책상 정리? ‘문서 관리’가 먼저다! 직장인을 위한 문서관리 지침서

대부분의 직장인이 하루를 보내는 사무실 책상. 당신의 사무실 책상 모습은 어떤가요? 업무능력은 곧 책상이 말해준다고 말하면서도 컴퓨터 바탕화면을 관리하지 않거나, 혹은 문서를 책상에 아무렇지도 않게 쌓아두고 퇴근하지는 않나요? 

 

 

내 책상이 요기잉네~

 

매일 아무 곳에나 문서를 방치하고도 ‘괜찮아, 이 문서가 어디 가는 것도 아닌데 뭘.’하며 안심하고 있는 당신, 문서관리 능력이 빵점이시군요! 당신의 업무능력이 인정받기 위해서 지금 가장 필요한 것은 영어도, 자기계발도 아닌 바로 ‘문서관리 능력’! 업무의 능률과 효율성을 높이는 스마트한 문서관리법, 지금부터 소개해 드리겠습니다. 🙂
 

문서는 회사의 중요한 자산임과 동시에 내가 회사에서 일을 어떻게 했는지 보여주는 지표와 같은 것입니다. 이런 문서를 잘 관리한다는 것은 곧 나의 능력을 어떻게 정리하는 가를 보여준다고도 할 수 있는 것이지요. 그런데 문서를 아무 곳에나 둔다면? 업무능력도 문서처럼 아무렇게나 평가가 되는 무서운 결과를 낳게 될 수도 있습니다ㅠ_ㅠ
 
평소에 문서관리를 습관화하고 있는 사람이라면 바인더에 문서를 차곡차곡 끼워 잘 보관하겠지만, 사실 이렇게 문서를 보관하는 것은 여러 가지 단점이 있습니다. 왜냐~! 자료유출이나 문서소실의 위험이 크고 부피도 많이 차지하기 때문이죠. 그래서 등장한 것이 전자문서관리랍니다. 전자문서관리는 회사의 중요한 자산인 문서들을 전자문서화 시스템을 활용해 효율적으로 관리하는 것을 말합니다. 쉽게 말씀 드리면, 종이문서를 최대한 줄이고 전자문서의 활용을 늘려 사내의 문서를 전자화 하는 것을 말하는 거지요. 그렇다면 왜 문서를 전자화해야 할까요?
 
1. 효율적이다.
수십 건의 종이문서를 전부 바인더에 끼워 책꽂이에 보관하던 예전을 생각해보세요. 보관도 어려웠을 뿐만 아니라 자료를 찾기 위해 수많은 시간을 써야만 했었죠. 하지만 전자문서로 문서를 관리한다면? 종이로 출력하는 것이 아니기 때문에 공간도 절약되고, 키워드를 통한 검색으로 원하는 자료를 빠르게 찾을 수도 있습니다. 게다가 모바일 기기로 문서를 쉽게 열람할 수도 있지요!

 

 

Dropbox 시스템을 이용하여 모바일 기기로 문서를 확인하는 모습입니다 😀
2. 보안이 강화된다.
종이문서의 경우, 여러 사람의 손을 거쳐가다 보면 문서가 닳거나 소실될 위험이 많습니다. 하지만 전자문서는 문서가 닳거나 소실될 위험이 무척 낮으며, 전문적인 기업에서 솔루션서비스를 받는다면 보안을 한층 강화하여 정보가 유출 될 가능성을 더욱 낮출 수 있습니다.
 
3. 비용이 절약된다.
종이로 출력하지 않으니 당연히 출력에 소모되는 비용들을 절약하고, 그렇다 보니 보안에 드는 비용까지 절약하는 효과를 얻을 수 있습니다.
 
저렴하고 안전하게 효율적인 문서관리가 가능하다니, 이 얼마나 편리한 오피스 라이프인가요ㅠ▽ㅠ~
 

자, 그럼 이제 우리도 전자문서와 함께 문서관리 능력자가 되어봅시다! 🙂 전자문서를 제대로 활용하려면 전자문서 관리 소프트웨어가 필요한데요, 저는 후지제록스의 도큐웍스(DocuWorks)와 네이버의 N드라이브를 활용해보았습니다. 도큐웍스를 사용하면 전자문서를 마치 내 책상 위에 펼쳐놓고 사용하는 것처럼 손쉽게 관리할 수 있고, 키워드 검색으로 빠른 문서 서치가 가능합니다. 또한 문서의 열람, 작성, 수정권한을 설정할 수 있어, 내 문서가 다른 사람에게 쉽게 노출되지 않도록 할 수 있어요.   
1. 먼저, 사무실의 둘도 없는 친구^_ㅠ 복합기와 나의 종이뭉치들을 준비합니다. 물론, 스캔하기 전에 대략적으로 어떤 문서를 보관하고 어떤 문서를 파쇄할 것인지는 구분해 놓아야겠죠?

 

 

2. 복합기의 스캔기능을 통해 전자문서로 보관할 문서들을 스캔합니다. 요즘에는 세상이 참 좋아져서 복합기에 수십, 수백장의 문서를 올려놓고 버튼만 누르면 자동으로 스캔된답니다. 🙂

 

 

3. 스캔한 문서들을 PC에서 도큐웍스로 불러옵니다.  

 

 

4. 도큐웍스로 스캔한 문서를 불러오면 스캔한 문서끼리 묶여서 정리가 된 채로 저장됩니다.  

 

 

5. 도큐웍스는 *.doc, *.xls, *.ppt 파일 등 서로 다른 확장자를 가지고 있는 파일도 한꺼번에 묶어줄 수 있는 똑똑한 기능이 있어 문서를 통합하여 쉽게 관리할 수 있습니다.

 

 

6. 요렇게 중요한 문서는 따로 표시를 해두면, 문서정리 작업이 끝난답니다! 참 쉽죠?  

 

 

 
Tip* 클라우드 활용으로 문서관리 능력 Plus하기!
“공부 잘하는 애들은 책을 많이 들고 다닌다”는 말은 옛말! 진짜 전자 문서관리 능력자라면 책상이든, 가방이든, 데스크탑이든 문서를 많이 꺼내놓지 않습니다. 진정한 문서관리 능력자는 ‘클라우드(Cloud)’의 매력을 알고 있기 때문이죠~ ^^ 
 
다음 클라우드, 네이버 N클라우드, 애플 iCloud, KT유클라우드 등 다양한 클라우드 서비스들이 있는데요. 이 중 다음/네이버 클라우드는 사용자가 원하는 파일이나 폴더를 클라우드에 수동으로 업로드 하는 방식을 취하고, 애플 iCloud와 KT유클라우드는 사전에 설정해 둔 폴더의 파일들이 실시간으로 동기화되는 방식을 취합니다. (클라우드에 대한 자세한 설명은 ‘클라우드로 스마트한 문서관리, 하나도 어렵지 않아요~’를 참고하세요!)
 
그럼 정리한 문서를 클라우드로 불러볼까요? 🙂
저는 *.doc문서와 *.ppt문서를 결합하여 docu_test.xdw 라는 파일을 만들었습니다.

 

 

이 파일을 네이버N드라이브에 업로드하고, 스마트폰으로 불러오겠습니다. 네이버N드라이브는 네이버의 메일 서비스에서 찾으실 수 있습니다.

 

 

이렇게 올리기만하면 컴퓨터상으로 해주어야 하는 것은 끝났습니다! 이제는 스마트폰으로 문서를 확인할 때! 스마트폰의 N드라이브 어플(안드로이드/아이폰)으로 불러와 파일을 다운로드 받습니다.

 

 

도큐웍스 뷰어 라이트(Docuworks Viewer Light)앱을 다운받아 실행합니다. 이 어플은 안드로이드, 아이폰 모두에서 다운받을 수 있습니다. ^^  

 

 

아래와 같이 *.doc, *.ppt 확장자를 묶은 도큐웍스파일(*.xdw)이 스마트폰에서 보여지는 것을 확인할 수 있습니다.  

 

 

쨘! 이렇게 도큐웍스로 문서를 정리하고, 개인적으로 보관해둘 중요한 파일들은 클라우드에 옮겨둔다면 사무실 곳곳이 문서더미로 지저분해질 일은 없겠죠? 여러분도 그동안 쌓아두었던 종이문서들을 전자문서로 바꿔 효율적으로 문서를 정리해보세요. 업무 효율과 함께 나의 업무 능력도 향상된답니다 ~ 😀
 

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전자문서 관리 관련 콤달콤 이야기들 

2011/05/26 우리 이대리가 달라졌어요 – 깨끗한 책상 만드는 전자문서 관리 소프트웨어

zee 안녕하세요, 20대 후반의 끝자락을 정신없이 달리고 있는 zee입니다. 부드럽고 따뜻한 커피보다 온 몸을 짜릿하게 만들 정도로 시원한 사이다를 더 좋아하는 어린 입맛의 소유자로, 색콤달콤에 시원한 탄산수처럼 톡톡 튀는 즐거운 소식을 전해드리고 싶습니다. 🙂 

 

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‘더 나은 커뮤니케이션이 세상을 만드는 힘이다!’ Better Communication을 위해 노력하는 후지제록스의 철학과 혁신, 기업문화, 사람 등 다양한 이야기를 들려드립니다.

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