한달에 몇장을 출력하는지 아시나요?-기업에 문서관리 컨설팅이 필요한 이유

B2B 기업 홍보 담당자로서 항상 느끼는 것이지만, B2B 제품의 홍보는 쉽지 않습니다. (물론 B2C도 어렵습니다!) B2B는 메시지를 전달할 타깃이 상대적으로 좁고, 메시지 개발이 쉽지 않은 편이기 때문이죠. 예를 들어, 문서관리 컨설팅을 통해 기업의 비용을 절감하는 내용을 중학생도 이해할 수 있게 풀어 쓰고 있자면… 할 말은 많지만 하지 않겠습니다. 
 
가끔 기자(님)를 만나서 한국후지제록스의 사업(특히 문서관리 컨설팅 & 아웃소싱 서비스)에 대해 설명 드리면, 오묘~한 표정을 지으시며, 그래서 그게 소비자에게 어떤 의미가 있죠? 라고 질문을 하시는 분들이 종종 계십니다. 
 
사실 직장인분들이나 기업에는 의미가 좀 (많이) 있습니다만ㅠㅅㅠ.. 한 번에 딱 이해할 수 있게 설명 드리기가 쉽지 않더라고요. 그래서 오늘은 문서관리 컨설팅이 여러분께 과연 어떤 의미가 될 수 있는지 사례를 들어 쉽게 이야기해보겠습니다. 사례만큼 이해가 쏙쏙 되는 것도 없으므로.. 

 

 

그것은 마치.. 난해한 현대미술 작품을 오롯이 말로 설명해야 하는 정도의 ‘쉽지 않음’ 출처: flickr by Elevate Printing 

 

 

우선 가상의 사례를 통해 알아보겠습니다. MPS란 무엇인가?!   
 
예를 들어, 무한상사라는 기업이 복합기 10대, 프린터 100대, 팩스 50대, 복사기 20대, 스캐너 20대를 쓰고 있다고 칩시다. 업무상 계약서나 제안서 등을 출력할 일이 많아, 쌓이고 쌓인 문서가 넘쳐나기 일보 직전이구요. 직원들은 외근이 잦은 편입니다. 
 
그런데 무한상사는 문서 출력, 사무기기 유지보수에 나가는 총 비용이 얼마인지 모릅니다. 부서별 문서 업무 특성도 알 길이 없고요. 사무실 구석에 먼지가 쌓인 팩스기기가 작동은 제대로 되는지, 하루에 몇 명이나 사용하는지 모릅니다. 옛날 옛적 소크라테스가 말했습니다. “너 자신을 알라”고.. 내가 나를 모르는데 어떻게 보다 나은 인간(기업)이 될 수 있겠습니까? 
 
하지만 기업들은 자기 자신의 문서환경을 알아보기에는 너무 바쁩니다. 할 일이 아주 많습니다. 그래서 보다 나은 문서환경을 만드는 데 필요한 조사와 분석, 필요한 솔루션 및 하드웨어 구축, 출력환경 유지 보수를 후지제록스가 모두 다~ A부터 Z까지 해드리는 것이지요. 

 

출처: flickr by » Zitona «

 

무한상사가 MPS를 도입하면, 총 200대에 달하던 출력기기는 => 복합기 50대, 프린터 20대, 팩스 10대 해서 총 80대로 퐉! 줄여주고 (물론 그냥 마구잡이로 없애는 게 아닙니다. 부서별 문서 업무 특성에 적합한 출력기기를 적재적소에 배치해줍니다.), 
넘쳐나는 종이문서는 => 모두 전자문서로 변환해서 사무실 공간을 넓혀주고, 
외근 나간 직원들이 => 편리하게 일 할 수 있도록 모바일 프린트 솔루션을 제공해주는 것이지요.  
 
이로써 무한상사는 비용절감, 업무생산성 향상, 환경경영 등의 효과를 볼 수 있습니다. 이 외에 다른 효과들도 많지만, 여기까지 하겠습니다. 아무튼, 이것이 바로 후지제록스의 문서관리 컨설팅 및 아웃소싱 서비스 입니다. 업계에서는 주로 MPS(Managed Print Service)라고 부릅니다. 기업, 공공기관, 학교 등 조직의 문서 환경을 면밀히 분석해 보다 편리하고 효율적으로 개선해주는 것이지요.  
 

이렇게 기기대수, 출력매수, 전력, CO2, 비용까지 모두 줄일 수 있습니다. 

이게 정말로 가능하냐고요? 
 
이제부터 본격 실사례를 소개해드리겠습니다. 다음 포스팅은 2008년에 실시했던 광고 캠페인의 내용을 담고 있는데요, MPS를 이해하기 쉽게 소개한 자료라 다시 들고 왔습니다. 제목만 봐도 ㅎㄷㄷㄷ하지 않나요? 무려 3만 3천장이라니?! 23억이라니?!! 
 
위 포스팅에서처럼 국내의 많은 기업들이 후지제록스의 문서관리 서비스를 받고 있지만, 그 동안 국내 사례를 위주로 소개해드렸으므로 오늘은 글로벌하게 해외의 사례를 좀 소개해드리겠습니다. 
세계적인 생활용품 제조업체 프록터앤갬블(P&G)은 MPS를 통해 연간 출력 관련 전력 소비와 종이 사용량을 약 30% 절감했습니다. 비용절감과 친환경을 한 큐에! 일석이조! 또, 모바일 프린트 등 직원들의 업무 특성을 고려한 출력 환경이 갖추어 지면서, 자연스레 업무 효율성이 높아지고 출력 업무에 소요되는 직원들의 시간 또한 감소하고 있다고 합니다. 특히 이는 P&G의 프로그램 중 하나인 ‘Give Back 500 Million Minutes’를 지원하며 톡톡한 효과를 보고 있다고 하네요. (저 프로그램이 정확히 뭔지는 잘 모르겠으나-ㅅ-; 업무 시간의 효율적인 활용과 관련된 것이 아닐까 미루어 짐작해 봅니다)
 
미국의 대규모 인재 파견 회사 켈리 서비스(Kelly Services)는 MPS를 통해 전력 소비와 종이 사용량을 50% 이상 줄였다고 합니다. 위에서 말씀 드린 것처럼 MPS를 통해 가장 크게 눈에 띄는 효과 중 하나는 출력기기 수의 감소인데요, 이 회사는 총 2,700대의 출력기기를 900대 이하로 줄였다고 합니다. 딱 3분의 2를 덜어냈네요. 출력기기 대수가 감소하면 기기 가동률이 그만큼 높아진다는 뜻이고, 회사에서 관리해야 하는 기기와 전력소비가 줄어든다~ 이렇게 보시면 됩니다. 전력 소비와 종이 사용량이 50% 이상이나 줄어들었기 때문에, 문서 환경 개선뿐만 아니라 켈리 서비스가 목표로 했던 환경 경영 또한 달성했다고 하네요. 

 

 

 

제록스가 세계 최대 타이어회사인 미쉐린에 문서관리 아웃소싱을 제공한다는 내용의 광고 이미지. 귀엽죠^^;? 미쉐린의 사례는 다음에 소개해드리겠습니다.  출처: http://www.xerox.com/

 

이 외에 다른 사례도 많지만 이미 색콤달콤 포스팅 평균 분량을 초과하고 있으므로.. 오늘은 여기까지만 소개해드리겠습니다. 
 
기업의 비용절감과 스마트한 문서환경 구축에 관심이 있으신 분들은 언제든지 한국후지제록스로 연락 부탁 드립니다.!! -_-+ (제록스와 후지제록스는 세계적으로 MPS 시장 1위를 달리고 있습니다. 1등 서비스 하면 후지제록스!)
 
 

제이미 | 이미정 홍보팀  안녕하세요? 한국후지제록스 홍보팀 이미정입니다. 멋진 음악으로 세상과 소통하는 재즈 뮤지션 제이미 컬럼과 맛있는 요리로 사람들에게 즐거움을 주는 요리사 제이미 올리버를 좋아합니다. 각자가 가진 능력으로 세상을 이롭게하는 두 ‘제이미’들처럼, 저 또한 색콤달콤을 통해서 여러분과 재미있게 소통하고, 유익한 정보를 드리고 싶습니다^^*

 

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‘더 나은 커뮤니케이션이 세상을 만드는 힘이다!’ Better Communication을 위해 노력하는 후지제록스의 철학과 혁신, 기업문화, 사람 등 다양한 이야기를 들려드립니다.

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