여러분의 바탕화면은 안녕하십니까? 문서관리의 시작은 폴더정리부터!

Posted at 2012/08/31 17:50

지피지기(知彼知己)면 백전백승!

고금을 떠나 언제나 진리가 되는 말이죠. 제가 무척이나 사랑(?)하는 사자성어이기도 합니다. 적을 알고 나를 아는데 두려울게 뭐가 있겠습니까! 직장인으로 따지면 경쟁사를 알고 자사를 안다 정도? 그렇다면 지피(知彼)지기(知己) 중에서 먼저 선행되야 할 것은 무엇일까요? 전 지기(知己)라고 생각합니다. 소크라테스 선생님도 말씀하셨잖아요. "너 자신을 알라!"


직장인에게 '지기(知己)를 실천하는 방법에는 뭐가 있을까?' 한 번 생각해 봤습니다. 여러 방법이 있겠지만 기본적으로는 본인의 성격이나 일에 있어서의 장점과 약점이 있을 수 있겠죠.  이와 함께 그간 여러분이 수행한 업무 수행 업적들도 중요한 요소가 아닐까 합니다. 그럼 이 업무 수행 업적들은 어디에서 찾을 수 있을까요? 그것은 바로 여러분의 업무용 컴퓨터! 직장인의 업무 결과물은 종이문서로 있기도 하지만 대부분은 전자문서로 개인의 컴퓨터에 저장돼 있기 마련입니다. 그런데 이 '업적'들이 바탕화면에 그야말로 '가시는 길 걸음걸음마다' 고~이 뿌려진 꽃잎처럼 정신없이 저장되어 있다면? 쉽게 파일도 찾을 수 없을 뿐 더러 이로 인한 업무 장애는 말로 할 수 없을 정도입니다.(글을 작성하면서 사실 저 eddy도 많은 반성을 하게 되었습니다. 나름 깔끔남이었는데 제 컴퓨터는...ㅠㅠ) 그래서 오늘은 스마트한 직장생활의 필수 항목인 문서관리의 기본! 효율적인 폴더 정리와 그에 유용한 몇 가지 솔루션을 소개해 보려 합니다. 




그간 제 바탕화면에 쌓여 버린 폴더들입니다. 솔직히 게을러서 방치한 폴더들이 대부분입니다ㅠ.ㅠ




개인 업무용 컴퓨터의 바탕화면은 하루의 업무를 시작할 때 가장 먼저 맞닥뜨리는 것 중 하나입니다. 그리고 이 사람 저 사람이 내 주변을 지나면서 쉽게 슬쩍슬쩍 보게 되는 화면이지요. 이런 바탕화면 산만하기가 반도체 회로 같다면!? '아~ 저 사람 정말 일 열심히 하는구나!', '난 정말 열심히 일하는 사람이야!'라고 생각할까요? 아닙니다. 그 화면을 보는 본인도 타인도 정신없기는 매 한 가지입니다. 이렇게 '정신없는' 사람으로 오인되긴 싫으시다면? 당장 정리를 해야 겠죠?


바탕화면을 정리하려면 우선 미련을 버리세요! 인터넷 브라우저, 휴지통, 오피스 관련 프로그램 등 업무에 꼭 필요한 것들을 제외하고는 일단 미련을 버리고 몽땅! 정리하세요. 그 후에 정말 일상에 자주 사용하는 것들을 차근차근 하나씩 바탕화면으로 옮기는 작업을 하면 좋습니다. 즉, '정말 필요한'것 만을 옮겨 오는 것이죠. 단, 바탕화면에 파일들이 이동할 때는 '내 문서' 폴더가 정리정돈이 깔끔하게 돼 있어야 합니다. 단지 바탕화면의 파일들을 내 문서 폴더로 이동하는 것은 눈 가리고 아웅 하는 것밖에 되지 않습니다. 오히려 내 문서 폴더로 한 번더 클릭해야하는 시간낭비만 발생할 뿐! 그렇기 때문에 가장 먼저, 내문서 폴더를 정리하도록 하세요. 

 

그리고 매달 1일을 '바탕화면 정리하는 날'로 삼아보셔도 좋을 것 같습니다. 매 주면 더 좋겠지만 너무 타이트한 계획은 오히려 지키기 어려우니까요.



깔끔하게 정리된 바탕화면! 컴퓨터 속도도 빨라졌습니다^^




누가 봐도 알 수 있도록 업무별로 분류해 폴더를 만들자

본인만의 특이한 분류 방식을 고집하지 마세요. 누가 봐도 알아볼 수 있는 방식이 가장 효율적인 방식입니다. 업무 별로 분류하면서 가장 많이 하는 일, 수시로 하는일 등 중요도의 우선순위로 분류하여 파일트리를 만들어 보세요. 이때 폴더명에 숫자를 표기 해놓으면 자주 사용하는 폴더를 상단에 놓기 더욱 편리합니다. 운영체계는 날짜, 폴더명 순으로 상단에 기재 하기 때문이죠. 


폴더 안에 폴더. 세부내용 폴더 만들기

큰 폴더안에 세부 폴더를 만들어 찾기 쉽고 분류하기 편하게 괸라하세요. 가끔 보면 프로젝트 관련 파일을 하나의 폴더에 보관하시는 분들이 계십니다. 관련 파일이 10개 이하라면 문제 없지만 그 이상일 경우는 폴더 안에서 한 참을 헤매야 찾으실 수 있더군요. 마케팅 실무자를 예를 들어 보겠습니다. '기획폴더 안에 시장조사, 기획서, 진행, 보고 등 업무별로 분류해서 관리하는 방식입니다. A제품, B제품, T제품 등 프로젝트 별로 분류해 관리하는 것도 괜찮은 방법입니다. 맡고 있는 일이 많지 않은 직급이 낮은 직장인은 프로젝트 별로. 여기저기 단계별로 비교하고 진행해야 하는 매니저급이라면 업무 별로 분류하시는 것이 좋을 것 같습니다.


파일명은 명확하게, 날짜를 포함시키자

간혹 '오늘 상품기획서' 이런 식으로 본인 아니면 무슨 파일인지 모르도록 저장하시는 방법이 있습니다. 바빠 죽겠는데 간단한 파일명으로 저장하면 그때는 좋지만 나중에는 일일이 파일을 열어 봐야 알 수 있는 일이 발생한다는 사실! 파일을 찾기 쉽고 관리하기 좋은 방법은 파일명과 날짜를 함께 만들어 관리하는 것입니다. 예를 들면 '기획서_마케팅시장조사_eddy_120820' 이렇게 정리하면 나중에 파일을 정리하기도 쉽고 타인에게 공유할 때도 두 번 손이 안갈 수 있어 편리합니다.게다가 향후에 검색 할때 편한 것은 두 말하면 잔소리겠죠? 이 같은 파일명은 포맷에 구애 받지 않는 용어나 단어를 사용하는 것이 좋습니다. 그리고 기왕 파일을 정리를 시작하셨다면 종이문서도 스캔하여 전자문서로 깔끔하게 정리하신다면 컴퓨터 속뿐만이 아니라 실생활 공간까지 깔끔해 질겁니다. 아 그리고 요런 전자 문서 관리엔 후지제록스의 도큐웍스로 하시면 완전 편하다는 사실 이젠 아시죠!? 혹시 궁금하신 분은 여기를!




폴더는 넘버링하여 깔끔하게 정리!


이 같은 정리 방식은 이메일함 정리에도 똑같이 응용하실 수 있습니다. 대부분 폴더 정리가 어수선한 분은 이메일함도 정리가 어수선한데요! (스아실 제가 그렇습니다...쿨럭) 이메일함도 폴더트리를 잘 구성한다면 매번 필요한 메일을 찾아 헤맬 필요 없겠지요.


오늘은 폴더 정리와 내 컴퓨터 정리에 도움이 될 만한 솔루션에 대해 알아봤습니다. 학창 시절 어머니는 "학생은 책상만 봐도 성적을 알 수 있다"라는 말을 자주 하셨습니다. 똑같이 여러분의 책상 여러분의 컴퓨터만 봐도 보스님하들은 여러분이 어떤 직장인인지 알 수 있지 않을까요!? 그리고 꼭 타인의 시선을 떠나 깔끔하게 정리 되어 있으면 가장 편한 것은 여러분이잖아요! 오늘부터 틈틈이 여러분의 컴퓨터 폴더를 정리해 봅시다!





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eddy
안녕하세요, 호기심과 장난기 가득한, 아직 철들지 못한 채 질풍노도의 삼십 대를 맞이 하고 있는 색콤달콤 필진 eddy입니다. :) 앞으로 색콤달콤에 특유의 왕성한 호기심과 활동력으로 즐겁고 알찬 내용을 공유 해 드릴 수 있는 Eddy가 되도록 하겠습니다.  


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  1. Favicon of http://sideyugam.tistory.com BlogIcon 근사마 2012/08/22 00:39 [edit/del]

    오늘도 포스팅 잘보구 갑니다^^
    날씨도 시원하게 비가내려서 편안한 밤 보낼수 잇을것 같네요^^
    내일 하루도 멋지게 홧팅하시고 행복한 꿈 꾸셔요^^

    • eddy 2012/08/22 15:05 [edit/del]

      근사마님 재밌게 봐주셔서 감사합니다^^ 근사마님도 남은 한 주 멋지게 보내세요!

  2. 루씨 2012/08/29 22:46 [edit/del]

    유용한 정보네요 감사^^

  3. 루씨 2012/08/29 22:46 [edit/del]

    유용한 정보네요 감사^^