종이 줄이기에 앞장선 복합기 회사 – 日 후지제록스 사장 인터뷰 참관기

오늘은 에서 한 번도 소개해드린 적이 없는 분을 만나보려고 합니다.
‘화요 초대석’이라고나 할까요? 초대 게스트는 후지제록스에서 가장~ 높은 분!
바로 일본 후지제록스의 야마모토 타다히토(山本忠人) 사장님이십니다.

야마모토 사장님은 43년 후지제록스 맨으로도 유명하신데요, 지난 2007년부터 후지제록스를 이끄시며 혁신을 주도한 분이기도 합니다. 얼마 전, 오랜만에 한국을 방문하셨는데요, 그 비하인드 스토리를 오늘 풀어 드리고자 합니다. 

<소탈한 인상에 인자한 웃음까지 가지고 계신 야마모토 사장님!>


야마모토 사장님이 오시면 회사 전체가 분주해집니다. 어느 회사나 다 똑같은 모습이 아닐까요.. 마치 학교에 장학사가 올 때와 비슷한 느낌! 저희 홍보팀도 오랜만에 사장님께서 방한하신 만큼 모 일간지와의 인터뷰를 준비했습니다.

본격적인 인터뷰를 진행하기에 앞서 간단한 사진 촬영을 진행하고 있는데, 갑자기 비서분이 황급히 다가오더니 촬영을 잠시 멈춰달라 하시는 겁니다. 도대체 무슨 일인가.. 잔뜩 긴장하고 있는데, 비서분이 양복 주머니에서 긴 빗을 스르륵~.. 꽃단장하시러 화장실로 총총 사라지는 두 분의 뒷모습을 보며, 왠지 모르게 사장님과 한층 가까운 사이가 된 느낌이 들었습니다. (네, 물론 저만의 느낌입니다. 하하하..)

훈훈한 분위기 속에서 사장님과 기자님이 인사를 나눈 후, 인터뷰가 본격적으로 시작되었습니다. 기자님은 ‘문서 관리 컨설팅이 무엇인지’에 대해 먼저 질문을 던지셨습니다. 사실 일반인에게는 낯선 개념이지요. 사장님이 어떻게 설명하실지 저도 너무 궁금하더라고요. 

“문서는 결국 사람과 사람 사이의 커뮤니케이션을 위한 도구입니다. 기업의 대내외 커뮤니케이션 대부분이 문서를 통해 이루어지는 만큼 문서 환경은 매우 중요할 수밖에 없습니다. 후지제록스는 고객의 문서 환경을 파악하고 고객이 보다 편리하고 효율적으로 문서 업무를 할 수 있도록 컨설팅하고 있습니다. 이 과정에서 고객이 문서의 생산량을 줄임으로써 비용을 절감할 수 있도록 지원하는 것이지요”

사장님의 답변을 듣고 기자님이 조금 놀라신 것 같았습니다. 복합기를 판매하는 회사라면 당연히 종이와 토너의 사용량이 많을수록 좋을 텐데, 오히려 고객의 문서 사용량을 줄여준다?! 이 모순적인 답변에 기자님은 반신반의하시며 다시 질문하셨습니다.

“후지제록스는 복합기, 프린터 등을 생산하는 대표적인 제조 기업 중 하나였는데요. 종이와 프린터를 덜 쓰게 하려는 이유가 있나요?”

<출처: Flickr by  Muffet>



“최근 한국의 일부 기업들은 직원들에게 태블릿 PC를 배포하는 등 스마트 오피스 구축에 적극적으로 나서고 있습니다. 종이 문서의 사용량을 줄이고 전자 문서를 활용하는 ‘페이퍼리스 오피스’로 점점 방향을 틀고 있는 것이지요. 이런 상황에서 복합기, 프린터, 소모품 등 하드웨어만 제공해서는 미래에 생존하기 어려울 것으로 판단했습니다. 세상의 변화에 맞춰 기업 또한 적극적으로 변화해야 합니다. 후지제록스는 보다 스마트한 문서 환경을 구축하려는 고객들을 적극적으로 도와주고자 합니다. 단순히 하드웨어 제공 회사가 아닌 솔루션 및 서비스 회사로 사업의 방향을 전환한 것이지요.

<어려운 내용도 다양한 예시를 들어가며 알기 쉽게 설명해주시는 사장님! 

이것이 바로 사장님 내공! ^^>


“최근 기업들은 ‘페이퍼리스 오피스(종이없는 사무실)’ 구현을 통한 비용절감과 환경보호에 큰 관심을 보이고 있습니다. 하지만 자신의 회사에 적합한 방법을 아는 회사는 드뭅니다.  최고정보책임자(CIO)는 있어도 최고문서책임자(CDO)를 두고 있는 회사 보신 적 있으신가요?

사장님의 질문에 저와 기자님 모두 “o_o?” 

CEO, CIO, CFO는 들어봤어도, CDO(Chief Document Officer)는 처음 들어봤습니다. 그러고 보니 회사에 CDO가 있으면 문서 환경에 대해 보다 체계적인 운영 및 관리가 되겠구나.. 하는 생각이 들었습니다. 

“대부분의 기업은 각 부서에서 어떤 장비를 몇 개 쓰고 있는지, 출력량은 얼마인지, 1년에 문서 관련 비용이 얼마나 지출되는지에 대해 전혀 모르고 있는 경우가 많습니다. 현재의 문서환경을 파악하면 곳곳에 산재한 낭비요소들이 눈에 보입니다. 예를 들어, 직원이 20명인 마케팅팀의 문서 업무는 컬러 복합기 1대로 충분히 수행할 수 있음에도 불구하고, 프린터 5대, 복사기 2대, 스캐너 3대, 팩스 2대 등 불필요하게 많은 장비를 쓰는 것이지요. 유지 및 관리에 비용과 노력이 배로 들어가는 게 당연합니다. 전사적으로 보면 불필요한 장비 대수는 훨씬 많아집니다. 종이 문서의 사용 또한 마찬가지입니다. 종이 문서를 전자 문서로 대체하거나, 전자 문서로 보관하면 일이 훨씬 편리해질 수 있습니다. 그런 부분들을 후지제록스가 찾아내고 해결해주는 겁니다.”

<직원들이 문서를 편리하고 효율적으로 사용할 수 있는 사무실이 진짜 ‘스마트한’ 사무실이겠죠? ^^

출처: Flickr by striatic>


일반적으로 기업에서 일어나는 커뮤니케이션은 80% 정도가 문서로 이루어진다고 합니다. 이렇게 문서에 드는 직접/간접 비용을 계산해보면, 기업 총 매출액의 3% 정도가 연간 문서 비용으로 나간다고 하니 그 수치가 생각보다 어마어마하죠?

사장님의 인터뷰 내용을 요약해보면, 문서 관리만 잘~ 해도 기업 커뮤니케이션 효과 up! 비용 down! 스마트한 기업으로 change! 그리고 후지제록스가 여러분의 CDO(최고문서책임자)가 되어 이 모든 변화를 도와드리겠다! 인 것 같습니다^^

약 1시간 동안의 인터뷰가 훈훈~한 분위기 속에서 마무리되고 결국 인터뷰 기사도 잘 실렸습니다. 저는 빨리 일본어를 공부해야겠다는 다짐을 (또) 하게 되었습지요.. ㅠㅅㅠ 

후지제록스의 야마모토 타다히토 사장님 인터뷰 참관기(?)는 여기까지입니다!

다음번에 오시면 술자리에서 삼겹살을 구우며 프리~한 분위기의 인터뷰를 해보시는 것도 좋을 것 같네요^.^~

 

제이미 | 이미정 홍보팀 
안녕하세요? 한국후지제록스 홍보팀 이미정입니다. 멋진 음악으로 세상과 소통하는 재즈 뮤지션 제이미 컬럼과 맛있는 요리로 사람들에게 즐거움을 주는 매력적인 요리사 제이미 올리버를 좋아합니다. 각자가 가진 능력으로 세상을 이롭게하는 두 ‘제이미’들처럼, 저 또한 색콤달콤을 통해서 여러분과 재미있게 소통하고, 유익한 정보를 드리고 싶습니다^^*

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‘더 나은 커뮤니케이션이 세상을 만드는 힘이다!’ Better Communication을 위해 노력하는 후지제록스의 철학과 혁신, 기업문화, 사람 등 다양한 이야기를 들려드립니다.

4 Comments

  1. 아직도 종이로 된 인쇄물이 좋기는 하지만 너무 낭비하는것은 별로 좋지 않은것 같아요. 저희 회사도 제록스 쓰는데 ~~ 새모델로 바꿔 달라고 해야 할까봐요.ㅋ

    • 색콤달콤 댓글:

      드자이너김군님! 공감해주시니 감사합니다~! 😀 새모델로 바꾸실 때는 ‘색콤달콤 블로그 보고 바꾸려고 한다..’고 연락 주시면 친절히 상담해드리겠습니다. ㅋㅋ ^^

  2. Yitzhak 댓글:

    교육기관의 문서사용비용은 아마도 국내 1위가 아닐까 생각합니다. 이면지 생산 1위 사설학원 및 초,중,고등학교. 시험때만 되면 예상문제 복사하랴 불량품 제거하랴 버리는 A4용지가 아주 산더미 처럼 쌓이고 있습니다. 고물로 팔아야 겨우 2,000원도 안 나오는데 구입하는데는 몇 만원. 이보다 더한 낭비가 어딨겠습니까? 페이퍼리스 아마도 교과부에 가서 사장님께서 페이퍼리스 이론을 프리젠테이션 하신다면 솔깃하시는 분들 많으실 겁니다. 충분히 공감가는 인터뷰내용 잘 읽고 돌아갑니다.^^

    • 색콤달콤 댓글:

      Yitzhak님, 제 중,고등학교 시절을 생각해봐도 뷸필요한 A4용지 사용이 많았던 것 같습니다. 공부하는데 아끼면 안된다…고 방치까지 했던 것 같구요. 프리젠테이션 관련 의견도 잘 갈무리해 담당 부서에 전달 드리도록 하겠습니다. 감사합니다!

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