[나는 막내다!] 신입사원의 센스 있는 회의자료 준비요령!

색콤달콤의 스테디 인기 콘텐츠 [나는 막내다] 시리즈!^^; 그 동안 직장살이 생활 지침서마무리의 중요성, 윈도우 단축키 활용법 등을 통해 신입사원, 막내들의 사회생활 적응법에 대해 얘기해왔는데요. 오늘은 직장 생활의 애환이 담긴 회의 때 막내가 갖춰야 할 센스에 대해 이야기해보려고 합니다.
 
회사 생활을 하다 보면 참 회의가 많습니다. 많은 것까지는 어쩔 수 없다해도.. 막내들은 미리미리 챙겨야할 것이 왜 이리 많은지요. 미팅룸 예약하랴, 그때그때 공지하랴, 간혹 먹거리 준비하랴.. 이건 뭐 집사가 따로 없다니까요?ㅠ____ㅠ

 

 

여기서 막내는? 예.. 노란샤쓰의 싸나이 -_-; 출처: flickr by Dwonderwall

 

그 중에서도 회의자료 준비는 참으로 골치가 아픕니다. 누가 참석하느냐, 어떤 사안이냐, 상사의 분위기가 어떤가(?)..에 따라 요리조리 눈치를 봐야하는 탓이지요. 하지만 하루하루가 평가의 연속인 막내들은 불평할 틈이없습니다! 무엇보다 회의 자료 준비는 막내들의 숨은 센스를 드러낼 수 있는 찬스이기 때문입니다.^^ 색콤달콤표 사례를 통해 자세하게 설명드립니다~!
 

홍보회사 신입사원 A씨, 한창 회사 생활에 적응하고 있던 어느 날 선배의 급한 지시가 하달(?)되었다. “클라이언트 담당자 오신다니까 룸 하나 섭외해!!” 선배 표정으로 봐서 유쾌한 방문은 아닌 것 같은데… 벌써부터 후덜덜..-_-;
 
중요한 고객과의 미팅이 잡혔군요. (뭔가 문제도 있는 것 같구요..^^;) 이럴 때야 말로 막내의 센스가 필요한 순간입니다. 먼저, 어떤 사안이 있으며, 어떤 자료가 필요한지 꼼꼼히 확인해보세요. 이를 바탕으로 참고 자료나 발표 자료 등을 출력해두는 것이 좋겠죠? 이때 출력물은 상황이 상황인 만큼 컬러 출력을 선택하는 것이 좋습니다. 왜냐하면, 컬러가 흑백에 비해 읽는 사람으로 하여금 문서에 보다 집중하게 하고, 이해도를 높여주기 때문이죠. 아무래도 흑백보다 준비한 티를 내기도 수월하고…^^; (컬러 문서 출력이 필요한 이유) 다만, 과다한 컬러 출력은 사장님께 넘치는 사랑을 받는 이유가 되기도 하죠.;; 잠시 여유 있을 때 깔끔하게 바인딩(Binding)까지 해둔다면 금상첨화! 충실한 자료를 보면 왠지 고객의 마음까지 녹아들 것 같아요.
 

 

컬러는 일 처리 과정에서의 실수를 80% 감소시키고, 독자의 이해도는 14% 더 향상시킨다고 해요 출처: flickr by zigazou76 
 

모기업 마케팅팀에 근무하는 B씨, 새로운 제품 출시를 앞두고 관련 부서와의 미팅이 잡혔다. 그동안의 활동 보고와 향후 계획에 대해 논의를 하는 자리인데.. 뭔가 보기 좋게 준비하는 방법 없을까?
 
새로운 제품 출시를 앞두셨다니 팀원들이 매우 예민한 상황이겠군요. 관련 부서와의 전체 미팅인 만큼 무엇보다 내실을 다질 미팅자리가 될 듯 합니다. 이때는 N-Up 기능을 사용해 보세요. N-up기능은 종이 한 장에 여러 페이지를 복사, 출력할 수 있는 기능인데요. 사업 내용을 한장에 나열할 수 있어 상황을 한눈에 파악하는데 아주 용이합니다. 거기에 종이와 토너까지 절약할 수 있어 1석 3조인셈! (N-up기능 자세히 보기) 이 정도면 센스 있는 막내 소리 듣겠습니다.^^

 

 

 

 

 

이미지나 문자 크기에 따라, 4장이나 2장을 한장에 임의로 출력할 수 있습니다~!
 

매주 월요일 오전 10시에 팀 회의가 있는 C씨. 일주일간의 업무 내용을 계획하고 협의하는 시간인 만큼 부담은 덜하지만 팀원 모두가 참석하는 미팅이라 막내인 C씨는 이 역시 긴장의 연속. 지난 주에는 팀장님께서 ‘비용 절감’을 강조하시기까지 해 회의 준비를 어떻게 할지 난감하다.
 
절약을 강조하는 팀장님과 회의 자료를 준비해야 하는 막내의 고민… 어디선가 많이 본 장면이네요.^^ 이때는 ‘에코 출력 기능’이 답입니다. 에코 출력은 간단하게 양면 출력을 할 수 있는 기능인데요. 복합기 상에서 간단한 조작만으로 설정이 가능해 시간은 물론, 종이와 토너 사용까지 절반으로 줄일 수 있습니다. 자매품(?) ‘에코 복사 기능’도 확인해두세요. 이 기능은 자료를 양면으로 복사해주는 기능입니다. 

 

 

 

좌우, 상하 출력이 모두 가능합니다~!^^
 
회의 자료 공유 Tip!  요즘은 노트북이나 태블릿PC를 들고 미팅에 참석하는 직장인들을 어렵지 않게 볼 수 있습니다. 이 경우 회의 전 관련 자료를 메일로 공유해두면 좋겠죠? 여기에 한가지 더! 태블릿PC 이용자를 위해 PDF 버전을 함께 공유해보세요.(iPad 등 애플의 스마트기기에서는 MS-Office 파일이 정상 작동되지 않는다.) MS 파워포인트나 워드에서 저장/보내기 기능을 활용하면 간단하게 PDF파일을 만들 수 있습니다.
여기까지! 회의자료를 중심으로 막내들의 센스있는 회의준비법에 대해 알아보았습니다. 이제 어떻게 회의자료를 준비해야할지… 조금 감이 오시나요? 사실 취업만하면 고생 끝! 행복 시작~! 일줄만 알았는데..^^;;; 하루하루가 시험이고 하루하루가 스트레스죠? 직장생활에도 흐름이 있는 것 같습니다. 아무리 힘들더라도 그 시기가 지나면 좋은 날은 꼭 온다는 것! 여러분! 오늘도 파이팅 합시다!  
 

 


Jay  인디밴드 보컬로 다년간 활동하면서, 커뮤니케이션에 뜻을 품고 문화 & 산업계를 전전하는 새 어느덧 직장 생활 4년 차를 담당하고 있습니다. 요즘은 홍대에 나가면 후배들이 ‘변절자’라며 돌을 던지는 차림새로 광화문 일대를 배회합니다. 그 외 커피를 좋아하고, 자전거를 애호하며, 디아블로 3를 기대하고, 무전취식 배낭여행을 즐기는… 그렇네요. 종잡을 수 없는 남자입니다.

 

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‘더 나은 커뮤니케이션이 세상을 만드는 힘이다!’ Better Communication을 위해 노력하는 후지제록스의 철학과 혁신, 기업문화, 사람 등 다양한 이야기를 들려드립니다.

7 Comments

  1. 영댕이 댓글:

    관련 자료들을 꼼꼼하게 정리하고 관리할

    수 있는 능력도 굉장히 필요해 보이네요.

    특히 상/하, 좌/우 양면 복사 기능은 굉장히 유용할 것 같아요.

  2. 잘보고 갑니다 댓글:

    일적인것도 중요하지만 막내는 팀내 총무를 해보는게 좋다고 생각해요~ 너무 어려운 윗분들 과감히 빼고 같은 나이대나 마음맞는 사원들끼리 점심때 공원으로 나가서 돗자리 펴고 함께 옹기종기모여 밥을 먹는다거나 퇴사한 사람도 인연인법! 회사 끝나고 맛집을 미리 알아놓고 원래 같은 팀원이였던 분들이지만 이직하셨거나 퇴사한분들과 한께 맛있는 저녁식사 한끼 먹는것을 막내가 추진한다면 일적인것은 둘째치고라고 없어서는 팀내 없어서는 안될 존재로 인식되더라구요 ㅎㅎ
    저는 2년째 신입이 없어 막내라 서럽네요 ㅠㅠ

    • jay 댓글:

      좋은 말씀이십니다. 팀 단합을 주도한다거나, 팀 분위기를 뛰운다거나… 막내만이 할 수 있는 일이 있죠.^^ 주신 의견 바탕으로 다음번 [나는 막내다] 시리즈 기획해봐야겠습니다~!

  3. 색콤달콤 댓글:

    제안 주셔서 정말 감사합니다.^^
    그런데 저희 내부적으로 블로그 콘텐츠 관련 계획 중인 것이 있기 때문에 이 건은 다소 어렵겠네요. 좋은 제안 다시 한 번 감사드립니다.

  4. 굿잉 댓글:

    안이뻐할수가 없게땅~!

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