전자문서관리 시스템 과연 대기업에만 필요할까?

인터넷에서 외쿡 어느 기업들의 멋진 사무실을 보며 ‘아~ 나도 저런 곳에서 일하면 정말 씽크빅 빵빵 터지는 멋진 아이디어를 내놓을 수 있을 것 같은데…’ 라고 생각한 경험 직장인이라면 누구나 있을 겁니다. 하지만 현실은 다르죠. “이 고물 컴퓨터 좀 어떻게 최신형으로 바꿀 수 없나?” “꼭 내가 출력할 때만 종이가 걸리냐!” “언제까지 캐비닛에서 작년 장부를 찾아야 하는 거야?”라는 불만들을 입에 달고 살죠ㅠㅠ

근~사한 사무실은 아니더라도 지금 여러분 사무실도 조금은 더 발전할 수 있지 않을까요? 특히나 대기업에서 사용하고 있는 문서관리 시스템이 우리 회사에도 있으면 정말 좋을 텐데… 라고 생각하시는 분들도 더러 있을 줄 압니다. 이러한 중소기업을 위해 후지제록스에는 대기업 뿐만 아니라 중소기업을 위한 문서관리 시스템도 준비되어 있습니다^^ 그럼 지금부터 중소기업을 위한 비용대비 효율성 가득한 문서관리 시스템과 복합기를 하나 소개해드리겠습니다. 

이미지 출처 : flickr by mabahamo

후지제록스의 LDMS(Light Document Management Solution)은 딱 중소기업에서 운용하기 좋은 문서관리 시스템의 성능과 효율성을 갖추고 있죠. 

이를테면 팩스의 경우, 기존 팩스는 무조건 용지로 송/수신이 가능 했다면, 솔루션을 도입 후에는 웹을 통해 송/수신 관리가 가능해 집니다. 팩스 앞에서 팩스가 왔는지 잘 보내졌는지 안절부절 할 필요가 없다는 얘기죠. 또한 팩스 사용 관련 이력이 남기 때문에 중소기업에서 특히 취약할 수 있는 보안 사고에 대비 할 수가 있습니다.  스캔은 마찬가지로 종이문서를 스캔으로 떠서 USB에 담아 옮기시거나 이러실 필요 없습니다. 스캔을 뜨면 바로 내 컴퓨터로 전송이 가능할 뿐더러 공유 폴더에 넣어두면 필요한 모든 사람이 스캔 문서를 공유할 수 있습니다.

마지막으로 문서를 서버를 통해 작성, 편집 및 보관을 하다보니 문서관리에 효율성이 크게 높아집니다. 단순히 종이 문서만으로 보관할 때 보다 문서유실 방지 효과가 뛰어나고 검색창에 해당 문서명만 입력하면 되므로 문서검색 시간도 크게 단축 됩니다. 그리고 가장 큰 장점은 인수인계 시 굉장히 편리하다는 겁니다. 종이문서만으로 기록을 남길 때는 전임자가 없으면 도대체 그 문서가 어딨는지 어떤 문서인지 모르지만 서버를 통해 그 문서에 대한 모든 이력이 남다 보니 행여나 인력에 급 공백이 생겨도 그 피해를 최소화  할 수 있습니다.

LDMS의 프로그램 기본 창 모습

보통 중소기업은 사무실 공간이 좁습니다. 아무래도 적은 인력이 일하다 보니 굳이 사무실이 클 필요가 없죠. 장소도 협소하고 사용하는 인력도 많지 않으니 덩치가 좀 있는 고성능 복합기는 부담스러울 수도 있구요. 그렇다고 가정용 복합기를 사용하면… 될까요?! “의사는 의사에게 약은 약사에게”라는 말이 있죠. 후지제록스는 이런 고객의 니즈를 파악하여 중소기업 및 소호에 딱 어울리는 제품을 마련해놓고 있습니다.

흑백 A3 복합기 도큐센터(DocuCentre) S2010/1810 제품인데요. 사진으로 보는 바와 같이 작은 사무실에서도 부담스럽지 않은 적절한 사이즈. 그렇다고 기능이 떨어지느냐! 복사, 출력, 스캔 기능은 기본으로 제공할 뿐만 아니라, 출력 속도는 분당 20매의 속도를 제공합니다. 또한 자동원고이송장치(양면 복사나 대량 복사 시 용지를 자동으로 옮겨주는 장치) 옵션을 선택하면 한결 더 문서 업무가 편리해진다는 사실! 여기에다 신분증 자동복사 기능, 스캔 시 바탕색 지움 기능 등 업무에 효율을 높여 줄 수 있는 다양한 기능들이 내재되어 있습니다. 신분증 자동 복사 기능은 신분증 앞뒤 복사 시 용지 방향 맞히느라 진땀 뺄 필요 없이 자동으로 앞뒷면을 따악 복사를 해줍니다. 그리고 바탕색 지움 기능은 복사할 때 불필요한 바탕 무늬들 있잖아요. 괜시리 토너만 축내는… 그런 불필요한 부분을 삭제하고 딱 필요한 부분만 복사해주는 기능입니다. 

기존 복합기보다 사이즈는 아담하면서도 다양한 옵션들이 있는 만능 재주꾼이죠

직장인이라면 누구나 하루 24시간의 틀에서 자유로울 순 없을 겁니다. 그렇다면 좀 더 효율적인 업무 환경 구성이 중요하지 않을까요? 그냥 환경에 적응하기 보다 비용 대비 효율을 고민하면서 업무를 어떻게 하면 좀 더 효과적으로 할 수 있을지 한 번 쯤은 고민하고 또 건의도 해보시는 게 어떨까요?^^ 

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콤달콤의 관련 포스팅들

2010/08/26 중소기업도 문서관리 서비스가 되나요? <1탄> 

2010/09/29 중소기업도 문서관리 서비스가 되나요? <2탄>

2010/10/21 중소기업도 문서관리 서비스가 되나요? <3탄>

2010/11/04 중소기업도 문서관리 서비스가 되나요? <4탄> 

 

eddy안녕하세요, 호기심과 장난기 가득한, 아직 철들지 못한 채 질풍노도의 삼십 대를 맞이 하고 있는 색콤달콤 필진 eddy입니다. 🙂 앞으로 색콤달콤에 특유의 왕성한 호기심과 활동력으로 즐겁고 알찬 내용을 공유 해 드릴 수 있는 Eddy가 되도록 하겠습니다.  

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