골치 아픈 문서 관리, 해답은 전자문서화?

한국후지제록스 홍보팀 사무실에는 창고가 하나 있습니다. 그런데…이게 마치 판도라의 상자와 같습니다. 문을 열기가 두려워요!! 창고 안에는 예전 홍보, 광고 자료를 포함해 각종 과거 문서가 넘쳐납니다.(물론 온갖 잡동사니도 다 들어있어요^^;) 창고 문을 열때마다, 이걸 언제 다 정리하나.. 하는 생각에 한숨만 푸악~~ 

기업들은 넘쳐나는 문서들로 곤욕을 치르곤 합니다. 버리고 싶지만 버릴 수 없는.. 마음 같아서는 통째로 묶어 멀디 먼 우주로 날려버리고 싶지만! 중요한 정보가 담긴 기업의 자산인데 함부로 할 수는 없잖아요.ㅠㅠ 

물론 이것은 제 책상이 아닙니다. 여러분 오해 마시길^^;;

 출처: flickr by Jeffrey Beall

오늘은 이러한 문제를 해결해 줄 수 있는 ‘전자문서화’에 대해 이야기하려고 합니다. 전자문서? 그냥 워드, 엑셀 뭐 이런 거 아니야? 라고 생각하시겠지만, 그것뿐이 아닙니다! 이미 출력된 종이문서를 전자문서로 만들어 보관하고 사용하는 것도 전자문서화인 것이지요.

 “종이문서→전자문서”의 장점 몇 가지! 
– 종이문서 보관에 필요한 공간이 절약됩니다. (안 그래도 좁은 사무실, 넓게 쓸 수 있어요!)
– 검색을 통해 원하는 문서를 편리하게 찾을 수 있습니다.
– 손쉽게 문서 관리를 할 수 있습니다.

“이 대리, 그 때 무한상사랑 사인한 계약서 좀 가져와봐”
라고 팀장님이 지시했는데, 계약서를 어디에 뒀는지 찾지 못해 염통이 쫄깃해진 적이 있으신 분,

“김 과장, 작년에 진행한 마케팅 기획안이랑 비용 내역 좀 가져와봐”
라고 부장님이 지시했는데, 이직한지 얼마되지 않아 자료의 위치를 알 길은 없고, 부장님께 가루가 되도록 까여본 분. (전임자가 자료를 어디에 뒀는지 찾을 수가 없다.. 뭐 이런 변명은 냉정한 직장 세계에서 안 통하잖아요~-_-+)

직장인이라면 누구나 한번쯤 겪었을 법한 일들입니다. 저도 자료를 못 찾아서 상사로부터 “문서 관리를 도대체 어떻게 하는거야!!”라는 소리를 들은 적이 있죠ㅠㅅㅠ

이런 애로사항을 한방에 해결해 줄 소프트웨어가 있다면….한번 써보고 싶지 않으세요? 이 소프트웨어를 활용한 이후부터 ‘문서관리가 제일 쉬웠어요^^’.. 입니다. 정말 기가 막히게 편리한데.. 별로 안 유명한 것 같아요. 하하하;; 네, 바로 저희 회사 제품입니다;;

이름은도큐웍스(DocuWorks)인데요, 일반 전자 문서는 물론이고, 종이 문서 또한 편리하게 전자문서화해서 관리할 수 있습니다. 도큐웍스의 특징은 워드, 엑셀, PPT, 종이문서 등 다양한 형태의 파일을 도큐웍스(xdw)라는 통합된 포맷으로 저장할 수 있는 것입니다. 쉽게, PDF처럼 생각하시면 됩니다. 그럼 지금부터 도큐웍스의 특징에 대해 보다 자세히 설명 드리겠습니다.-ㅅ-++ 

다양한 포맷의 문서파일들이여, 내게로 오라!

종이문서를 전자문서로 만드는 방법을 먼저 설명해 드릴게요. 일단 후지제록스 복합기와 도큐웍스 소프트웨어가 필요합니다. 후지제록스 복합기로 종이문서를 스캔합니다. 제가 종종 자랑하듯이 빠른 복합기는 1분에 200 페이지도 스캔이 가능하답니다. PC에서 도큐웍스 데스크를 실행하고 스캔한 문서를 불러오기만 하면 끝! 참 쉽죠잉~^^? 이렇게 만들어진 전자문서는 관리하기도 쉽고, 다른 전자문서와 통합하는 등 재사용이 가능합니다. 이제 더 이상 필요 없는 종이문서는 세절기로 시원~하게 갈아버린 후 폐기합니다.  

수 많은 문서를 마치 책상에 늘어놓은 듯 손쉽게 관리할 수 있습니다.

 

기획안이 들어있는 PPT와 계약 내용이 적혀 있는 워드, 그리고 견적서 엑셀 파일을 각기 다른 파일이 아니라 하나로 합쳐서 상부에 보고하고 싶으시다면 도큐웍스를 활용하시면 됩니다. 특히 도큐웍스 데스크를 실행하면 마치 책상 위에 종이 문서들을 늘어놓고 작업하는 것과 같아 굉장히 편리합니다. 책상 위에서 문서를 모으고 분류해서 바인더에 보관하는 것처럼 전자문서를 직관적으로 손쉽게 다룰 수 있어요.

뿐만 아니라 강조하고 싶은 부분을 하이라이트 하거나, 주석과 스탬프(대외비 등)를 달 수 있습니다. 같이 일하는 업체가 도큐웍스를 사용하지 않아도 문서 공유에는 전혀 문제가 없습니다. PDF 버튼만 누르면 바로 PDF로 변환되기 때문이지요^^

 

도큐웍스의 가장 큰 장점 중 하나는 검색이 된다는 겁니다. 종이문서 스캔시 OCR(광학문자인식)을 통해 글자들을 인식하므로, PC에서 원하는 문서를 찾듯이 원하는 문서를 손쉽게 찾을 수 있어요! 산처럼 쌓인 문서 더미에서 원하는 문서를 찾느라 눈물 뽑으신 적이 있는 분들에게 강츄~

요즘 하루가 멀다 하고 개인/기업 정보 유출과 관련된 기사가 나오곤 하는데요. 예방이 최선이아닐까 생각합니다. 도큐웍스는 문서의 읽기, 복사, 쓰기 등을 제한할 수 있습니다. 이 문서는 철저한 보안이 필요한 자료이니, 읽기만 가능하게 해야지. 요런 게 가능한 것이지요. 복사, 출력, 쓰기를 아예 원천 차단하는 것입니다.

사실 저도 한국후지제록스에 입사하고 도큐웍스를 써본 후 깜~짝! 놀랐습니다. 이런 좋은 물건(?)이 있다니!! 이걸 많은 사람들이 모르다니!!! 회사의 공간 지분을 크게 차지하고 있는 종이문서에 부담을 느끼시는 분들은 도큐웍스로 종이문서의 압박에서 벗어나보시기 바랍니다^^ 

도큐웍스에 대한 자세한 정보는 여기를 클릭해주세요~ ‘도큐웍스(DocuWorks)

 
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제이미 | 이미정 홍보팀 
안녕하세요? 한국후지제록스 홍보팀 이미정입니다. 멋진 음악으로 세상과 소통하는 재즈 뮤지션 제이미 컬럼과 맛있는 요리로 사람들에게 즐거움을 주는 매력적인 요리사 제이미 올리버를 좋아합니다. 각자가 가진 능력으로 세상을 이롭게하는 두 ‘제이미’들처럼, 저 또한 색콤달콤을 통해서 여러분과 재미있게 소통하고, 유익한 정보를 드리고 싶습니다^^*

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‘더 나은 커뮤니케이션이 세상을 만드는 힘이다!’ Better Communication을 위해 노력하는 후지제록스의 철학과 혁신, 기업문화, 사람 등 다양한 이야기를 들려드립니다.

10 Comments

  1. 니자드말하길

    확실히 좋은 생각이네요. 기업에서 적극적으로 이용할 수록 더 편리해질 포맷입니다^^ 아 그리고 보내주신 책 잘 받았습니다. 감사합니다!^^

  2. 조희준말하길

    아 제 책상도 전자화가 좀 필요할 듯 합니다.^^;;

  3. 라떼조아말하길

    여러 포맷이 한번에…우리 사장님이 좀 보시면 좋겠다는…ㅜㅜ

  4. 말하길

    전자문서화 정말 편리하겠네요~~ 책상마다 서류가 넘쳐나는데…전자문서화 편리하고 종이 낭비도 안하고 여러모로 좋을것같네요 ^^

    • 색콤달콤말하길

      각종 문서들 다 보관하다보면 책상 서랍과 책상 위에 문서가 범람하고는 하죠ㅠㅠ 이런 종이문서들을 전자화하면 책상도 깨끗해지고, 관리도 수월해지고! 일석이좁니다 -.-+

  5. 푸하하말하길

    ㅋㅋㅋ제 책상같아요 저거.. 누구보다 전자문서화가 필요하네요^^;

    • 색콤달콤말하길

      뭐.. 직장인들의 책상은 늘 지저분하죠. 하하하~ 사장님께서 직원들 책상 보시며 눈살 찌푸리시지 마시고, 도큐웍스를 좀 사주시면.. ㅠㅠ

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