홍보회사 김과장이 직접 체험해본 전자문서관리 소프트웨어 <도큐웍스>

새해 다짐을 한 게 엊그제 같은데 벌써 상반기의 끝자락을 달리고 있네요. 새 해의 다짐 중 하나가 깔끔한 책상 정리였는데 6개월의 시간이 지나면서 어느새 또 제 책상은 서류들의 무덤이 되었습니다.(책상정리를 해야하는 이유는 이 포스트에서 확인해보세요.^^) 그래서 오늘은 이 수북이 쌓인 문서를 손쉽게 관리 할 수 있는 프로그램 후지제록스 도큐웍스에 대해 이야기 해보려고 합니다. 도큐웍스는 모든 전자문서를 작성된 파일포맷에 구애 받지 않고 열람&편집이 되는 전자문서관리 프로그램입니다. 도큐웍스에 대해서 자세히 알고 싶다면 다음 포스트를 참고하세요~! 골치 아픈 문서 관리, 해답은 전자문서화?

 

얼마 전에도 말씀 드렸듯이 제품 소개는 모름지기 직접 사용해 본 체험기가 최고~! 이 도큐웍스의 사용자 체험기를 받았으면 좋겠는데… 회사 사람들에게 부탁하자니 왠지 칭찬일색의 매뉴얼 옮겨다논 것 같은 글이 나올 꺼 같아 고민하던 중 대학선배에게 전화가 옵니다.

 

선배 :  eddy야 잘 지내냐~!? 우리 회사 복합기 최신형으로 교체하면서 도큐웍슨가 그것도 깔아 줬더라. 이 몸은 이제 후지제록스 V.I.P니 잘 모시도록..ㅋㅋㅋ

Eddy : 정말요! (딱 걸렸어!+.+) 선배님.. 그럼 살짝 체험기를 써주시면 되겠네요~ 원고료로 소고기를 대접하겠습니다.

선배 : 음….. 콜!!

 

이렇게 A홍보회사의 김과장님께 도큐웍스 사용기를 받게 되었습니다. 후후.. 그럼 김과장님의 도큐웍스 체험기를 보실까요.

 

 출처 : flickr by theogeo

  

   안녕하세요. 국내 굴지의 홍보회사에서 근무하고 있는 김과장입니다.^^; 홍보회사라는 게 보통 2~3개 고객사의 홍보 업무를 한 사람이 맡다 보니 잠시만 책상 정리를 게을리해도 책상에 서류가 산더미처럼 쌓이기 일쑤입니다. 또한 기업의 최신정보를 다루다 보니 대외비 정보도 많고, 동시에 여러 기업의 요구 사항을 처리하다 보니 문서작성 프로그램은 PDF, 엑셀, 파원포인트, 워드가 풀가동 될 때가 빈번합니다. 그렇기 때문에 입사 초기 때부터 깔끔한 정리가 중요한 덕목이라고 귀에 인이 박힐 정도로 교육을 받게 되지만… 아시죠!? 폭풍 업무 쓰나미에 쉽지 않은 미션이라는거… 

 

그러던 와중에 이 도큐웍스를 만나게 되었습니다. 도큐웍스를 처음 열었을 때의 느낌은 기존 문서작성 프로그램과 비슷한 툴이라 그냥 익숙한 느낌이었습니다. ‘도대체 뭐가 그렇게 다르다는 거야?’ 하는 느낌이 들 정도로? 그런데 오~ 다 열립니다. 워드든 파워포인트든, 엑셀이든 파일 포맷에 상관없이 그냥 다 열리고 볼 수도 있고 심지어 PDF와 이미지파일까지! 가끔 급한 고객사 문의가 와 담당자는 빨리빨리를 외치는데 파일을 포맷별로 하나하나 열면 정말 숨이 막힐 때가 있습니다. 이 프로그램은 관련 정보를 한 번에 다 열수가 있는 게 매력적이더군요. 그리고 고객사가 미디어에 노출된 기사나 광고도 스캔을 떠서 바로바로 도큐웍스로 관리할 수 있어 편리하더군요. 가끔 이런 자료를 잃어버리면 일을 하고도 안한게 되어 버릴때가 있거든요.ㅠ.ㅠ

 

기존의 문서작성 프로그램과 비슷한 툴로 구성되어 있어 낯설지는 않았다는.

 

또 하나 도큐웍스의 편리한 점은 바로 PDF파일의 편집이 가능한 것입니다. 그간 PDF 파일은 단지 볼 수만 있는 존재였습니다. 보고서를 만들다 보면 수 많은 자료를 수집해야 하는데 안타깝게도 A급 정보는 PDF로 만들어진 경우가 많았습니다. (아무래도 작성자도 심혈을 기울여 만든 자료가 여기저기 쓰이는 게 싫었기 때문일 겁니다. 그 마음 이해해요.) 이 도큐웍스는 PDF라도 필요한 페이지를 발췌해서 쓸 수 있게 해주더군요. 그렇다고 페이지 안에 세부내용까지 편집하는 기능은 안됩니다. 

 

위에도 잠시 말씀 드렸지만 프로젝트를 수행하다 보면 여러 양식의 전자문서가 발생하기 마련입니다. 갑자기 고객사나 사내 높으신 분께서 긴급 질문 하셨을 때 여러 프로그램을 띄우며 답변을 하면 버벅 될 때가 발생합니다. 그럼 바로 질책으로 이어지죠… 그래서 참 이 기능이 와 닿고 좋았습니다. 프로젝트 컨셉안으로 작성했던 파워포인트부터 실행하면서 발생했던 영수증 스캔본까지 진행 순서대로 띄워놓고 답변을 할 수가 있습니다.  또한 메모장과 스탬프 기능이 참 편리하더군요. 고객사나 임원분들의 주요 습성이 뭐든 생각나는데로 주욱 말씀 하신다는 것인데… 말씀하시는 포인트마다 바로 바로 메모 또는 스탬프로 포인트를 줄 수 있어 업무 진행에 편리 했습니다.

 

이렇게 창에 자신이 필요한 어떠한 양식의 전자문서든 띄워 놓는 게 매력적 이었습니다.

 

다양한 고객사의 일을 처리하다 보면 고객사 별 다양한 업무 후 철해 놓은 바인더가 산을 이루기 시작 합니다. 열람하기도 쉽지 않죠. 정말 깔끔하게 정리를 해놔도 세월이 지나면 기억이 가물가물해져 헤매는 일이 발생합니다. (저희 사장님은 10년전 서류도 헤매시는 일 없이 척척 찾아내는 이상한 능력을 보이시긴 하지만…) 도큐웍스는 기존 폴더에 들어 가 듯이 기획서PPT, 세부실행안 엑셀 파일, 진행 하면서 발생한 경비 영수증의 스캔본 등을 한 번에 볼 수 있습니다. 또한 파일로 되어 있기 때문에 보관에 대한 부담도 없더군요. 무엇보다 이렇게 정리된 폴더들은 검색으로 한 번에 찾을 수 있다는 거~ ‘김과장 그 문서에 있던 내용이 뭐지~?’ 하면 바인더를 부리나케 넘기는 게 아니라 그 파일명만 입력하면 바로 딱!’ 이더군요^^

 

 

 

출처 : flickr by tamakisono

일하다 보면 산같이 쌓인 바인더에서 자료를 찾기란 쉽지 않습니다.

 

저희 업무상 고객사의 대외비를 취급하는 경우가 빈번하다고 말씀 드렸는데요. 따라서 같은 팀이라도 맡는 고객사가 다르면 절대 공유해선 안 되는 시크릿이 존재하기 마련이지요. 사실 가장 잘 해야 되는 일이 이 대외비 관리입니다. 아무리 업무 성과가 좋아도 대외비가 유출되면 바로 고객사와의 관계가 끝날 수도 있기 때문입니다.(여기서 잠깐! 기존 색콤달콤의 문서보안 포스팅 문서보안계의 셜록홈즈 ‘제록스를 참고해보세요.) 도큐웍스는 문서의 중요도에 따라 읽기, 복사, 쓰기, 출력 등 디테일하게 보안 등급을 걸어 놓을 수 있는 게 효율적 이었습니다. 왜냐하면 보안을 위해 컴퓨터에 패스워드를 걸어 놓아도 부재 중 ‘선배 급한데 컴퓨터 패스워드 뭐에요? 고객사에서 그 파일 찾고 난리 났어요!’ 하면 패스워드를 말할 수 밖에 없고 또 매번 공개됐다고 패스워드를 바꿀 수도 없는 노릇이지요. 그냥 문서의 중요성에 맞게 보안을 걸어 둔다는 게 이런 편리성이 있더라구요.

 

 

문서 별로 네가지의 보안 옵션을 제공합니다.

 

 

지금까지 제 업무 환경을 예로 도큐웍스 체험기를 좀 적어봤습니다. 이런 체험기는 또 처음이라 어색한 부분이 있지만 좋게 봐주세요^^ 제가 써본 도큐웍스. 이런 분들이 사용하시면 좋을 꺼 같아요. 동시에 비슷한 여러 프로젝트를 수행하시는 분. 마케팅, 회계 관리, 건축사 사무소, 인사과가 순식간에 떠오르네요. 난 엑셀만 사용하는데!? 난 워드만 사용하는데!? 하시는 분들은 솔직히 필요가 없습니다. 물론 제가 모르는 다른 편한 기능이 좀 있겠지만 한 가지 프로그램만 사용하시는 분들에게는 큰 매력은 없는 거 같아요. 여러 프로젝트를 동시에 수행하는데 전자문서가 넘쳐나서 헤매는 일이 빈번한 분들께는 정말 강추 합니다. 그리고 PDF 편집이 탐나신다! 그럼 정말 강추! 이상입니다^^ (eddy야 꼬옥 고기 사라~ 많이 사라!)

 

 

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2011/05/26 우리 이대리가 달라졌어요 – 깨끗한 책상 만드는 전자문서 관리 소프트웨어 

2011/11/03 골치 아픈 문서 관리, 해답은 전자문서화?

2012/02/29 문서보안계의 셜록홈즈 ‘제록스’, 문서를 유출한 범인을 찾아라!

 

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eddy안녕하세요, 호기심과 장난기 가득한, 아직 철들지 못한 채 질풍노도의 삼십 대를 맞이 하고 있는 색콤달콤 필진 eddy입니다. 🙂 앞으로 색콤달콤에 특유의 왕성한 호기심과 활동력으로 즐겁고 알찬 내용을 공유 해 드릴 수 있는 Eddy가 되도록 하겠습니다.  

 

 

 

 

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‘더 나은 커뮤니케이션이 세상을 만드는 힘이다!’ Better Communication을 위해 노력하는 후지제록스의 철학과 혁신, 기업문화, 사람 등 다양한 이야기를 들려드립니다.

4 Comments

  1. 니자드말하길

    전자문서관리는 이렇게 하는 거였군요^^ 구체적으로 어떻게 하는 줄 모르다가 잘 알게 되었습니다^^

  2. Rosinha.말하길

    컴맹인 저에게는 몹시 유용한 툴이로군요 (ㅋㅋ) PDF를 편집할 수 있다는 말에 귀가 번쩍! 눈이 번쩍!

    • eddy말하길

      Rosinha님 좋은 평가 감사합니다.^^ 저희 선배도 PDF를 편집할 수 있는 기능에 가장 흡족해 하더군요. 좋은 하루 되세요^^

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