‘스마트 워크’ 시대!’ 기업이 갖춰야 할 자세는?

지난 주 모 일간지에 <지금은 ‘스마트 워크’ 시대, 당신의 사무실은 안전합니까?>라는 제목의 기고문이 실렸는데요, 기고자는 다름 아닌.. 한국후지제록스 우에노 사장님이셨습니다^^ 
사실 색콤달콤에서도 스마트 워크에 대해 수차례 강조했듯이, 이미 스마트 기기를 활용한 업무는 두 말하면 입 아픈 트렌드가 되었죠. 불과 15년, 20년전만 해도 PC 통신과 인터넷을 신기하게 바라보던 우리였는데.. 세상 참~ 빨라요.
문서관리 컨설팅 기업 후지제록스는 하루가 다르게 변화하는 직장인과 업무 환경에 누구보다 많은 관심을 가지고 있습니다. 스마트 워크에 대한 우에노 사장님의 고민도 바로 이런 지점에서 출발한 것이겠지요? 그럼 사장님의 기고문을 통해 스마트 시대에 직장인과 기업이 생각해보아야 할 ‘꺼리’에 대해 다 같이 생각해볼까요?
  

여러분 혹시 BYOD라고 들어보셨나요? BYOB(bring your own beverage)가 더 익숙하시다고요?! 기고문에도 언급됐던 BYOD는 바로 ‘Bring Your Own Device’의 약자로 ‘시간과 장소 제약 없이 일하는 스마트 워크가 확산되면서 개인 소유 스마트 기기를 업무에 활용하는 트렌드’를 말하는 신조어라고 해요. 실제로 아태지역 기업들의 업무환경 조사 보고서를 보면, 한국 직장인의 82%는 스마트 기기를 활용해 시공간 제약 없이 전천후로 업무를 수행한다 합니다. 보고서의 평균치가 70%라고 하니 IT 강국 대~한민국의 위상을 여기서도 확인할 수 있네요. 
 

스마트폰으로 개개인의 활동 범위가 한층 더 자유로워졌죠!?

한국정보화진흥원에서는 스마트 워크 우수사례집을 발간하기도 했는데요. 그 중 한 사례를 볼까요?

경기도 모 연구원에 근무하는 J팀장. 그는 서울 자택에서 사무실까지 출근하느라 하루에도 4시간씩 길에서 시간을 보낸다. 그러다 보니 몸은 몸대로 피곤하고 업무 효율은 효율대로 떨어질 수밖에. 그의 하루일과를 바꿔 놓은 건 도봉구청에 위치한 스마트워크센터. 사무실에 출근하는 대신 이곳에서 업무를 대신할 수 있게 되면서 시간은 물론, 출퇴근에 소모되는 비용까지 절약하게 된 것! 
사례에서 볼 수 있듯이, J팀장은 스마트 워크를 통해 ‘비용절감’과 ‘생산성 향상’을 이뤄냈습니다. 바로 이 점이 사장님께서 지적하신, 스마트 워크의 장점인 것이죠. 이런 사례는 전 세계적으로 많이 찾아볼 수 있는데요. 스마트 워크의 달인 김대리, 일할 맛 나는 사무실 5가지을 보시면 좀 더 자세히 확인할 수 있습니다.
버뜨 그러나! 급격한 사무실의 변화가 꼭 긍정적 효과만을 가져오진 않는 법이죠. 기고문에서 우에노 사장님은 스마트 워크의 부정적 효과로 ‘기업들이 개인용 기기를 업무에 활용할 경우, 내부 정보유출 등의 문제’를 지적하셨습니다. 실제로 최신 스마트 기기의 경우 대부분 넉넉한 저장 공간과 함께 무선인터넷, 카메라, 데이터 전송 기능이 결합되어 있어, 정보 유출 위험이 크고, 분실/도난 시에 발생할 피해도 예상하기 힘들죠. 예를 들어, 회사의 기밀문서가 저장된 스마트폰을 분실하거나 경쟁회사 직원에게 도난 당했다면? 이는 곧 기업의 존폐에 영향을 미치는 큰 문제로 이어질 수 있습니다. 
이에 대해, 우에노 사장님은 ‘직원들이 사용하는 개인 모바일 기기의 회사 반입을 금지하면 문제는 간단히 해결된다. 하지만 이러한 폐쇄정책이 과연 해답일까?’라는 화두를 던지셨습니다. 사실, 이미 일반 기업에서는 클라우드 공간에 업무 관련 파일을 공유하거나 소셜네트워크서비스(SNS)를 활용한 업무 논의가 일상화되어 있기 때문이죠. 또한, 이러한 무조건적인 폐쇄는 정작 필요한 정보를 효율적으로 활용하지 못하게 하는 우를 범할 수 있습니다.
 

최근 뉴스에 난 스마트 기기를 통한 보안 사고 관련 사례에서도 알 수 있듯이, 스마트 기기의 활용은 필연적으로 보안 문제를 야기합니다. 또한, 과거와는 다른 형태의 문서를 어떻게 체계적으로 관리할 것인가도 고민해보아야 합니다. 이쯤 되면 스마트워크와 전자 문서는 득이라기보다는 골칫덩어리가 아닐까 고민해야 할 정도입니다.^^; 그럼 이러한 보안 문제를 해결할 수 있는 방법들에는 무엇이 있을까요?
첫 번째로 ‘정보사용 권한 및 문서보안 관리 정책 마련’의 중요성입니다. 이때 정보들의 책임주체를 명확히 하고, 이에 따른 문서관리 프로세스를 마련해야 하는데요. 문서를 한곳에 모아 체계적인 관리가 가능하도록 준비하는 작업도 이에 해당합니다. 이는 모든 문서의 흐름을 제어하고 모니터링할 수 있어 정보유출 가능성을 사전에 차단할 수 있도록 해줍니다.
두 번째는 ‘이용정보 기록과 출력의 제한’입니다. 한 회사에서 정보, 자료를 관리할 때, 직급 여하에 상관없이 모든 이용정보는 기록되어야 합니다. 또한 중요자료는 인가된 사용자만 활용하고 출력할 수 있게 제한해야 하죠. 이때 중요한 포인트! 지나친 보안으로 직원들의 업무 효율이 떨어진다면 안 하니만 못하겠죠? 
세 번째, 위 두가지 문서의 흐름을 모니터링하고 프로세스를 간소화하기 위해 ‘기존 문서의 디지털화’!가 필요합니다. 기업 입장에서 문서관리는 매우 번거롭고 복잡한 일입니다. 매일 매일 늘어만 가는 방대한 양의 문서들은 보이지 않는 비용과도 같죠. 따라서 해묵은 중요 문서를 스캔해서 전자문서로 변환하고, 실시간으로 생성되는 엄청난 양의 문서에 대해서도 체계적인 관리가 요구됩니다. 

스마트폰기기 효율과 단속 그 균형이 적절하게 필요한 때입니다.
기업 입장에서 스마트워크는 비용절감과 생산성 향상 등의 혜택을 주지만, 다른 한편으로는 보안 및 문서관리의 부담도 안겨주는 ‘양날의 칼’과 같습니다. 그렇기 때문에 기술의 발전에 맞춰 그에 적절한 프로세스와 대책이 필요한 것이죠!
지금까지 우에노 사장님의 기고문을 통해 올바른 스마트 워크 문화에 대해 알아 보았습니다. 여러분의 회사는 어떤가요? 스마트워크의 시대에 맞추어, 우리 회사, 그리고 나는 어떤 자세인가 한 번씩 생각해보는 시간이 되면 좋겠습니다. 지금까지 색콤달콤eddy였습니다.

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eddy
안녕하세요, 호기심과 장난기 가득한, 아직 철들지 못한 채 질풍노도의 삼십 대를 맞이 하고 있는 색콤달콤 필진 eddy입니다. 🙂 앞으로 색콤달콤에 특유의 왕성한 호기심과 활동력으로 즐겁고 알찬 내용을 공유 해 드릴 수 있는 Eddy가 되도록 하겠습니다.  

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1 Comment

  1. Social LG전자말하길

    지난 번 칼럼을(▷ ‘똑똑한 인재, 성실한 인재’ 다시 보기) 통해 성실함과 열정이 스마트워크의 중요한 핵심이고, IT 도구는 목적 달성을 위한 윤활유와 같은 수단임을 이야기했습니다..

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