상사에게 이쁨받는 보고서 작성 팁

아무리 어떤 예술가가 A4 용지를 가지고 아트를 한다고 하더라도 우리 직장인에게 A4 용지란, 보고서, 기획안, 참고자료 등등 셀 수도 없을 만큼 다양한 업무 서류 중의 하나일 뿐입니다. 그중에서도 역시 가장 친숙한 것은 보고서겠죠. 

 
여러분이 장장 다섯 시간에 걸쳐 폭풍 집중으로 회심의 보고서를 탄생시켰다고 생각해봅시다. ‘훗, 이 정도면 내용도 좋고, 보기도 좋고, 우리 부장님께서 칭찬 좀 해주시겠지’ 라고 생각하며 보고서 출력본을 부장님께 보여드리는 순간~! 
 
‘이게 무어야~! 글자도 하나도 안 보이고, 그래프도 알아보기 힘들고, 종이는 또 왜 이렇게 낭비한 건가?! 요즘 윗 분들께서 종이 소비량을 줄이라는 지침을 내리신 것도 모르고 있었나?! 앙?!’ 

 

 
이라며 예상과는 전혀 다른 반응을 보이신다면? 참 당황스럽겠죠. ^^; 보고서 계획 단계부터 소홀하기 쉬운 마무리 단계 ‘출력’까지 아주 작은 디테일이라도 소홀히 하면 아름다운 A4로 된 보고서를 만들기는 어렵겠죠. 그럼 끝이 아름다워지는 보고서 작성 팁에 대해서 알아볼까요? 

flickr by allensima

보고서에는 참 많은 종류가 있죠. 내용으로 분류하자면 프로젝트 착수 보고서, 프로젝트 경과 보고서, 프로젝트 결과 보고서, 매출 보고서 등등등…. 그 다양한 보고서를 작성 툴을 기준으로 나눈다면 줄글로 길게 쓰인 워드 보고서, 차트와 표로 가득한 엑셀 보고서, 그리고 텍스트와 차트, 표 등이 적절하게 섞인 파워포인트 보고서로 나눌 수도 있겠죠.   

하지만 모든 보고서는 딱 두 가지로 나눠지기도 합니다. 메일로 전송되느냐, 출력물로 전달되느냐. 그리고 출력물로 전달되는 보고서는 또다시 두 가지로 나눠집니다. ‘컬러로 출력’되느냐, ‘흑백으로 출력’되느냐. 그리고 이것은 보통 보고받는 분이 어떤 분이냐에 따라서 달라지겠죠. 
 
출력 보고서를 확인하게 될 분이 한 푼 한 푼 소중한 회사의 잔고를 걱정하시는 분이라면 컬러로 출력할 때는 한번 더 생각해보시는 것이 좋습니다. 
 

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반면에 회사의 재정 상황에 대해서 매우 너그럽지만 디자인적인 부분에 까다로운 분께 보고 드릴 때는 당연히 컬러 출력물이 정답! 때깔 곱게 작성된 보고서는 보기도 좋고, 폼도 나죠. 게다가 색색이 고운 출력물을 두 손에 쥐었을 때마다 밀려오는 뿌듯함은 덤! 
 
문서의 성격상으로 나눠봤을 때는 줄글로 길게 쓰인 워드 보고서나 파워포인트라면 A4로 출력하는 것이 좋습니다. 하지만 차트와 표가 가득한 엑셀 보고서라면 A3로 출력하는 게 보다 시원시원하게 볼 수 있어 좋죠.  
 
그런데, 이런 시시콜콜한 것을 먼저 생각해야 하는 이유가 뭐냐구요? 왜냐하면, 최종 완성물의 형태에 따라서 보고서 작성 방법이 조금씩 달라지기 때문입니다. 

직장인 A씨는 어느 날, 스티브 잡스의 프레젠테이션을 보고 검은 바탕의 ‘간지’에 빠져들고 말았습니다. ‘으아니! 이렇게 시크할 수가!’ 그래서다음 보고서는 검은 바탕에 흰 글씨로 써야지’ 라고 마음먹었습니다. 그리고 다음 날. 내용도 좋고, 보기도 좋은 A씨의 보고서를 출력물로 받은 부장님의 반응은 어땠을까요? 

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당연히 반응은 별로 좋지 않았습니다. 어두운 바탕 위에 환한 글자로 채워진 보고서는 모니터 화면에서는 아름다워 보일지 모르지만, 출력되었을 때는 내용이 눈에 잘 들어오지도 않고 토너만 낭비하는 보고서가 되어버리기도 합니다. A씨의 보고서가 만약 큰 화면에서의 프레젠테이션용으로 쓰였다면 결과가 좋았을 지도 모르지요. 
 
최종 완성물의 형태에 조금의 디테일을 더하면 훨씬 더 보기 좋은 보고서를 쓸 수 있습니다. 예컨데, 흑백 문서로 출력된 보고서의 차트는 항목별로 구분이 잘 되지 않기 때문에 보기 불편하겠죠. 그렇다면 색깔로 표시하기보다는 패턴으로 채워넣으면 보기 편한 차트가 완성됩니다. 
 
 

 

 

그리고 잘 알고 있지만 하기 쉬운 실수는 바로 메일로 전달되는 보고서에서 내용을 더욱 돋보이게 하기 위해 기본적으로 운영체제에서 제공되는 폰트가 아닌 다른 폰트를 사용하는 것이죠. 자기의 컴퓨터에서는 보고서가 제대로 보이더라도 보고서를 전달받은 사람이 해당되는 폰트를 가지고 있지 않으면 애써 만든 보고서가 다 깨져 보일 수도 있습니다. 보고서 작성 시에는 꼭 기본 폰트를 사용하는 버릇을 가지는 게 좋겠죠.  
출력물로 전달되는 보고서를 다 뽑아놓고 보면 왠지 환경에 나쁜 짓을 한 것만 같은 기분이 들었던 적 없으세요? 양면 출력 기능과 N-up 기능을 활용해서 회사 비용과 환경까지 생각하는 기특한 직원이 되어봅시다. 
 

 

특히 양면 출력 기능은 이면지가 발생하지 않도록 원천 차단해주는 기능이기 때문에 사랑하지 않을 수가 없는 기능이죠. 

 

 
하지만 주의해야 할 점! N-up 기능은 상사의 타입에 따라 달리 사용해야 할 필요가 있는데요, 혹시 나이가 지긋하신 상사에게 보고해야 한다면 N-up 사용은 자제하시는 편이 좋답니다. 간혹 ‘자네는 이걸 나 보라고 가져온 겐가, 아니면 자네 보려고 뽑아놨다가 나한테 가져온겐가?’ 하시는 분들도 계시거든요 ^^;; 
 

보고서를 작성하다 보면 내용이 너무 길어져 버리는 경우도 매우 자주 있죠. 내용이 풍부한 보고서는 당연히 칭찬받을만한 것이긴 하지만, 우리의 바쁜 상사는 그 보고서를 처음부터 끝까지 꼼꼼히 살펴볼만큼 한가하지 않다는 것이 문제입니다. 

그렇다면 우리의 상사를 위해서 한 장짜리 요약본을 만들어 두터운 보고서 위에 살포시 얹어준다면 어떨까요? 
 
한 장짜리 요약 보고서를 만들 때에는 꼭 한 눈에 슥 훑어보더라도 내용을 파악할 수 있도록 쉬운 단어, 쉬운 구성으로 작성하는 것이 좋겠죠. 예를 들면, 금일은 오늘로, 명일은 내일로 바꾼 뒤, 글자 포인트를 한 단계만 더 높여보세요. 바쁜 상사를 배려하는 센스있는 직원으로 주목받는 것은 시간문제! 
 
 
누구나 만족하는 보고서를 작성하는 길은 분명히 에베레스트 산을 정복하는 것만큼 어려운 일이겠죠. 하지만 상대방을 배려한 디테일을 신경쓸수록 그 고지에 한 발 더 다가서는 것 아니겠어요~? 더 나은 보고서를 만들기 위해 오늘도 분투 중인 대한민국 직장인! 모두 파이팅!
 

 

 

제이미 | 이미정 홍보팀  안녕하세요? 한국후지제록스 홍보팀 이미정입니다. 멋진 음악으로 세상과 소통하는 재즈 뮤지션 제이미 컬럼과 맛있는 요리로 사람들에게 즐거움을 주는 매력적인 요리사 제이미 올리버를 좋아합니다. 각자가 가진 능력으로 세상을 이롭게하는 두 ‘제이미’들처럼, 저 또한 색콤달콤을 통해서 여러분과 재미있게 소통하고, 유익한 정보를 드리고 싶습니다^^*

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‘더 나은 커뮤니케이션이 세상을 만드는 힘이다!’ Better Communication을 위해 노력하는 후지제록스의 철학과 혁신, 기업문화, 사람 등 다양한 이야기를 들려드립니다.

4 Comments

  1. 땡글이말하길

    보고서 작성은 멀고도 머네요. 꼼꼼히 체크해야할 사항도 많고..상사의 직위나 취향도 고려해야하니 말입니다. 그래도 N-Up 같은 기능은 널리 사용되면 좋겠습니다. 종이절감과 비용을 위해서!!

    • 색콤달콤말하길

      보고서 작성의 길은 멀고도 험하죠! N-up 기능은 저도 강추! N-up 한번 써 보면, 계속 쓰게 됩니다ㅎㅎ. 보고서 두께도 줄고, 토너와 종이도 줄일 수 있고~ 진짜 최고!

  2. 일퍼센트제이유말하길

    보고서 안 쓰는 저는 저런 고민 할 필요가 없어서 행복합니다. 히히.

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