전자문서는 과연 종이 소비를 줄여주는가?

회사에서 이메일을 주고 받다 보면, 이메일 하단에 Think before you print 라는 문구가 붙은 메일을 종종 볼 수 있습니다. 제 메일 서명에도 붙어있지요. 좀 격하게 번역하면 “아무 생각 없이 그냥 출력 날리지 마!”일까요?   

 

 

메일 서명에서 종종 볼 수 있는 ‘생각 좀 하고 출력 날려라!’
대부분의 회사와 직장인들은 종이를 아껴 쓰기 위해 노력합니다.(그럴 거라 믿어요..) 전사적인 차원에서 스마트 워크 환경을 구축해 종이 사용량을 줄이도록 독려하기도 하고요. 며칠 전 제가 올린 포스팅 보신 분들은 아시겠지만 저희 사무실도.. 만만치 않습니다^^; 
 
여러분은 종이 사용량을 줄이기 위해 전자문서를 사용하는 것이 과연 어느 정도의 효과가 있을 거라고 생각하시나요? 그 동안 그렇게 전세계적으로 종이 사용을 줄이자 줄이자 했는데 과연 사무실에서의 종이 사용량은 줄어들었을까요? 

 

최근 이와 관련해 AIIM이라는 정보관리 전문 조직이 흥미로운 연구결과를 발표했습니다. 보고서의 제목은 종이 없는 사무실 – 꿈인가 현실인가?(The Paper Free Office – dream or reality?)” 
 
보통 PDF와 같은 전자문서를 활용하면 종이문서 사용량이 꽤 줄어들지 않을까.. 하고 생각합니다. 그런데 총 395명의 조사 응답자 중 77%가 PDF 파일로 된 청구서(invoice)를 받으면 바로 출력을 날린다고 합니다-ㅅ-;; 두 번 이상 출력하는 경우도 10%에 달했습니다. 
 
전자문서로 받아도 대부분의 사람들이 다시 그것을 출력한다는 겁니다. 흠.. 저도 PDF로 된 보고서를 받으면 출력해서 보고는 합니다. 아무래도 종이문서로 읽는 게 더 편하다 보니.. ㅠ.ㅠ 
 
또 이 보고서에 따르면, 32%의 조직에서는 종이 사용량이 증가한 반면 35%의 조직에서는 감소했다고 합니다. 증가한 조직은 대부분 중소 기업이고, 반대로 대기업은 감소했다고 하네요. 그 이유는 많은 대기업들이 문서를 전자화해서 보관하는 작업을 추진 중이고, 모바일 워크 환경 지원, 전사적인 Green IT 정책 등을 펼치고 있어서라고 합니다. 

 

 

 

이 외에도 몇 가지 흥미로운 연구 결과를 나열해보면.. 
 
▶ 스캔 되는 45%의 문서가 원래는 “100% 전자 문서”이다. 
– 전자 문서를 출력하고 그것을 다시 스캔해 보관한다는 것이지요. 물론 직장인들이 일부러 그러는 것은 아닐 겁니다. 일하다 보면 그럴 수도 있죠ㅠㅠ.  
 
▶ 전자문서만 보관하면 5년 내에 종이문서 보관에 필요한 공간을 절반으로 줄일 수 있다. 
– 평균적으로 사무실에서 종이가 차지하는 공간은 15.3%이며(어마어마하네요), 전자문서만 사용할 경우 그 공간은 7.4%로 줄어든다고 합니다. 이렇게 하면 전체 사무실 비용에서 8%를 절감할 수 있다고 해요.    
 
▶ 기업이 문서 스캔 작업(전자문서화 및 아카이빙)에 투자하는 가장 큰 이유는 공유와 검색 기능이 향상되기 때문이다. 생산성 향상과 공간 효율성 제고의 목적도 있다. (후지제록스에서도 기업에 문서전자화 서비스를 제공하고 있지요..)
 
▶ 문서를 스캔해 활용하면 고객, 시민, 직원 등에 대한 응대 시간을 평균적으로 6배 이상 높일 수 있다. – 예를 들어 그런거죠. 종이문서 더미에서 원하는 정보를 찾는 것과, 전자문서의 검색 기능을 이용해 손 쉽게 찾는 것의 차이. 

 

 

종이문서의 전자문서화는 보통 이렇게 스캔 작업을 통해 이루어집니다. 종이문서를 스캔하여 전자문서로 변환하면 검색을 통해 원하는 문서를 손쉽게 찾을 수 있죠. 
연구 결과를 보면 전자문서가 종이문서의 사용을 완전히 줄여주지는 않지만, 업무 생산성 및 공간 효율성은 확실히 높여주는 것 같습니다. 
 
100% 종이 없는 사무실을 구현하는 것은 수 년 내에는 불가능 하겠지만, 전자문서를 보다 적극적으로 활용하면 paperelss는 아니더라도 less paper 사무실을 구현할 수 있지 않을까요?  
 
막 느므느므 재미있는 보고서는 아니지만, 디지털 시대에 종이의 사용량이 늘어날 것인가 줄어들 것인가 라는 궁금증에 대해 어느 정도는 답변이 되지 않을까 싶습니다.   
 
보고서 전문을 보시고 싶으신 분들은 아래 제목을 클릭해주세요~

 

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4 Comments

  1. 오호 댓글:

    좋은 글 잘 읽고 갑니다!! 🙂

  2. v_v 댓글:

    지금 제 옆에 쌓여있는 종이들을 보니 가슴이 찔리네요^^;;; 저도 컴퓨터를 오래보다보니 많이 읽어야 하는 문서들은 종이로 뽑아서 보는게 편하더라구요…그래도 종이를 절약하는 습관을 가져야겠죠?ㅜㅜ

    • 색콤달콤 댓글:

      저도 사실 책상 위에 문서가 그득그득하답니다ㅠㅅㅠ 일하다 보면 종이문서 줄이기가 은근 쉽지 않더라구요. 그래서 출력할 땐 꼭 양면에 2-up로 하려고 노력합니다.^^

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