문서작성 뽀개기 시리즈 1탄 – 비즈니스 문서 작성의 세가지 원칙

오늘도 어김없이 찾아온 직장인의 방앗간, 직장인의 베프입니다 ^^

얼마 전 이 1주년을 맞이하면서 그간 에서 인기가 있었던 포스팅들을 찬찬히 살펴볼 기회가 있었는데요.

오래도록 인기 포스팅 순위권에서 벗어나지 않고 있는 롱~~런 포스팅이 있었으니!

바로 상사에게 이쁨 받는 보고서 작성 팁이 그 주인공이었습니다.  (제목을 클릭하시면 해당 포스팅을 보실 수 있습니다 :>)

역시 ‘보고서’로 대표되는 비즈니스 문서 작성은 직장인들에게 영원히 풀리지 않는 숙제인 듯 합니다 ^^;;

해서 이 야심차게 준비한 기획 시리즈! 이름하여 <문서 작성 뽀개기> 시리즈 입니다.

앞으로 을 찾아주시는 직장인 여러분들이 ‘문서 작성의 신’으로 거듭날 수 있도록 다양한 팁들을 소개할 예정이니 많은 관심과 사랑 부탁 드릴게요 ^^

먼저, 오늘 소개해드릴 문서 작성 뽀개기 시리즈의 1탄은 아무리 강조해도 지나치지 않은 문서작성의 기본 원칙으로 준비했습니다.

‘어디서 보고서를 이따우로 만들어?!’ 소리 안 듣는 세 가지 원칙, 함께 확인해 볼까요? 🙂


보통 워드, 엑셀, 파워포인트는 ‘김떡순 세트’ 마냥 늘 붙어 다니는 문서 작성용 오피스 프로그램인데요. 문서 작성 지시가 내려올 때 마다 엑셀을 켜야할지, 워드를 켜야할지 그것도 아니면 파워포인트를 켜야 할지 불가피한 고민의 시간이 찾아오게 됩니다. 이럴 때에는 단순히 문서의 제목, 서식에 연연하지 마시고 문서의 목적을 다시 한 번 생각해보는 것이 가장! 중요합니다. 

   워드 파워포인트 엑셀 
 설득 X O X
 요청 O X O
 분석 X X O
 설명 O O X

▲ 비즈니스 문서를 만드는 이유와 적합한 문서 작성 프로그램

일단 문서의 목적 중 가장 일반적인 것이 ‘설명’인데요. 상대방에게 무엇인가를 설명해야 할 때는 워드 형식과 파워포인트 형식이 주로 사용됩니다. 이 때 보다 상세한 내용을 기술해야 하는 경우에는 워드를, 그래프 등 그림으로 설명이 가능한 경우에는 파워포인트를 사용하는 것이 효과적입니다. 만약 설명을 넘어 누군가를 ‘설득’해야 하는 경우에는 간결한 문장과 이미지, 그래프 등으로 임팩트를 줄 수 있는 파워포인트가 제격이겠죠.

하지만 수치와 숫자 분석이 주가 되는 문서의 형식으로는 엑셀이 가장 적합합니다. 특히 엑셀의 경우 각종 표와 그래프는 물론 피벗테이블, 피벗 챠트 등을 자유자재로 삽입할 수 있다는 것도 장점이 있습니다. 또 엑셀은 일정한 크기의 셀로 이루어져 있어 결재란, 일자 등등 각종 칸을 삽입하는 것이 필요한 ‘요청’ 관련 문서에도 아주 유용한 툴이 될 수 있습니다 🙂

비즈니스 문서라는 것은 어디까지나 업무 영역에 있는 썸띵 라이크 댓?!이기 때문에, 내용 불문, 분량 불문 바라 보기만 해도 머리가 지끈거려 오는 것이 사실입니다 ^^; 가장 좋은 비즈니스 문서는 잘 모르는 사람이 한  번만 읽어봐도 무슨 내용인지를 파악할 수 있게 만든 것이라고 하죠. 한 마디로 ‘판독 용이성’이 좋을수록 잘 만든 문서라고 할 수 있는데요. 색콤달콤이 판독 용이성을 높이는 마법의 주문을 알려 드리겠습니다. 세 가지만 기억하세요, ‘여백’, ‘번호’, ‘그래프’!

주문이 너무 알쏭달쏭하시다면 백문이 불여일견. 여러분들의 이해를 도울 만한 예시를 쎄워 드리겠습니다. 

아래를 보시면 같은 내용을 담은 <예시1>과 <예시2>가 있는데요. <예시1>은 내용을 단순한 텍스트로 서술하였고, <예시2>는 여백과 번호, 그래프를 적절히 사용해 표현하였습니다.

<예시1>

직장인이 작성하는 문서의 종류로는 보고서, 기획안, 참고자료 외 기타 등등이 있다. 이 중 보고서가 차지하는비중은 50%에 해당하며, 나머지는 기획안, 참고자료, 기타 순으로 각각 30%,10%, 10%를 차지하는 것으로 조사되었다.

<예시2> 

직장인이 작성하는 문서의 종류

1. 보고서 (50%)

2. 기획안 (30%)

3. 참고 자료 (10%)

4. 기타 (10%)

어떠세요? 같은 내용의 문서라 하더라도 적절한 여백을 사용한 것과 그렇지 않은 것의 차이는 확연하다는 것. 피부로 느껴지실겁니다^^ (참고로 예시에 삽입된 수치는 제가 임의로 넣은 것이니 혼동하지 마시길 ^^;)

여백의 경우 적절한 값으로 잘 넣어주면 문서를 읽는 상대방으로 하여금 피로감을 덜어주는 역할을 합니다. ‘여백의 미’라는 말이 괜히 있는 것이 아니겠죠. ‘엔터’와 ‘문자 간격’은 암만 아껴 써도 절대 부자 안 됩니다. 아끼지 말고 팍팍! 넣어주세요 ^^

번호 역시 내용을 한 눈에 파악할 수 있게 해주는 주요한 요소 중 하나인데요. 본문의 내용을 길게 서술하는 것 보다는 1,2,3 과 같이 번호를 붙여 항목별로 간략하게 기재하는 것이 훨씬 더 판독에 용이하다고 하네요. 특히 중요도에 따라 번호를 잘 매겨주면 내용을 훨씬 오래도록 기억할 수 있고, 작성하는 사람의 입장에서도 빠뜨리는 내용 없이 기록할 수 있다고 합니다.


출처 : flickr by LOLren
그래프는 텍스트로 표현하기에는 한계가 있는 내용을 보다 시각적으로 나타내주는 가장 좋은 수단입니다. 우리네 독서 습관을 돌아보면 문학작품보다는 만화책 책장이 술술 넘어간다는거…다들 임상실험을 통해 몸소 체험하셨잖아요^^ ‘잘 그린 그래프 하나, 열 장의 테스트 안 부럽다’라는 슬로건을 모두 함께 오늘도 가슴 속에 새기면서! 여백, 번호, 그래프, 잘 기억해두시길 바랄게요 😀

보통 일반적으로 작성하게 되는 문서들은 흑백을 기본으로 하는데요. 시각적인 효과가 다소 떨어지는 흑백문서라고 해서 방심하는 것은 절대 금물입니다! 특히 출력을 전제로 한 문서를 작성할 때에는 더욱 주의가 요구됩니다. 컬러 복합기가 갖추어져 있지 않은 사무실의 경우, 그걸 모르고 다양한 컬러가 사용된 이미지와 차트 등을 마구마구 넣었다가는 상사에게 욕을 바가지로 얻어 먹는 시추에이션이 발생할 수 있으니 말이죠 ^^;;

만약 문서 내용상 컬러감있게 표현된 이미지가 필수적으로 요구되는 경우에는 이미지의 컬러를 흑백 모드로 미리 전환해주는 것도 하나의 방법이 될 수 있습니다. 오피스 프로그램에 기본으로 내장된 ‘다시 칠하기’ 기능을 이용하면 뽀또샵! 없이도 간단하게 이미지 컬러 모드를 조정할 수 있는데요. 이를 통해 컬러 이미지를 흑백으로 출력했을 때 출력 결과물이 잘 보이지 않는 단점을 보완할 수 있습니다. 흑백 복합기를 주로 사용하는 오피스 환경에서는 꼭 기억해두셔야 할 팁이라고 할 수 있겠네요^^

흑백 문서 작성 시에는 그래프와 차트를 삽입할 때에도 약간의 센스가 필요합니다. 이 전에 상사에게 이쁨 받는 보고서 작성 팁을 통해 살짝 알려드린 팁이기도 한데요. 흑백 문서 출력용 보고서에 삽입된 차트의 경우 항목별로 구분이 잘 되지 않는다는 단점이 있습니다. 이 때, 데이터 계열을 패턴으로 채워넣으면 (오른쪽 마우스 버튼 – 데이터 계열 서식 – 채우기 – 패턴 채우기 클릭!) 훨씬 보기 편한 차트가 완성됩니다. 잊어버리기 전에 한 번 따라해보시길 ^^


그래프 이미지 출처:http://www.burningcutlery.com/derek/bargraph/

흑백 문서도 잘만 활용하면 컬러 문서 못지 않겠죠? 컬러 문서 보다 흑백 문서의 출력 빈도가 높은
사무실을 위해 곧 한국후지제록스에서 흑백 복합기 신제품을 출시할 예정이니 여러분의 많은 관심 부탁 드립니다^.^! 흑백 복합기
잘~ 활용하려면 색콤달콤에 들리셔서 이런 주옥같은 포스팅도 꼭 봐주시구요~


지금까지 비즈니스 문서 작성 시 기억해두면 좋을 세 가지 원칙에 대해서 알아봤습니다. 도움이 좀 되셨나요? : )문서 작성, 얼핏 생각하면 직장인을 괴롭게 하는 그 무엇이 될 수 있지만 몇 가지 원칙과 팁, 센스를 갖춘다면 이보다 뽀개기 쉬운 것은 없습니다!

앞으로도 이 앞장서서 다양한 문서작성의 팁을 알려드릴테니 직장인 여러분, 오늘도 힘내시길 바랄게요^^  빠샤!

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‘더 나은 커뮤니케이션이 세상을 만드는 힘이다!’ Better Communication을 위해 노력하는 후지제록스의 철학과 혁신, 기업문화, 사람 등 다양한 이야기를 들려드립니다.

2 Comments

  1. 건강천사말하길

    정말 좋은 정보네요
    저를 포함한 직장인분들에게 많은 도움이 되겠는데요^^

    엔터랑 글자간격 팍팍 -> 동감하는 내용입니다.

    잘보고 갑니다.
    이번주도 건강과 행복이 가득하시길…

    • 색콤달콤말하길

      저도 보고서 작성 습관을 다시 한번 돌아보는 계기가 되었습니다. 저는 여백 없이 글 빡빡하게 넣는 스타일이어서-_ㅠ 이번 기회를 계기로 앞으로 보다 가독성 높은 보고서를 만들어보려고 합니다.

      건강천사님도 기분 좋은 한 주 보내세요~~^-^

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