클라우드로 스마트한 문서관리, 하나도 어렵지 않아요~

1. 자정이 다 된 시간까지 사무실에 앉아 보고서 마무리에 열을 올리고 있던 이대리. 조금만 더 정리하면 따뜻한 방에 누워 잘 수 있다는 생각에 부푼 순간! 컴퓨터에 감도는 시퍼런 기운..”뭬…뭬야?! 치명적 오류라고?!!ㅠㅍㅠ” 
 
2. 퇴근 후 친구들과 즐거운 술자리를 즐기고 있는 김과장, 고객사로부터 온 한통의 불길한 전화.. “보내준 메일, 첨부 파일이 없네요?”  
 
 3. 주말에 뜨끈한 방바닥을 뒹굴며 귤 까먹고 있던 박대리. 금요일까지 보내기로 한 중요한 자료를 깜빡했다는 게 생각났다. 회사와 집은 왕복 4시간, 주말인데 사무실에 가야 하나ㅠㅠ?
 
 
직장인이라면 한번쯤 겪어본 난감~한 상황들! 여러분은 이럴 때 어떻게 하시나요? 재빨리 사무실로 돌아가거나, 회사에 남아있는 동료에게 굽신굽신 부탁하는 것 외에는 답이 없다구요? 지금부터 의 필진 Jay님이 클라우드를 활용한 직장인의 스마트한 문서관리 비법을 알려드립니다 😀

 
여러분, ‘클라우드를 쓰면 편리하다’는 이야기 한번쯤 들어보셨죠? 하지만 그 동안 클라우드에 대한 설명이 조금 어렵지 않았나 생각합니다. 그래서 준비했습니다! 복잡한 이야기는 과감히 생략하고 직장인 업무의 대부분을 차지하는 문서작업을 중심으로 한 ‘클라우드 이야기’, 지금부터 시작합니다.^^

 

 

 

여러분은 이미 클라우드(Cloud) 혹은, 클라우드 컴퓨팅(Cloud computing)을 사용하고 있습니다. 클라우드는 쉽게 말해 IT 자원을 소유하지 않고, 빌려쓴다고 이해하시면 되는데요. 포털 사이트에서 제공하는 이메일이나 블로그의 데이터 센터도 넓은 의미에서 클라우드라는 사실! 다시 말해, 내 PC의 하드 용량을 꾸역꾸역 늘려가며 파일들을 보관하는 것이 아닌, 기업이 제공하는 공간에 파일들을 저장하고 관리하는 것이 클라우드인 셈이죠.
 
클라우드를 쓰면 뭐가 좋을까요? 첫째, 안전합니다. 중요한 문서를 날릴 걱정이 없다는거죠.(클라우드 서비스 제공업체의 서버가 폭탄을 맞지 않는 한..;;) 둘째, 간편합니다. 노트북이나 외장하드를 무겁게 들고 다닐 필요가 없습니다. 어디서든 인터넷에만 접속하면 아무 기기에서나 작업을 계속할 수 있습니다. 셋째, 아낄 수 있습니다. 하드 사고, 서버 늘리고 할 필요가 없으니까요. (요즘처럼 하드 드라이브 가격이 천정부지로 치솟았을 땐 더욱!!)
 
 
클라우드에 대해 더 자세히 알고싶다면? <‘클라우드’ 너 이름이 뭐니, 내 데이터 맡길 수 있겠니?>
 
 

 

 

세상에는 많고 많은 클라우드가 있습니다만, Jay 군이 직접 사용해 본 결과를 바탕으로 딱 4가지만 추천드립니다. 이 중 한가지만이라도 써보세요. 클라우드 적응의 뽀인트는 ‘일단은 써봐야 한다’는 것~!(저 같은 경우 최종적으로 KT 유클라우드와 애플 iCloud를 사용하고 있습니다^^)
 
자동 동기화형
사전에 설정해 둔 폴더의 파일들이 실시간으로 업로드되는 형태  
애플 iCloud: 애플 기기(맥, 아이폰, 아이패드 등)의 iOS 5.0 사용자를 위해 사진, 문서, 연락처는 물론, 앱까지 실시간으로 동기화해주는 서비스 <애플 iOS 5.0 사용자에 한해 5GB 무료 제공>
● KT 유클라우드: 동기화할 폴더를 선택해두면 해당 폴더는 자동으로 온라인 저장공간과 씽크! 특히, 최대 5대(2대까지 무료)까지 컴퓨터를 동기화할 수 있어 사무실, 집 등 여러 대의 컴퓨터를 동시에 사용하기에 좋다. <올레 고객 50GB 무료, 웹 회원은 2GB 무료>
 

 수동/자동 모두 가능형 사용자가 원하는 파일이나 폴더를 클라우드에 수동으로 업로드하거나 특정 폴더를 자동 동기화할 수 있는 형태   

● 네이버 N드라이브: 네이버에서 제공하는 클라우드 서비스로 포털 사이트와 연동해 비교적 간편하게 사용 가능. 친구나 동료를 초대해 저장된 문서를 함께 공유할 수 있는 것도 장점. <웹 회원에게 30GB 무료 제공>
● 다음 클라우드: 다음에서 제공하는 클라우드 서비스로 네이버와 같이 수동/자동 클라우드 동시 제공. 네이버 N드라이브와의 기능상 차이점이 거의 없어 자주 사용하는 포털의 클라우드를 사용하면 좋음 <웹 회원에게 50GB 무료 제공>

 

 

 

포털 사이트의 클라우드는 해당 포털에서 바로 사용이 가능합니다. 출처: 네이버 N드라이브 

 

 

 

그럼 지금부터 “아, 이대리는 역시 앞서가는 직원이야~ 클라우드를 이렇게 잘 활용하다니!”라는 소리 들을 수 있게! 직장인을 위한 클라우드 사용법을 알아봅시다 😀 
 
가장 먼저! 클라우드 프로그램을 깔아주세요. 물론, 네이버나 다음같은 경우 전용 프로그램 없이 인터넷 상에서 바로 업로드나 다운로드를 할 수 있지만, 클라우드의 진면목인 자동 동기화를 사용하려면 전용 프로그램이 필요합니다. 프로그램을 설치한 후 자동 동기화를 설정합니다. 이때 자신이 자주 사용하거나 주요 문서들이 담겨 있는 폴더를 선택하는데요. 이렇게 선택된 폴더는 수정/삭제/이동 등 변동 사항이 있을 때마다 실시간 업데이트 됩니다. 참 편리하죠^^? 
 
저는 개인적으로 사무실에서는 ‘진행 중인 사업 폴더’, ‘바탕화면(작업 중인 문서는 일단 바탕화면에 저장하는 게 버릇이라)’을, 집에서는 ‘ppt자료’, ‘사진’, ‘음악’ 폴더 등을 동기화 시켜 둡니다. 이 폴더들에는 업무나 개인적인 작업에 필요한, 그야말로 핵심 자료들이 들어 있습니다. 

 

 

 

 

(위) KT 유클라우드 전용 프로그램 PC버젼입니다. 사용하기에 편리해 보이죠? (아래) 동기화된 파일은 사진처럼 체크표시가 나타나는데요. 거의 실시간으로 동기화됩니다. 

 

애플 iCloud는 애플 제품간의 원활한 동기화를 위해 필요한 클라우드입니다. 자신이 아이팟이나 아이폰, 아이패드, 맥북 등을 갖고 있지 않다면.. 굳이 사용할 필요가 없는거죠^^;. 다만, 애플 제품끼리는 막강한 클라우드 기능을 보여준다는 사실! 이메일, 연락처, 사진, 노트, 앱까지 안전하게 통합 관리해보세요~!
 
그럼 직장생활에 있어 클라우드가 특히 빛을 발하는 상황들을 4가지의 실사례를 통해 알아보겠습니다. 오! 클라우드느님이시여~!! 이런 소리가 절로 나오실겁니다^^
 
1. “블루 스크린과 치명적 오류의 공포” 
얼마 전 실제로 발생했던 일입니다. 신나게 문서 작업을 하다 잠시 자리를 비운 사이, 컴퓨터가 먹통이 되어 버린 거죠. 세상이 다 노랗게 변하더군요. 클라이언트의 잔소리가 돌비 서라운드 환청으로 들려오고..ㅠㅅㅠ 그러나 곧 클라우드 프로그램을 작동해 최신 버전으로 업데이트된 문서를 다시 불러내 피해를 최소화할 수 있었습니다. 자동 동기화해둔 게 참으로 다행이었습니다. 이 기능을 사용하면, 문서를 업데이트할 때마다 바로바로 저장되므로 안전한 문서관리에 매우 유용하답니다. 
 
2. “공동 문서 작업시 간단하게 파일 공유!” 공동 제안서를 만들거나 대용량 문서들을 여러 명에게 전달할 때는 클라우드의 ‘공유 기능’을 활용해 보세요. 특히, 네이버나 다음의 클라우드는 특정 인물과 그룹을 동시에 초대할 수 있는데요. 자료을 저장해두거나 올려둔 자료를 공유할 때 아주 편리합니다. 용량이 큰 메일을 그대로 첨부해 발송했다가 상사에게 깨졌던 기억…한번쯤 있으시죠?^^;
 
3. “주말까지 사무실에 틀어박혀 있을 순 없다고!” 개인적으로 주말에 회사에 있는 것을 매우 싫어합니다! 차라리 집이나 카페에서 일 하는게 좋아요ㅠㅅㅠ 이럴 때도 클라우드를 활용하시면 됩니다. 회사 컴퓨터에 동기화 해둔 PPT, 워드, 엑셀 문서 등을 집이건 어디건 쓱쓱 열어서 작업을 계속하시면 됩니다. USB나 외장 하드디스크는 이제 안뇽~이죠^^
 
 
4. “해외 출장에도 클라우드는 내친구”
혹시, 해외 출장이나 여행을 준비하고 계시나요? 3G나 와이파이가 안되는 곳으로 이동하실 때도 클라우드는 편리합니다. 특정 폴더를 새로 동기화하거나, 수동 업로드 기능을 활용해 자신에게 필요한 자료들을 담아두세요. 와이파이가 자유로운 곳에서 파일들을 스마트폰이나 태블릿PC에 저장해두면 준비 완료! 저 같은 경우 해외 여행 떠날 때 이 기능을 활용해 가이드북과 지도 등을 태블릿PC에 담아갔답니다. 매우 유용해요~
 
스마트폰, 태블릿PC 활용 Tip  
요즘 직장인이라면 하나쯤 갖고 있는 스마트폰이나 태블릿PC. 클라우드를 위한 날개쯤 된다고 생각하시면 됩니다. 대부분의 클라우드에는 스마트폰이나 태블릿PC용 앱이 마련되어 있습니다. 컴퓨터에서 동기화해둔 문서를 스마트기기에서 바로바로 열어볼 수 있는거죠. 이렇게 되면 외부 미팅을 나갈 때, 굳이 무거운 노트북을 들고 갈 필요가 없습니다. 클라우드로 필요한 자료를 척척 불러내기만 하면 되니 시간도 절약하고 나름 폼도 난다는 사실! 
퇴근 길이나 업무 요청에 바로바로 응대할 수 없는 상황에서도 참 유용합니다. 애인과 데이트 중에 개념없이 오는 업무 요청 전화! 참 난감하죠? 이럴 때 처음 말씀드렸던, 중요한 폴더들을 미리미리 동기화해두셨다면? 해당 폴더에 들어 있는 문서만 분류해서 전달해 주면 끝~!^^ 

 

자, 여기까지! 클라우드 서비스에 대해 알아봤습니다. 직장인의 원활한 문서관리에 도움이 좀 될 지 모르겠네요. 궁금하신 점이나 수정/보충하실 점은 댓글로 언제든지 말씀해 주세요! 지금 클라우드 서비스 프로그램을 바로 설치해 보시구요^^ 스마트한 직장인, 생각보다 어렵지 않습니다!  
 

 

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‘더 나은 커뮤니케이션이 세상을 만드는 힘이다!’ Better Communication을 위해 노력하는 후지제록스의 철학과 혁신, 기업문화, 사람 등 다양한 이야기를 들려드립니다.

5 Comments

  1. 지석인 댓글:

    저도 유클라우드 사용하는데 안정성 면도 지적해줫으면 좋았겠네요. 안정성면에서 유클라우드가 제일 흡족한 듯 한듯해요.^^

    • 글쓴이 Jay 입니다~!ㅋㅋ 댓글:

      좋은 지적 감사합니다. 다만, 안정성 문제는 개인 환경에 따라 천차만별이라..자칫 객관성을 잃을 수 있어 언급하지는 않았습니다.

      개인 의견을 말씀드리면, 클라우드 서비스 자체가 안정성 면에서 다소 부족한 부분이 있는 것은 사실인 듯해요. 그런 측면에서 저도 유클라우드를 사용하는 것이긴 합니다만..유클라우드라고 안정성이 100점이냐는 아닌거 같아요. (안정성만 따지면 iCloud가 최고아닐까..^^;)

  2. 웃는당근 댓글:

    검색하다 들르게 됐습니다
    우선 좋은글 올려주셔서 감사^(^
    요즘 스마트폰에서 문서편집앱으로 폴라리스오피스 많이 쓰는거 같은데 제가 궁금한점은
    pc에서작성한오피스 문서(워드 엑셀 ppt파일) 이메일로 보내놓고 외출시
    스마트폰으로 이메일에 접속하여 문서를 불러와 작성편집 다시 이메일로보내서 pc에서 다시 작업
    이렇게 상호호환이 폴라리스오피스 앱이 내장된 스마트폰이면 다가능한가요? 한글문서도 가능한지요?? 위에서 언급하신 클라우드서비스가 아닌 그냔 네이버나 다음메일을 이용해서 pc와 스마트폰간에 문서 공유 편집이 가능한지 알고 싶어서요,,,,

    • Jay 댓글:

      감사합니다.^^ 사실 제가 전문IT 블로거가 아닌데다, 애플빠돌이이기까지해 안드로이드폰에 대한 지식은 많지 않습니다.;;

      다만, 말씀하신 사항은 오히려 안드로이드 쪽에서 호환이 잘되는 것으로 알고 있습니다. ‘한글’파일은 확인하지 못했습니다만, MS Office 류는 메일로 받아서 스마트폰으로 작업하고 다시 메일로 보내 컴퓨터에서 작업하는 방식에 문제가 없는 듯 합니다.

  3. jin 댓글:

    전 친구를 통해 알게된 Dropbox를 회사 전 컴퓨터에 우겨가며 설치했습니다.
    이전엔 각자가 전화해서 문서 보내달라고 하던 걸 부서별로 Dropbox에 올려놓고 실시간으로 작성해가면서 문서를 만듦과 동시에 타부서 사람들은 확인까지 가능하니,
    지금까지 제가 회사 입사해서 제일 잘한 일 같더군요 ㅎㅎ
    위에서 알려주신 다른 클라우드 서비스들도 사용하고 있긴 한데, 업무용으로 쓰기엔 역시 Dropbox가 젤 나은 듯 싶네요 저희 회사 구조에서는 요..ㅎㅎ

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