우리 이대리가 달라졌어요 2탄 – 내 문서도 지키고, 환경도 지킨다! 문서관리 솔루션 Anywhere Print

 

 

안녕하세요? 이대리 a.k.a 제이미입니다 🙂

 

지난 번 이대리 책상의 비포 & 애프터를 공개한 이후로 많은 관심과 동시에 무수한 질타를 받았습니다. 여자 책상이 그게 뭐냐며.. 좀 치우고 살라며..! ㅠ_ㅠ        

 

우리 이대리가 달라졌어요 – 깨끗한 책상 만드는 전자문서 관리 소프트웨어

 

하지만 그 날 이후로 남부끄럽지 않은 깨끗한 책상을 늘 유지하고 있습니다. 의심스러우신 분은 정동으로 오세요~ 제가 문서관리의 모범을 보여드리겠습니다-_-b 여러분 치우고 사세요 좀. 흠흠. 

 

오늘은 아침에 신문을 보다가 끄암짝! 놀랐는데요, 바로 한국경제신문에 이대리(의 사원증)가 나왔습니다! 복합기 앞에서 사원카드로 인증을 하고 있는 이대리가! 물론 사람은 짤렸습니다…   

 

 

 

 

기사 전문 보기: 한국경제신문 [스마트&모바일] 문서보안 강화…”종이 한장도 유출 안돼”

 

신문에 잘(?) 나온 기념으로 <우리 이대리가 달라졌어요> 2탄을 올려볼까 합니다. 사실 이번에는 우리 이대리가 달라졌어요, 라기 보다는 <우리 사무실이 달라졌어요>가 더 맞겠네요! 줄여서 우사달?.. 

 

 

 

 

 

대부분의 사무실이 그렇듯, 얼마 전까지만 해도 여러 사람이 사용하는 사무실 복합기에는 늘 문서가 널려 있었습니다. 출력해놓고 찾아가지 않은 문서가 수북하게 쌓여 있곤 했지요. 문서 더미 속에서 내 문서를 찾다가 결국 못 찾으면 다시 멀디 먼 자리로 돌아가 재출력을 날려야만 했습니다. 내 문서를 가져간 사람을 원망하며!! 실수로 가져갔으면 도로 갖다 놔야할끄아냐!!

 

그리고 자리에서 출력물을 날려 놓고 다른 일을 할 때면, 혹여 내 출력물을 누가 가져가지는 않을지 두려운 마음이 싹틉니다.  개인적인 문서를 출력하기라도 하면, 그 사이 누가 볼까봐 자리에서 출력 날리고는 우사인 볼트 저리가라 할 속도로 복합기로 달려가고는 했지요. 이름하여 회사인 볼트. …죄송합니다..;; 

 

아무튼, 이런 경우의 문제점을 요약해보면..

 

1. 회사의 기밀이 포함된 중요 문서를 다른 사람(외부인 포함)이 가져갈 수 있다.

2. 개인 정보가 담긴 문서가 무방비로 노출될 수 있다. 

3. 다른 사람들의 문서 속에서 내 문서를 찾느라 시간을 허비할 수 있다. 

4. 누군가 실수로 문서를 가져간 경우, 재출력으로 종이와 토너를 낭비할 수 있다.  

 

 

즉, 문서 보안의 문제와 종이 및 토너 낭비의 문제가 발생합니다.   

 

하지만! 사무실 복합기에 Anywhere Print 기능이 설치된 후로 이런 문제는 싸악~ 사라졌습니다. 이 기능의 이름을 듣는 순간 수년 전 애니밴드(시아준수, 타블로, 보아)의 노래가 생각났어요.

 

Anywhere you go~, anywhere you go~, anywhere you go~ I’ll be there ♪

 

왠지 저만 알고 있는 노래일 것 같은 이 느낌^^;! 모 통신사에서 기획한 프로젝트 밴드였죠. 

 

하지만 저 가사가 이 기능의 특징을 아주 잘 나타내고 있습니다. 내가 회사 건물의 1층에 있든, 5층에 있든, 8층에 있든 회사 복합기에 Anywhere Print 기능만 설치되어 있으면 1층에 있는 내 책상의 PC에서 출력을 날리고, 8층의 복합기에서 문서를 받을 수 있는 것이지요.

 

그럼 이쯤에서 Anywhere Print의 기능을 사진과 함께 찬찬히 설명해드리겠습니다. 

 

 

 

 

 

PC에서 인쇄를 누르면 요렇게 Anywhere Print가 뜹니다. 선택하고 인쇄를 누르면 됩니다. 그리고나서 출력물을 가지러 가고 싶을 때, 원하는 장소에 있는 복합기로 가시면 됩니다. 다른 층에 있는 복합기든, 같은 층의 다른 구역에 있는 복합기든 관계없습니다.   

 

 

 

 

 

 

 

Anywhere Print에 사원카드는 필수입니다. 복합기에서 사용자 인증을 해야만 출력을 할 수 있기 때문이지요. 복사, 스캔, 팩스도 마찬가지입니다. 

 

제가 저희 회사 로고가 바뀌기 전에 입사해서 사원증의 로고가 구(old) 로고인데요, 후지제록스의 로고는    2008년부터 이렇게 새롭게 바뀌었으니 혼동 없으시기 바랍니다^^   

 

 

 

   

아래와 같이 복합기 옆에 달린 카드 인증기에 사원카드를 댑니다. 

 

 

 

 

사진 속의 인물 저 맞습니다^^; 포토샵으로 한 300% 미화됐을 뿐.. 

 

 

 

 

사원증을 대면 이렇게 인증에 성공했다는 메시지가 뜹니다.

 

  

 

 

 

 

 

그 다음 복합기의 패널(GUI)에서 Anywhere Print를 선택합니다. 그러면 이렇게 내가 출력을 날린 문서들의 목록이 뜹니다. 저는 PPT 두 개와 워드 하나를 날렸습니다.  

 

좀 더 자세히 볼까요? 

 

 

 

 

 

출력을 날린 여러 개의 문서 중에서 출력을 원하는 문서만 선택해 출력할 수도 있습니다. 화면을 터치하면 사진의 파란색처럼 원하는 문서가 선택됩니다. 문서를 양면 2up 출력으로 날렸는지, 단면으로 날렸는지도 확인할 수 있기 때문에, 혹시라도 실수로 출력 방식을 잘못 날렸을 경우에는 선택해 삭제한 후 다시 출력을 날릴 수 있습니다.    

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

이제 출력되어 나온 문서를 가져가기만 하면 됩니다. 누가 내 문서 가져갈까봐 걱정할 일도 없고, 다시 출력할 일도 없고, 사용해 본 입장으로서 아주 좋습니다! 문서 출력량이 줄어서 종이와 토너를 아낄 수 있기 때문에 자연스럽게 친환경 또한 실천하고 있습니다 😀

 

사실, Anywhere Print는 출력 집계도 가능합니다. 이대리가 한 달에 컬러를 몇 장 출력했고, 남과장이 몇 장 출력했는지 다 알 수 있는 것이지요. 네가 언제 어떤 문서를 몇 장 출력했는지 복합기는 알고 있다! 입니다. 요 기능에 대해서는 다음에 다시 한번 소개해드리도록 하겠습니다.

 

혹시 우리 사무실이 달라지기 전의 문제점을 겪고 계신 분들은 사장님께 후지제록스 복합기와 문서관리 솔루션 도입을 적극 건의해보시기 바랍니다! ^-^/~ 

 

신세계(사무실)가 열립니다!

 

제이미 | 이미정 홍보팀  안녕하세요? 한국후지제록스 홍보팀 이미정입니다. 멋진 음악으로 세상과 소통하는 재즈 뮤지션 제이미 컬럼과 맛있는 요리로 사람들에게 즐거움을 주는 매력적인 요리사 제이미 올리버를 좋아합니다. 각자가 가진 능력으로 세상을 이롭게하는 두 ‘제이미’들처럼, 저 또한 색콤달콤을 통해서 여러분과 재미있게 소통하고, 유익한 정보를 드리고 싶습니다^^*

 

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‘더 나은 커뮤니케이션이 세상을 만드는 힘이다!’ Better Communication을 위해 노력하는 후지제록스의 철학과 혁신, 기업문화, 사람 등 다양한 이야기를 들려드립니다.

5 Comments

  1. HANI말하길

    쓰고나서 사용자 인증 취소(ESC)하지 않으면, 뒷사람이 와도 제 계정으로 남아있더라구요. 그래서 저는 사용 후 잊지않고 계정 빠져나오기를 하고 있답니다!

  2. 하루분의힘말하길

    우와~~ 이런기능이…
    개인문서 보낼땐 사실 좀 마음이 조마조마 하죠
    하지만,… 업무상 보낼때 매번 가서 기다려야 한다는건 좀 그렇네요
    조만간 사무실에서 이런 기능을 볼 수 있을것 같은 예감은 왜일까요? ㅋㅋ

    • 색콤달콤말하길

      맞아요ㅋ 개인문서 출력시켜놓은 후에는 누가 볼새라 조마조마 하죠. 저도 처음에 매번 가서 기다리는게 좀 번거롭다 생각이 들었는데, 막상 해보니 또 금방 적응이 되더라구요^^ 좋은 예감 꼭 들어맞기를 바랍니다~

  3. 색콤달콤말하길

    사용하다보니, 또 하나의 장단점을 알게 되었습니다! 어제 중요한 행사가 있어서 급히 출력을 날려야 하는데 토너를 교체해야한다는 메시지가 떴습니다. ‘헉! 지금 당장 출력해야하는데 이걸 어째!’라고 1초간 긴장했다가, ‘아, 맞다. Anywhere Print는 다른 복합기에서도 출력할 수 있지^-^’라고 급방긋했습니다. 결국 같은 층의 다른 복합기로 가서 인증을 하고 바로 뽑을 수가 있었어요. 다시 출력물을 날리는 작업을 할 필요도 없었죠. Anywhere Print의 장점을 절감한 순간이었습니다. 소소한 단점도 하나 있는데, 예전에는 같은 팀 동료가 복합기에 출력물을 가지러 갈 때, “가면 내 출력물도 좀 가져다줘!”라고 부탁하고는 했는데, 이제는 사용자 인증을 해야하니 출력물 심부름을 못 시키게 됐네요^.^;;

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