‘문서’는 곧 ‘정보’! 기업에 문서관리가 반드시 필요한 이유

‘문서’는 곧 ‘정보’이다. 기업 내에서 직원들이 나누는 대화와 생각 또한 일종의 정보이자 문서라고 볼 수 있다. 정보는 곧 기업의 경쟁력이며, 그렇기 때문에 문서에 대한 전문적인 관리가 필요하다.

한국후지제록스의 영업본부를 이끌고 계신 양희강 본부장님의 인터뷰에서 들은 이야기입니다. 양본부장님은 문서관리 아웃소싱 서비스 사업을 진두지휘 하시다가 지난 7월부터 영업을 총괄하고 계십니다. 저는 홍보담당자로서 문서관리 아웃소싱 서비스MPS(Managed Print Services)에 대해 꽤 많이 알고 있다고 자부하고 있었는데, 인터뷰의 내용을 들으면서, ‘아직도 난 가야 할 길이 멀구나..ㅠㅠ’ 라고 생각했습니다.

회사에서 보고를 할 때도, 기술을 개발할 때도, 전략을 세울 때도, 결국 그 정보를 담는 것은 ‘문서’지요. 이러한 문서를 종이로 출력하거나, 반대로 스캔해 전자문서화하는 것은 복합기입니다. ‘문서’라는 ‘정보’가 복합기를 거쳐 다른 사람에게 전달되고 공유되는 것입니다. 그리고 한국후지제록스는 이 문서 환경에 대한 컨설팅과 아웃소싱 서비스를 제공하고 있는 것이지요.

이와 관련해 기자님이 던진 흥미로운 질문 하나!

YANG :기업 전략과 경영을 커뮤니케이션 하는 수단으로서 ‘문서’는 매우 중요합니다. 이 때 문서는 단순이 종이로 된 문서를 말하는 것이 아닙니다. 기업의 정보를 담고 있는 모든 유무형의 문서를 말합니다. 한국후지제록스는 이 ‘문서’를 통해 기업(고객)에 기여할 수 있는 것이 무엇인지를 늘 고민합니다. 기업은 해외 진출, 매출 성장 등의 성장 전략을 가지고 있을 수도 있고, 비용 절감, 보안 강화 등의 과제를 마주하고 있을 수도 있습니다. 기업이 전략을 실행하고 과제를 해결할 수 있도록 ‘문서’에 대한 솔루션과 서비스를 제공하는 것이지요.”

YANG : “복합기는 회사의 기간계 시스템과도 연결되어 있기 때문에, 문서라는 정보를 주고 받는 ‘역(station)’의 개념으로 볼 수 있습니다. 하지만 기업들은 복합기를 중요하게 생각하지 않는 경우가 많습니다. 업무 특성과 관계없이 무조건 가격이 저렴한 것을 구입한다거나, 제대로 된 관리를 하지 않는 것이지요. 특히 사용하는 출력 기기가 수천 대에 이르는 대기업은 각 기기의 가동률은 어떻게 되는지, 한 달에 몇 장의 문서를 출력하는 지 파악하지 못하는 경우가 많습니다. 만약 이런 기업이 해외 진출을 하면 어떻게 될까요? 국내의 문서 환경도 제대로 통제가 되지 않는데, 해외 지사는 더욱 심하겠지요. 한국후지제록스는 문서환경의 개선을 통해 비용 절감, 생산성 향상 등의 효과를 볼 수 있는 문서관리 아웃소싱 서비스를 국내뿐만이 아니라 해외에도 동일하게 제공할 수 있습니다. 

또 최근 수년간 화두로 떠오른 녹색성장스마트 워크 트렌드를 볼 때 기업들은 결국 종이의 사용량을 점차 줄여나갈 것입니다. 종이문서와 전자문서의 균형적이고 효과적인 활용이 앞으로 더욱 중요해질 것입니다. 이와 관련해서는 문서 업무의 프로세스를 효율화 시킬 수 있는 서비스를 고객에게 제공할 수 있겠지요.”

여러분 주위도 혹시 이렇지 않습니까?

출처 : flickr by JessMess07

YANG : “단순히 서비스 구축이 중요한 게 아닙니다. 컨설팅을 통해 고객에게 제안한 것이 제대로 실현되는 지가 중요한 것이지요. 제안의 충실한 수행이 고객과의 신뢰 관계를 만듭니다. 한국후지제록스는 고객과 함께 문서 환경을 면밀히 조사하고, 고객이 서비스 도입시 향후 3~5년간 어떤 효과를 볼 수 있을 지에 대한 예상을 수치화합니다. 그리고 서비스를 수행하면서 정기적인 리뷰를 통해 제안이 잘 실행되고 있는지, 추가적으로 개선할 점은 없는지를 논의합니다. 이러한 신뢰 관계 덕분일까요? 한국후지제록스 문서관리 아웃소싱 서비스의 재계약률은 지금까지 100%입니다.”

본부장님은 앞으로 기업들이 경쟁력 향상을 위해 핵심 업무에 보다 집중하려고 할 것이기 때문에 시장은 더욱 서비스화 될 거라고 덧붙였습니다. 문서관리 아웃소싱 서비스 시장 또한 더욱 커지겠지요? 혹시 문서관리에 관심 있는 기업 담당자분이 계시면 한국후지제록스에 꼭 연락 주세요! 정말 제가 홍보담당자라서가 아니라 저희 서비스.. 믿음이 갑니다.  

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한국후지제록스, MPS 아웃소싱 재계약률 100%의 비밀은?

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2011/03/10 –  문서관리 컨설팅 및 아웃소싱 서비스 사례 – (1) 미사와 홈즈

제이미 | 이미정 홍보팀 안녕하세요? 한국후지제록스 홍보팀 이미정입니다. 멋진 음악으로 세상과 소통하는 재즈 뮤지션 제이미 컬럼과 맛있는 요리로 사람들에게 즐거움을 주는 매력적인 요리사 제이미 올리버를 좋아합니다. 각자가 가진 능력으로 세상을 이롭게하는 두 ‘제이미’들처럼, 저 또한 색콤달콤을 통해서 여러분과 재미있게 소통하고, 유익한 정보를 드리고 싶습니다^^*

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2 Comments

  1. 쥬르날말하길

    문서 관리는 정말 중요하죠…
    말보다 서류가 중요한 곳이 바로 직장 이니까요.

    • 색콤달콤말하길

      네~쥬르날님^^ 문서관리만큼 항상 신경써야 하는게 없는 것 같아요-그만큼 중요하다는 이야기겠죠?^^하지만 그게 참 어려운것 같아요. 매 번 정신을 살짝만 놓으면 엉망이 되니..ㅠㅠ

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