종이없는 사무실? 여전히 종이 문서가 존재하는 이유

지금 여러분의 책상을 한번 쭉 둘러보세요. 얼마나 많은 ‘종이’가 있나요? 사실 1970년대에만 해도 1990년대 중후반이 되면 ‘종이없는 사무실(Paperless Office)’이 일반적일 거라고 예측했습니다.
 
1975년 비즈니스 위크 지에 실린 기사 “Office of the Future”를 보면 제트 비행기가 여행에 혁명을 가져오고, TV가 가정 생활을 변화시킨 것처럼 전자기기의 발달과 함께 사무실에도 혁신적인 변화가 일어날 거라 확신하고 있지요.

 

 

 

 

1975년에 예측한 1990년대의 사무실 모습이 딱 이러했을 듯 합니다. Digital Desk Video라는 영상에서 딴 캡쳐인데, 화면 속의 남자는 제록스사의 엔지니어라고 합니다. 출처: 미국 제록스 블로그
 
기사에 실린 조지 E. 페이크 제록스 팔로알토 연구소 소장의 인터뷰 내용을 보면 “1995년의 사무실은 지금과 완전히 다를 것이다. 책상 위에는 TV 디스플레이와 키보드가 있고, 버튼만 누르면 문서 파일들을 스크린 위에 띄울 수 있을 것이다. 그 시대가 오면 종이문서가 사무실에서 얼마나 필요할 지 모르겠다”라고 답하는 부분이 나옵니다. 
 
20년 후의 사무실을 거의 정확히 예측하다니..! 서울역에 돗자리 까셔도 될 듯. 하지만 한 가지 틀린(?) 점이 있다면 종이문서는 여전히 사무실에서 많이 사용되고 있다는 겁니다. 심지어 35년이 지난 지금도 그 사용량이 줄어들지 않고 있죠. 
 
하루에도 수백 통의 이메일로 커뮤니케이션하고, 온라인을 통해 다양한 형태의 전자 문서가 오가지만, 책상 위에는 여전히 문서 더미가 산처럼 쌓여있어요!! 이론 상으로는 종이 문서의 사용량이 점점 줄어야 하는데… 제 책상이 종이 문서 없이 깨끗해야 맞는데 말이죠ㅠㅅㅠ 어쩌면 문서의 미래는 우리가 예측한 것과는 다르게 흘러가고 있는 걸지도 모르겠습니다.

 

 

커뮤니케이션의 수단으로 종이 문서가 여전히 활발히 사용되고 있는 이유는 종이 문서가 가진 장점들 때문이 아닐까 합니다. 아무래도 종이 문서가 메시지 전달력이나 읽기의 효율성 측면에서는 전자 문서보다 나으니까요. 이전 포스팅에서도 종이 문서와 전자 문서의 읽기 효율성을 비교한 연구 결과를 소개해드린 적이 있습니다.

참고: 종이문서와 전자문서 전격 비교! – (2) 문서 읽기에 더 효율적인 것은?

특히 종이 문서를 사용하면, 단순히 가독성을 높이는 차원을 넘어 종이 자체의 두께나 질감을 통해 어떤 감정이나 시각적 효과 등을 보다 인상적으로 전달할 수 있다고 합니다. 예를 들어, 종이를 받는 사람이 느낄 ‘촉감’을 이용할 수도 있습니다. 

 

 

 

 

브로슈어, 카탈로그, 마케팅 제안서 등을 두꺼운 종이로 제작하면 그 안에 담긴 내용이 고객에게 좀 더 각인되는 효과가 있다고 합니다. (실제로 그렇다고 하는데.. 참고자료를 찾지 못했어요! 찾으면 링크를 걸도록 하겠습니다) 두꺼운 종이가 일반적인 종이 보다 가격은 좀 더 비싸지만, 고객의 마음을 흔들 수만 있다면야 그깟 몇 푼! 과감히 투자할 수 있을 것 같습니다. 특히 쉽게 구겨지는 일반 종이와 달리 두꺼운 종이는 빳빳한 느낌을 오래도록 유지할 수 있어서 받자마자 바로 버리지 않는다고 하네요. 그리고 아무래도 무게감(두께)이 있는 종이에 출력된 제품이나 서비스를 보고 있으면, 그 만큼 품질이 높을 거라는 느낌을 받는다고 합니다. 

 

 

두꺼운 종이에 인쇄한 문서는 아무래도 좀 더 오래 보관하게 됩니다.

그리고 시각적 효과를 이용할 수도 있습니다.

문서에 담긴 이미지의 컬러를 잘 부각하고 싶으면 부드러운 용지를 사용하면 됩니다.(레이저 복합기 및 프린터 이용시) 부드러운 용지는 표면의 느낌이 거친 용지보다 텍스트와 이미지를 보다 선명하게 나타냅니다. 만약 고객이나 클라이언트에게 컬러를 제대로 보여줘야 한다면, 부드러운 용지를 사용하는 게 더 효과적이겠죠. 재생지보다는 일반 용지가 더 부드럽습니다. 물론 이 외에도, 종이의 다양한 두께와 질감을 잘 활용해 보다 효과적으로 메시지를 전달할 수 있는 방법은 무수히 많을 것입니다. 

Neuromarketing이라는 블로그를 운영하고 있는 로저 두들리는 블로그를 통해 “감정에 있어서 종이는 디지털을 이긴다”라고 설명합니다. 그는 연구를 통해 직접 만질 수 있는 문서가 사람의 뇌에 좀 더 깊은 인상을 남긴다고 이야기합니다. 즉 문서를 받는 사람이 그 안에 담긴 메시지를 보다 잘 기억한다는 것이지요. 어쩐지 온라인이 아니라 실제로 청첩장을 받으면, 축의금을 내게 되더라구요–;;

 
뭔가 포스팅을 정리하다 보니 얘기가 살짝 산으로 간 느낌이 없잖아 있습니다만^^;; 디지털 시대에도 종이가 가진 장점들(감정 전달, 읽기의 효율성 등)이 있기 때문에 사무실에서건, 일반 커뮤니케이션에서건 근미래에 종이가 완전히 사라질 일은 없을 것이라는 이야기입니다. 1975년대에 예견했던 종이없는 사무실(Paperless Office) 또한 말 그대로 종이없는(Paperless)가 아니라 종이를 덜 사용하는(Less Paper) 사무실이 되었으니까요. 물론 한 100년쯤 지나면 사무실에서 종이문서가 사라질 수도 있겠지만요^^ 아니면 종이와 동일한 질감과 시각적 효과를 표현할 수 있는 디스플레이가 나오지 않을까요?
 
이 포스팅은 미국 제록스 블로그Shell Haffner가 게재한 포스팅 The Feel of Paper를 참고해 작성했습니다. 
 
 

제이미 | 이미정 홍보팀  안녕하세요? 한국후지제록스 홍보팀 이미정입니다. 멋진 음악으로 세상과 소통하는 재즈 뮤지션 제이미 컬럼과 맛있는 요리로 사람들에게 즐거움을 주는 매력적인 요리사 제이미 올리버를 좋아합니다. 각자가 가진 능력으로 세상을 이롭게하는 두 ‘제이미’들처럼, 저 또한 색콤달콤을 통해서 여러분과 재미있게 소통하고, 유익한 정보를 드리고 싶습니다^^*

 

 

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‘더 나은 커뮤니케이션이 세상을 만드는 힘이다!’ Better Communication을 위해 노력하는 후지제록스의 철학과 혁신, 기업문화, 사람 등 다양한 이야기를 들려드립니다.

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