
 
파쇄할 문서와 전자화할 문서는 기계에 넣기 위해 호치키스 심을 제거했습니다. 호치키스 심이 박힌 문서를 복합기에 넣으면 안됩니다. 어떻게 되는지는 저도 잘 모르겠습니다. 안 넣어봐서.. 
 
 

 

내가 열받을 땐 세절기가 날 위로해주지..

 

 

 

외부로 나가면 안 되는 회사의 기밀이 담긴 보안 문서는 세단기로 시원하게 갈아버립니다. 문서를 갈고 있으면 왠지 모르게 스트레스가 좀 날아가는 것 같아요. 더 잘근잘근 갈아버리라고!! 세단기를 보고 있으니, 세단기 옮기다가 실수로 넥타이가 빨려 들어갔던 직원이 생각나네요. 지금은 어딘가에서 잘 살고 있겠지요. 
 
앞으로 두고두고 볼 징글징글한 문서들은 복합기로 스캔해서 전자파일로 만듭니다. 일단 문서를 착착 정리해 복합기에 올려 놓고요, 제 이름의 폴더를 선택한 후 시작 버튼을 누르면~ 
 

 

 

 

진짜 빠르지요? 저희 회사 기계인데도 보면서 감탄하고는 합니다. 어쩜 이렇게 빠를까… 문서를 한 장 한 장 스캔 하던 시절도 있었는데, 세상이 참 좋아졌습니다. 후지제록스 복합기 있으면 막내들도 스캔 하느라 고생할 필요 없습니다. 껄껄껄~ 20장 스캔하는데 약 11초가 걸리네요. 스캔 종결자!!!
 
 

 

다큐웍스 데스크를 실행!

 

 

 
자리에 와서 전자문서 관리 소프트웨어인 다큐웍스(DocuWorks) 데스크를 실행시킵니다. 블로그 포스팅을 위해 PC의 바탕화면 정리도 좀 했습니다. 원래는 바탕화면 한 가득 파일이 차 있고는 하죠^^ 직장인이라면 한 틈의 여백도 없이 파일로 바탕화면을 꽉 채우는 게 기본 아닌가요? 하하.. ;; 
 
 

 

다큐웍스 데스크

 

 

 
다큐웍스를 실행시키면 스캔해서 전자문서화한 파일들이 보입니다. 온갖 문서들이 다 있습니다. 원래 다큐웍스 데스크도 폴더별 관리를 통해 깔끔하게 정리가 가능하지만.. 제 책상(데스크)들은 다 원래 이렇게 지저분한가 봅니다ㅠㅠ 
 
아까 스캔한 파일이 이렇게 전자문서가 되어 데스크에 얌전히 놓여져 있습니다. (오른쪽 구석에 있슴다) 
 
 

 

훌륭한 스캔 기술!

 
 
열어보면 종이에 메모했던 것 까지 잘 스캔 되어 있습니다. 이렇게 전자화한 문서에 제목을 잘 달아서 폴더별로 보관해두면, 나중에 필요할 때 종이 더미를 뒤지지 않아도 쉽게 찾을 수 있겠죠? 
 
 

 

문서 상의 단어 검색도 가능!

 

 

 

스캔할 때 문자인식(OCR)도 하기 때문에, 다큐웍스 데스크에서 찾고 싶은 문서를 키워드로 검색하면 제목과 문서 내에 들어있는 단어를 검색한 결과를 보여줍니다. 팀장님이 옛날 문서에서 어떤 내용 좀 찾아보라고 했을 때, 문서를 어디에 뒀는지 기억이 나지 않아 난감했던 분들에게 강춥니다. 
 
다큐웍스의 장점을 한 가지 더 말씀드리면, 종이문서를 스캔한 것 외에도 워드, 엑셀, 한글과 같은 문서를 바로 다큐웍스라는 하나의 파일로 저장할 수 있다는 겁니다. 다큐웍스 파일로 변환하면 워드건 엑셀이건 한글이건 페이지를 원하는 대로 다시 재배치할 수 있기 때문에 문서 편집하기에 매우 편리합니다. 다큐웍스를 PDF로 변환할 수도 있기 때문에 문서를 외부에 공유할 때, 다큐웍스가 없는 사람에게도 쉽게 전달할 수 있습니다. 
 
예를 들어, 저는 회사 사내보 또한 제작하는데요, 사내보 디자인 업체에서 시안을 보내오면 시안에 수정할 부분을 표시한 후 스캔하고 PDF로 변환해 전자파일로 업체에 보냅니다. 수정사항을 표시한 시안을 다시 퀵으로 업체에 보낼 필요가 없으니 매우 편리하죠. 다큐웍스에 대해 좀 더 자세히 알고 싶으시다면 요기로~ DocuWorks 7.0
 
 

 

반짝반짝 빛나는 내 책상~ *_*

 

 

 

그래서… 저의 책상이 이렇게나 깨끗해졌답니다! 과연 며칠이나 갈 지는 잘 모르겠습니다만… 팀장님도 깜놀~하셨음. ㅎㅎ “이건.. 이대리의 책상이 아니잖아!”

지금 여러분의 책상을 한 번 둘러보세요. 깨끗한가요? 
만약 문서 정리 전의 저와 같다면, 이 참에 한번 싹 정리해보세요. 
일 할 맛 나는 책상이 될 겁니다^^
 
 
 

제이미 | 이미정 홍보팀  안녕하세요? 한국후지제록스 홍보팀 이미정입니다. 멋진 음악으로 세상과 소통하는 재즈 뮤지션 제이미 컬럼과 맛있는 요리로 사람들에게 즐거움을 주는 매력적인 요리사 제이미 올리버를 좋아합니다. 각자가 가진 능력으로 세상을 이롭게하는 두 ‘제이미’들처럼, 저 또한 색콤달콤을 통해서 여러분과 재미있게 소통하고, 유익한 정보를 드리고 싶습니다^^*

 

 

 

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‘더 나은 커뮤니케이션이 세상을 만드는 힘이다!’ Better Communication을 위해 노력하는 후지제록스의 철학과 혁신, 기업문화, 사람 등 다양한 이야기를 들려드립니다.

14 Comments

  1. 데브라왕 댓글:

    헐.. 첫번째 사진.. 내 책상보다 더 지저분함!
    님 더러븐 책상 종결자시네요. 비포 & 애프터가 넘 극명해서 인상적.

    • 색콤달콤 댓글:

      그래도 어딘가에 저보다 더 책상이 더러운 사람이 있을거라 믿어의심치 않습니다. 조신한 여자인 제가 더러븐 책상 종결자면.. 너무 슬프잖아요ㅠㅠ

  2. NyoRyong 댓글:

    저런 소프트웨어도 있군요. 그나저나 스캔 너무 신기하네요. 저희 회사는 아직도 지잉-징. 지잉-징. 하는 꼬진 스캐너 쓰고 있는데. 스캔 작업 많은 사람으로서 탐나는 제품. 사장님께 한 대 사달라고 하고 싶네요.

    • 색콤달콤 댓글:

      후지제록스 복합기를 사시면 아마 신세계를 경험하실 듯! 물론 단지 스캔 기능 때문에 복합기를 사시기는 조금 그러시겠지만, 프린터, 팩스, 복사기 등등이 조금 낡았다면 이 참에 복합기 한대 들이세요~^^ㅎㅎ

  3. 책상정리달인 댓글:

    꼭 깨끗한 책상 상태 유지하시기 바랍니다. 기분도 상쾌하고 업무 능률도 오르지요! 며칠 간은 제이미님의 충격적인 책상이 머리속을 맴돌것 같습니다ㅎ

  4. 닥나2012 댓글:

    여자들 책상은 깨끗한줄로만알았더니.. 향기도나고.
    제가 그동안 너무 순진하게 산 건가요?
    제이미님 책상에서 냄새날 것 같아요ㅋㅋ (농담입니다;;)
    그래도 이제 깨끗해졌으니 다행이네요. 계속 유지하시길 바랍니다.

    • 색콤달콤 댓글:

      그건 오햅니다. 허허허~ 보기엔 저래도 향기롭기가 만개한 꽃밭과 같습니다.. 앞으로 깨끗한 책상 유지할 수 있도록 문서관리를 철저히 하겠습니다.

  5. smart족 댓글:

    너무 깨끗해졌네요:) 맘만 먹으면 치울 수 있는데 항상 미루게 되지요?? 저도 그렇거든요. 깨끗하면 맘도 상쾌해지고 일할 기분도 난답니다. 깨끗한 책상 오랫동안 유지하세요~

    • 색콤달콤 댓글:

      사실 치울 엄두가 안나는 것도 좀 있어요. 문서를 보면서 버릴 것과 보관할 것을 분리해야하는데 그 작업이 또 만만찮더라구요-.-;; 아무튼 이번 기회를 계기로 앞으로도 책상 깨끗하게 유지하겠습니다.

  6. KOOLUC 댓글:

    ㅋㅋㅋ 정말 환골탈태? 하셨네요~~
    저도 오늘은 책상을 반짝반짝하게 ~ 만들어 놓고 일을해야 겠습니다~ ^^

    • 색콤달콤 댓글:

      근데 환골탈태가 오래 가지 않더라구요^^;; 이번에 바쁜 일만 끝나면 정말 깨끗한 책상 유지하려구요~ 책상이 깨끗해야 업무 능률도 오를 듯!

  7. 움핫핫핫 댓글:

    정말 깨끗하게 잘 정리해놓으셨네요.ㅎㅎㅎ
    정리하기 전이랑 정리 한 후는 정말 천지차이네요.ㅋㅋㅋ
    저도 군 생활 시절 위병소 당직을 섰을 때 한 번은 제가 결제받을 서류들을 정리해서 당직사관(장교)한태 결제맡을 때 서류가 제대로 정리 안 되어있다고 당직사관한태 욕 무진장 먹은 적 있었죠.ㅎㅎㅎ
    위병소 당직이 거의 행정일이라 이 당직을 서면서 컴퓨터 문서 작성이라던지 서류정리 같은 거는 제가 짬없을 때 선임들에게 욕 먹으면서 배웠던 것이 기억나네요.ㅎㅎㅎ

    • 색콤달콤 댓글:

      음.. 하지만 지금은 또 다시 지저분해졌습니다.ㅎㅎ 오늘 대청소 한번 하려구요. 깨끗한 책상을 유지하기 위해서는 문서가 생길때마다 바로 바로 정리해야하는 것 같습니다. 근데 그러기가 생각보다 쉽지 않네요ㅠㅠ.. 저도 군대에 가서 빡세게 배웠으면 달라졌을까요ㅎㅎ

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