문서관리 아웃소싱 서비스에도 격이 있다 – MPS 도입 잘 하려면?

여러분이 다니시는 회사에서 최근 복합기, 프린터 등의 배치를 전사적으로 바꾼다고 하거나, 복합기 사용시 사원카드로 인증을 해야 사용할 수 있다고 하는 얘기를 들어보신 적이 있으신가요?

이런 경우 회사에서 MPS를 도입한 것이 백프롬돠.

MPS가 뭔데 우리회사 사무기기 위치를 바꾸고 사원카드로 인증을 해야만 복합기를 쓸 수있게 만드냐고요?

MPS는 Managed Print Services의 약자로 우리나라 말로 풀면 ‘통합출력관리서비스’입니다. 회사의 모든 출력기기(복합기, 프린터 등)를 일괄적으로 관리해주는 서비스로, 각 부서의 문서 업무 프로세스에 가장 효과적으로 기기를 재배치해주고 소모품 부족, 장애 등 기기의 상태를 실시간으로 모니터링해주기 때문에 직원들의 업무 생산성 향상은 물론이고, 직원들이 핵심 업무에 보다 집중할 수 있도록 지원해줍니다. 

만약 회사에서 A사, B사, C사 등 서로 다른 브랜드의 출력 기기를 사용하고 있는 경우, 보통 A사 제품이 고장 나면 A사에 전화하고, B사 제품이 고장 나면 B사에 전화해야 하지만 MPS는 모든 출력기기를 관리해주기 때문에 MPS 제공업체에 전화하면 만사가 해결됩니다. 심지어는 미리 장애 현황을 파악해서 사전에 대응해주기도 하지요.

또한 기기 가동률이나 직원들의 문서 업무 프로세스를 분석해 기기를 최적으로 배치해 주기때문에, 사용하지 않고 주변에 널려 있는 프린터, 팩스, 스캐너 등의 문제를 해결해줍니다. 예를 들어, 국내의 한 대기업은 MPS를 통해 약 3,500대에 이르던 출력기기를 절반 이상 줄였습니다. 사용하는 기기가 줄어든 만큼 전력소비도 줄어들었겠지요?

위 이미지가 작아서 잘 보이지는 않지만, 출력기기 최적화 배치 전의 사무실 모습입니다. 복합기, 프린터, 팩스 등의 출력기기가 사무실 여기저기 흩어져 있습니다. 이 중에는 자리만 차지하고 거의 사용되지 않는 기기도 많이 있습니다. 사용하고 있는 총 기기 대수는 22대, 연간 출력매수는 9만 7천매, 문서 관련 비용은 약 7억원 정도인 사무실. 

이 사무실의 출력기기를 MPS를 통한 최적화로 아래 그림 처럼 기기대수는 5대, 출력매수는 6만 8천매, 문서 관련 비용은 5억원으로 절감시킬 수 있습니다 :>

사원카드로 인증하고 복합기 사용하는 것도 첫 날만 살짝 귀찮고 장점이 훨씬 많습니다. 우선 내 출력물을 다른 사람이 실수로 가져가거나 외부인이 들고 가거나 하는 문서 분실을 방지할 수 있기 때문에 문서 보안은 물론이고, 출력량 집계 관리로 비용 또한 절감할 수 있습니다.      

다양한 장점으로 트렌드가 되고 있는 MPS는 최근 대부분의 복합기, 프린터 회사에서 제공하고 있는 서비스입니다만, 실속 없이 이름만 MPS인 경우도 있습니다. MPS라도 다 같은 MPS가 아닌 것이지요. 그렇기 때문에, 도입하실 때 매의 눈으로 잘 따져보셔야 합니다. 

시장조사기관인 가트너(Gartner)에서 2010년 9월 발표한 매직 쿼드런트(Magic Quadrant) 보고서에 따르면 MPS 제공 업체는 두 가지 카테고리로 나뉜다고 합니다. 바로 Low RoadHigh Road인데요, ‘저부가가치’ vs ‘고부가가치’로 보시면 될 것 같습니다.   

Low Road 업체들은 기기와 서비스를 가장 기본적이고 단순하게 구성해, 저렴한 가격에 MPS를 제안함으로써 다수의 고객을 확보하고자 합니다. 단기적으로 봤을 때 비용이 절감되기 때문에 효과가 있다고 느껴질 수 있지만, 기업의 문서 업무 흐름에 대한 이해 없이 기기 대수만 줄여서는 글쎄요, 과연 장기적으로도 큰 효과를 볼 수 있을까요?

반면 High Road 업체들은 MPS를 제안하기 전, 해당 기업이 보유한 출력기기와 각 부서의문서 업무 프로세스에 대해 철저히 조사하고 분석합니다. MPS를 통한 비용절감과 직/간접 효과 등을 IT 부서, 구매 부서 등 기업의 직원들에게 직접 보여주기 위해서입니다. 1년 앞을 내다보는 게 아니라, 5년 이상을 내다보고 컨설팅을 하기 때문에 장기적으로 기업에 어떤 이득과 효과를 가져다 줄 수 있을지 꼼꼼하게 분석하고 따져본 뒤 MPS를 제안합니다. 

따라서 MPS 도입을 결정하는 회사의 CIO는 업체를 선정하기 전에 몇 가지 핵심적인 질문을 던져봐야 합니다.



첫째, MPS 제공업체의 컨설팅이 기업의 문서 흐름에 초점이 맞춰져 있는가? 아니면 단순히 기기에 대한 평가에 초점이 맞춰져 있는가?

기업에서 요구하는 비용절감은 팩스, 스캐너, 복사기 등 단일 기능 기기들의 대수를 줄이고 이러한 기능들을 하나로 갖춘 복합기를 설치하는 것만으로도 가능합니다. 하지만 기업의 문서 흐름 전반을 컨설팅 하면 업무 생산성 향상, 보안, 친환경 이라는 다양한 간접 효과를 얻을 수 있습니다. 단순히 돈을 아끼느냐, 기업의 생산성 및 경쟁력까지 높이느냐의 차이점이지요.

둘째, MPS 제공업체가 다른 브랜드의 기기도 관리할 수 있는가?

MPS 제공업체가 자사의 기기 외에 다른 브랜드의 기기 또한 함께 관리할 수 있는지 체크하는 것도 중요합니다. MPS를 도입하려고 하는데 기존에 쓰던 기기들을 모두 다 바꿔야 한다면 아무래도 비용이 많이 들겠지요. 업무에 필요한 기존 기기들은 그대로 두고, 교체가 필요한 기기들만 바꾸는 것이 훨씬 효율적일 것입니다. High Road 업체들은 다양한 브랜드의 기기를 함께 관리하는 것이 가능하기 때문에 기업에서 필요로 하는 기존 타사의 기기들도 수용할 수 있습니다. 


쉽게 풀어서 쓰려고 했는데도 어려운 MPS의 세계네요^^; MPS를 얼마나 잘 도입하느냐에 따라 그 효과가 단순히 비용절감이 될 수도, 아니면 비용절감+생산성 향상+보안강화+친환경 오피스가 될 수도 있습니다 :>

물론 한국후지제록스는 고부가가치의 전문적 서비스를 제공하는 High Road 업체입니다^-^ 믿고 선택하셔도 됩니다. 

아래는 그 동안 색콤달콤에 올렸던 MPS 관련 포스팅들이니 참고하세요~^^

제이미 | 이미정 홍보팀 
안녕하세요? 한국후지제록스 홍보팀 이미정입니다. 멋진 음악으로 세상과 소통하는 재즈 뮤지션 제이미 컬럼과 맛있는 요리로 사람들에게 즐거움을 주는 매력적인 요리사 제이미 올리버를 좋아합니다. 각자가 가진 능력으로 세상을 이롭게하는 두 ‘제이미’들처럼, 저 또한 색콤달콤을 통해서 여러분과 재미있게 소통하고, 유익한 정보를 드리고 싶습니다^^*

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‘더 나은 커뮤니케이션이 세상을 만드는 힘이다!’ Better Communication을 위해 노력하는 후지제록스의 철학과 혁신, 기업문화, 사람 등 다양한 이야기를 들려드립니다.

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  1. 앞서 [IT BIZ 컨설팅/The future] – 종이없는 사무실 (Paperless Office)의 목적과 미래 에 대해 논하였다. 숲을 보고 난 후 나무를 보고자 하는 의미에서 개념과 목적에 대한 부분을 언급한 것이다. 최근 종이없는 사무실 (Paperless Office)을 추진하는 데 있어 지나치게 종이를 사용하지 말아야 한다라는 강박을 받는 듯하여 좀 안쓰러운 면이 없지 않다. 종이없는 사무실 (Paperless Office)은 전산화를..

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